Visualisaties vertellen het verhaal achter de cijfers

Dankzij de innovatieve en zorgoplossingen van Mediq kunnen ruim een miljoen chronische patiënten thuis behandeld worden. Met rond de 2.500 medewerkers in 12 landen is het bedrijf marktleider in de directe levering aan patiënten van bijvoorbeeld diabetes- hulpmiddelen, kathetermaterialen en medische voeding. Onder het motto ‘committed to your care’ investeert Mediq grootschalig in de ontwikkeling van innovatieve hulpmiddelen die de zorg beter en goedkoper maken.

Geïnformeerde stakeholders

Door de vele veranderingen en het internationale karakter van de organisatie, is het niet eenvoudig om grip te houden op alle ontwikkelingen binnen Mediq. “Ons bedrijf is constant in beweging en aandeelhouders, directie en managers willen goed begrijpen hoe we ervoor staan en welke keuzes ze moeten maken,” vertelt Rogier Stap, Manager Group Finance & Control. “We waren daarom op zoek naar een oplossing om met rapportages sneller inzicht in de getallen en onderliggende trends te krijgen. De bestaande systemen konden niet aan die behoefte voldoen.”

Het verhaal achter de cijfers

Die analyse is juist van groot belang tijdens de maandelijkse performance meetings. “Als finance afdeling willen we goede adviezen kunnen geven op basis van interpretatie van de achterliggende cijfers,” ligt Rogier toe. “Consolidatie van gegevens en financiële verslaglegging moet zoveel mogelijk geautomatiseerd zijn, zodat we onze tijd kunnen besteden aan het analyseren van oorzaken en verbanden. In meetings wil je ook niet bezig zijn met discussies over de juistheid van de financiële cijfers, maar over het verhaal achter die cijfers. Bijvoorbeeld over het effect van investeringen die gedaan zijn of de ontwikkeling van bepaalde markten.”

Consolidatie

Samen met Axians werd daarom een portal gerealiseerd waarin business units uit alle landen snel en eenvoudig hun financiële cijfers kunnen uploaden. Zodra ze dat gedaan hebben, beschikken ze direct over alle benodigde rapportages. Rogier: “Dit geeft de business units meer tijd voor data-analyse. Maar we hebben vooral een enorme stap gemaakt in de geautomatiseerde consolidatie van informatie vanuit alle bedrijven onder de Mediq paraplu. We kunnen fouten in de gegevens veel sneller opsporen en onze focus is hiermee verschoven van boekhouden naar interpretatie van de cijfers.”

Flexibele rapportage

Mediq en Axians hebben veel tijd besteed aan het ontwerpen van de rapportages, zodat precies die informatie wordt getoond die er toe doet. Ieder land beschikt over eigen rapportages maar kan ook zelf dashboards ontwikkelen en geavanceerde analyses doen. Het hoofdkantoor beschikt over geconsolideerde stuurinformatie, ontkoppeld van lokale regels en structuren. De oplossing is snel aan te passen aan wijzigingen. “Business units worden verkocht of veranderen van structuur. Bijna iedere maand zijn er grote veranderingen. We hebben de oplossing zo ingericht dat Mediq de rapportages eenvoudig zelf kan aanpassen op de wijzigende informatiebehoefte. Ook het toevoegen van nieuwe business units gaat heel makkelijk,” vertelt Nanda Kuhlman, Teammanager Smart Finance bij Axians.

Slim voorspellen

Door financiële cijfers inzichtelijk te maken en de achterliggende business drivers te identificeren, ontstaat informatie waar aandeelhouders en directie echt op kunnen sturen. “We kunnen inzoomen op kansen en risico’s,” legt Rogier uit. “We zien in welke markten we verder moeten investeren en waar we onze aanpak moeten veranderen. Op basis van slimme forecasts kunnen we nu ook veel uitdagendere vragen stellen aan onze business managers. Hoe kan het dat je jaarbegroting nog steeds 10% hoger is dan vorig jaar terwijl je tot nu toe 10% lager presteert dan vorig jaar?”

Visualisatie

Rapportage gaat bij Mediq veel verder dan standaard verslaglegging. Rogier: “Er gebeurt heel veel tegelijk in ons bedrijf en mensen willen toch in één oogopslag zien wat er gebeurt. Ze willen inzoomen op de onderliggende oorzaken, informatie in de tijd uitzetten en trends ontdekken. Daarom bevatten onze rapportages veel visualisaties, zodat ze compact en overzichtelijk blijven. Die datavisualisatie helpt ook onze CFO om het verhaal beter te kunnen vertellen aan alle stakeholders. Dat is enorm belangrijk als we als finance afdeling echt een business partner willen zijn.”

Strategische beslissingen

Er is al veel bereikt, maar Rogier heeft nog genoeg plannen: “Ik zie bijvoorbeeld nog veel mogelijkheden op het gebied van forecasting met de technologie die we nu in huis hebben. In combinatie met financials met verstand van data-analyse én van de business, kunnen we strategische beslissingen dan nog beter onderbouwen.” Denkt Axians daar ook weer in mee? “Jazeker. Ze hebben ons tot nu toe uitstekend geholpen. We werken niet alleen prettig en professioneel samen, de consultants snappen ook echt waar het financieel om draait in ons bedrijf. En dat zie je direct terug in de projectresultaten.”