Het digitaliseren van informatie en processen in een AGF bedrijf is van groot belang om kennis te waarborgen. De kennis die in het hoofd van een werknemer zit is niet altijd eenvoudig over te dragen aan anderen. Je moet voorkomen dat op het moment dat iemand vertrekt, de kennis van die medewerker totaal verdwijnt. Want heb je de kennis niet gedigitaliseerd, dan kun je als iemand tijdelijk uitvalt of vertrekt enorme vertragingen oplopen. Vertragingen omdat kennis opnieuw vergaard moet worden. Of vertragingen doordat het zonder die kennis langer duurt om nieuwe collega’s op te leiden. Of doordat je fouten maakt omdat je niet met zekerheid weet of het klopt wat je doet omdat de kennis ontbreekt. In dit blog laten we precies zien hoe je kennis kunt waarborgen!
De uitdaging van kennisverlies in de AGF-markt
Eén van de meest uitdagende aspecten waar we als mensen op zijn tijd mee worstelen, is het ervaren van verlies. Dit kan verschillende vormen aannemen: van een peuter die haar geliefde knuffel kwijtraakt in de supermarkt tot aan oma die na zestig jaar huwelijk haar levenspartner, opa, verliest. Zelfs ogenschijnlijk kleine dingen, zoals het verliezen van onze telefoon of autosleutels, kunnen ons acute stress bezorgen. Het gevoel dat iets uit onze handen glipt, door onze vingers slipt en voorgoed verdwijnt, tenzij er een wonder gebeurt, is overweldigend. Het idee dat we niet langer in staat zijn om iets te doen wat voorheen vanzelfsprekend was, bezorgt ons een knoop in de maag en een beklemmend gevoel in de keel. Dit gevoel van verlies is niet anders wanneer het gaat om kennis die uit je bedrijf verdwijnt.
Omdat de marges zo klein zijn in de AGF is er geen ruimte voor problemen. De marktwerking is zodanig dat de grootste spelers overblijven. Dit spanningsveld zorgt ervoor dat er continue een wedstrijd gaande is, namelijk: ‘wie houdt zijn groep/netwerk bij elkaar’. Het komt voor dat oud leden van een coöperatie voor zichzelf beginnen onder een eigen nieuwe coöperatie. Wanneer ze bijvoorbeeld heer en meester zijn in een bepaald product waar een grote vraag naar is bij een specifieke retailer. Zo vinden er continue veranderingen plaats in de keten. Maar niet alleen zijn er verschuivingen in de keten, ook binnen je eigen bedrijf zijn verschuivingen de realiteit. Zo komen er nieuwe medewerkers bij maar gaan er soms ook medewerkers weg.
Kennis digitaliseren om kennis te behouden
Bij bedrijven die nog steeds werken met analoge middelen zoals bonnetjes, werken vaak medewerkers die al tientallen jaren in dienst zijn. Hoewel hun ervaring waardevol is, vormt het ook een gevaar als deze medewerkers uitvallen. Er is namelijk altijd specifieke kennis aanwezig, zoals klantvoorkeuren, wat het verschil kan maken in hoe je klanten jouw service ervaren.
Dit kan klant specifieke kennis zijn, bijvoorbeeld als producten enkel in een bepaalde kleur krat geleverd mogen worden. Dit is informatie die je in een software systeem gewoon kunt automatiseren, maar bij veel bedrijven zit deze klantinformatie vaak nog in het hoofd van één medewerker. Als deze medewerker vertrekt, en iemand anders de rol over moet nemen, vormt dat een probleem. Wordt de kennis niet goed overdragen dan zullen er waarschijnlijk fouten gemaakt worden. Want als je niet zeker weet hoe die oud-collega een bepaalde taak uitvoerde dan wordt het gissen of gokken. Dan verpak je de sinaasappels per ongeluk, in gele kratten in plaats van in blauwe. Als een oplettende medewerker erachter komt, of je vanuit de klant klachten krijgt, moet je vervolgens alles opnieuw gaan ompakken. Ompakken vertraagt je processen enorm. Het is dus zaak om kennis vast te leggen in een systeem. Dit zal uiteindelijk ook resulteren in meer tevredenheid bij je klanten.
Een visuele trigger in een shopfloor app
Een compleet ERP systeem beschikt over een shopfloor app. In zo’n shopfloor app is het mogelijk om standaard een afbeelding weer te geven van het ingepakte eindproduct met de juiste labels et cetera. Op het moment dat een productiemedewerker begint met inpakken, wordt deze afbeelding in de app weergegeven. Daardoor ziet de medewerker direct of hij/zij de juiste verpakkingsmaterialen gebruikt. Bijvoorbeeld, als de afbeelding een grote gele sticker toont maar de medewerker blauwe stickers in handen heeft, zal deze direct zien dat de stickers verschillend zijn. Zo worden fouten voorkomen. De afbeeldingen fungeren hiermee als visuele trigger of geheugensteun en vereenvoudigen het productieproces aanzienlijk. Dit maakt de app ook zeer gebruiksvriendelijk voor buitenlandse medewerkers die de taal nog niet volledig beheersen.
Het is opvallend dat veel ERP systemen deze functie niet standaard beschikbaar hebben, terwijl het een ideale oplossing is voor kennisborging. Let hier dus goed op in je zoektocht naar een nieuw systeem dat het beste bij jouw AGF bedrijf past!
Wil jij ook de zekerheid hebben dat de kennis die jouw AGF bedrijf draaiende houdt, er voor altijd zal blijven? Digitaliseer dan nu met onze shopfloor app en met ons ERP systeem ‘I-Fresh’! Voorkom zo het verlies van cruciale informatie wanneer medewerkers vertrekken!