Naast de biologische processen die automatisch in ons lichaam plaatsvinden, zoals ademhalen en bloedcirculatie, zijn er ook andere aspecten die we op de automatische piloot uitvoeren. De meeste van onze dagelijkse taken gaan zo. Denk bijvoorbeeld aan het aankleden in de ochtend terwijl we nadenken over onze dagplanning, of het autorijden naar werk. Automatisme stelt ons in staat erop te vertrouwen dat alles op rolletjes loopt, zonder veel moeite door het leven te gaan en om tijd vrij te houden voor de zaken die er echt toe doen. Zorgprofessionals hebben zoveel taken uit te voeren, dat elke vorm van tijdsbesparing cruciaal is. Ze willen zich immers kunnen focussen op de belangrijkste zaken.

Een van de gebieden waarop zorginstellingen kunnen profiteren van technologische vooruitgang is het inkoopproces. Het implementeren van automatische inkoopfunctionaliteiten in een ERP-systeem kan aanzienlijke voordelen bieden, waaronder efficiëntieverbeteringen, tijdsbesparing en nauwkeuriger voorraadbeheer. In deze blog zullen we dieper ingaan op wat automatische inkoop is en hoe dit kan bijdragen aan het succes van organisaties in de zorg.

Wat is automatische inkoop?

Zorginstellingen staan dagelijks voor de uitdaging om hoogwaardige zorg te leveren aan hun patiënten en cliënten, terwijl ze ook efficiëntie en kostenbesparing moeten waarborgen. Op de afdeling inkoop van ziekenhuizen werken medewerkers hard om te zorgen dat alle aanvragen zo snel mogelijk worden afgehandeld, terwijl veel zorginstellingen het zonder een operationele inkoopafdeling moeten stellen.

Om het concept van automatische inkoop te begrijpen, is het belangrijk om eerst het verschil te kennen tussen een aanvraag en een order. Een aanvraag verwijst naar het interne proces waarbij medewerkers op de afdeling verzoeken indienen voor benodigde materialen. Afhankelijk van wat wordt aangevraagd en door wie wordt de aanvraag intern doorgestuurd naar de inkoopafdeling of een andere medewerker, die de aanvraag al dan niet goedkeurt. Aanvragen worden verwerkt tot inkooporders. De leverancier ontvangt de goedgekeurde aanvraag als een inkooporder.

Dus, wat is automatische inkoop? Gewoonlijk zit er een stap tussen een aanvraag en een inkooporder. Nadat aanvragen zijn goedgekeurd worden deze verwerkt tot inkooporders. Bij automatische inkoop daarentegen leidt de aanvraag direct tot een inkooporder. Er zit dus geen stap tussen. Kortom: er komen geen extra twee ogen aan te pas.

Hoe werkt automatische inkoop in een goed software systeem?

Voor elke afdeling wordt ingesteld welke artikelen automatisch besteld mogen worden. Uit de grote bak met aanvraagregels selecteer je vervolgens alles wat automatisch mag. Het effect is dat die orders automatisch aangemaakt en verzonden worden. Dit geeft je ruimte om de minder voor de hand liggende aanvragen uitgebreid te beoordelen.

Met een goed ERP-systeem kun je de grote hoeveelheid artikelen die vallen onder automatische inkoop zelf eenvoudig schalen. Dit is belangrijk want dit stelt je in staat om wijzigingen door te voeren: stap voor stap steeds meer leveranciers automatisch. Ook kunnen ad hoc zaken meteen worden goedgekeurd en verwerkt.

Welke artikelen kunnen beter niet vallen onder automatische inkoop en welke beter wel?

Artikelen die niet dagelijks besteld worden en minder voor de hand liggend zijn kun je beter niet onder automatische inkoop schalen. Dit geldt met name voor diensten, zoals een kraanreparatie, omdat elke reparatie op zichzelf staat en niet standaard is. Daarnaast zijn er producten die buiten de standaard catalogus vallen en waar nog geen prijsafspraken over bestaan. Zoals nieuw meubilair waarvoor een offerte moet worden aangevraagd. Welke artikelen vallen dan wel onder automatische inkoop? Alle artikelen waarover geen extra afwegingen gedaan hoeven te worden kun je in het systeem inrichten als automatische inkoop. Denk daarbij aan alle artikelen met een jaarprijs, contractprijs, en aan alle leveranciers die enkel artikelen verkopen met vaste contractprijzen. Zo hoef je immers niet bang te zijn dat er artikelen tussendoor glippen waarvan je de prijs eerst nog had willen controleren/goedkeuren.

Hoe zorg ik dat mijn medewerkers de juiste keuzes maken bij het bestellen?

Automatische inkoop vereist een herdefiniëring van de verantwoordelijkheden van medewerkers, aangezien de directe controle verdwijnt. Desondanks bestaan er methoden om eventuele fouten te beperken. Een van deze methoden is het vaststellen van een gestandaardiseerd assortiment van items, zoals bijvoorbeeld kantoorartikelen. Door deze items vast te leggen, is er geen goedkeuring nodig en kunnen ze automatisch worden ingekocht.

Bovendien kan worden ingesteld dat aanvragen onder een bepaald bedrag, zoals € 500 of € 1.000, automatisch worden goedgekeurd en omgezet in een inkooporder. Daarnaast kun je bevoegdheid geven aan medewerkers in bepaalde functies om bepaalde artikelen automatisch in te kopen. Bijvoorbeeld aan een medewerker van de keuken zodat die medewerker rechtstreeks voorraad kan bijbestellen bij de voedingsleveranciers. Of de OK voor implantaten een ruimere bestelbevoegdheid geven.

Automatische inkoop in de care

Zorginstellingen hebben vaak geen inkoopafdeling. Dan is automatische inkoop een must. Alle aanvragen moeten dan automatisch tot inkooporder verwerkt kunnen worden. Een goed ERP-systeem werkt zodanig dat aanvragen direct en automatisch tot inkooporders verwerkt kunnen worden.

Wat zijn de grootste voordelen van de automatische inkoop feature van    Zorg ERP?

Traditionele inkoopprocessen kunnen tijdrovend en foutgevoelig zijn. Handmatige taken en papierwerk brengen veel administratieve last met zich mee. Door automatische inkoopfunctionaliteiten te integreren in een software-systeem, kunnen ziekenhuizen en zorginstellingen de efficiëntie van de inkoopprocessen aanzienlijk verbeteren. Door de workflow te stroomlijnen en herhaal taken te automatiseren, kunnen medewerkers zich concentreren op meer waardevolle activiteiten, zoals het leveren van hoogwaardige zorg.

De grootste voordelen van automatische inkoop zijn dat het snelheid brengt en een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert. Door het proces zo ver mogelijk te automatiseren wordt de doorlooptijd verkort en de efficiency vergroot.

Hoeveel procent?  Het is uiteraard afhankelijk van elke care of cure instelling, maar de hoeveelheid tijdsbesparing zal tussen de 10 en 30 procent liggen.

Wil je jouw organisatie ook graag ontlasten? We plannen graag een vrijblijvend gesprek met je in voor een kop koffie om al je vragen te beantwoorden over de automatische inkoop feature van Zorg ERP!