Kies je voor standaard software of maatwerk?

Een belangrijk vraagstuk wanneer je software gaat inzetten is altijd in hoeverre de software zich moet conformeren aan de bedrijfsprocessen of in hoeverre de bedrijfsprocessen zich moeten conformeren aan de standaard software. Jij hebt de belangrijke rol om te overwegen wanneer maatwerk een optie is en wanneer niet. In dit blog lees je over de voor- en nadelen van standaard software en maatwerk!

De voor- en nadelen van standaard software

Standaard software brengt een groot aantal voordelen met zich mee: Het is ’bewezen technologie’ en het werkt ‘off the shelf’. Daarnaast zal de implementatietijd minder tijd vergen en er is voldoende ondersteuning en documentatie vanuit Support-organisaties. Het belangrijkste nadeel van standaard software is echter dat het niet is toegespitst op jouw specifieke organisatie en processen.

De voor- en nadelen van maatwerk software

Het voordeel van maatwerk software is dat je het volledig tailormade op jouw bedrijfsprocessen kunt laten maken. Je kan je huidige processen automatiseren zonder je bestaande werkwijzen aan te passen. Het nadeel van maatwerk is echter dat het implementatieproces kostbaar is in zowel tijd als geld. Daarnaast moet de software voor livegang goed getest worden, wat ook geldt voor tussentijdse aanpassingen en updates. Ook is maatwerk software vaak lastiger te ondersteunen.

Software of werkwijze: wat pas je aan?

De enige manier om de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen is door je af te vragen wat je aan wil passen: de software of je eigen werkwijze? Om die vraag goed te kunnen beantwoorden, moet je je een aantal achterliggende zaken afvragen, namelijk:

• In hoeverre is het van belang dat de software zich aanpast aan jouw bedrijfsprocessen?
• In hoeverre is jouw organisatie bereid en in staat zich te conformeren aan standaard software en dus standaard werkwijzen?
• In welke gevallen is het van belang dat de software precies aansluit op je bedrijfsprocessen en wanneer niet?

Nóg zo’n vraag: in hoeverre is jouw bedrijfsproces onderscheidend?

Een vraag die bijzondere aandacht verdient is in welke mate het te automatiseren bedrijfsproces onderscheidend is ten opzichte van de concurrent. Het kan namelijk zomaar zo zijn dat jouw werkwijze je een uniek voordeel biedt!

De concurrent te snel af zijn?

Een voorbeeld hiervan is een transportbedrijf of koeriersdienst. Deze diensten worden door veel verschillende aanbieders aangeboden, maar als jij op de meest efficiënte en innovatieve manier je proces kan inrichten, kun je de concurrentie (letterlijk) te snel af zijn. Vermoedelijk is jouw proces daarom anders dan dat van je concurrenten. Mocht je dit proces willen automatiseren, dan is de kans klein dat er standaard software is die jouw specifieke, concurrerende proces kan automatiseren. Het is tenslotte uniek en onderscheidend! Als je dit gaat onderbrengen in standaard software – waarmee je je moet conformeren aan standaard werkwijzen – verlies je mogelijk je unieke positie.

Soms is het antwoord ‘nee’

Maar stel dat een financieel medewerker een bijzondere manier van boekhouden heeft bedacht die niet wordt ondersteund door een standaard boekhoudpakket, dan wil dat niet zeggen dat je hiervoor maatwerk moet gaan bouwen. De vraag is weer: Maakt dit ons uniek als bedrijf waarmee we een unieke positie innemen? Als het antwoord ‘Nee’ is, dan moet je dit soort processen niet willen ondersteunen met maatwerk software om zo te kunnen vasthouden aan je bestaande werkwijzen. In dat geval kun je je processen beter aanpassen, zodat het past binnen de standaard.

Grijs gebied: configureerbare standaard software

Kom je er toch niet helemaal uit? Bedenk je dan dat er zich een groot grijs gebied tussen standaard en maatwerk software bevindt. Veel software is standaard, maar is in hoge mate configureerbaar waardoor het op maatwerk gaat lijken. In dat geval heb je ‘the best of both worlds’! Hoog configureerbare bewezen software, in grote mate aangepast op jouw bedrijfsprocessen.