Logisch data warehouse geeft inzicht in studierendement

De Hanzehogeschool legt de lat voor de kwaliteit van het onderwijs hoog. Er is een sterke focus op kwaliteit en effectiviteit van de studies. Het studierendement is bovendien bepalend voor de financiering van de hogeschool, als gevolg van de prestatieafspraken met de minister. De jaarlijkse kwaliteitsbeoordelingen door externe partijen zijn een belangrijke indicator van de kwaliteit van het onderwijs en hoe de hogeschool het doet ten opzichte van andere onderwijsinstellingen. Deans, teamleiders en opleidingsmanagers hebben dan ook voortdurend behoefte aan gedetailleerd inzicht in studierendement, uitvalpercentages en de hoeveelheid studiewisselingen.

Sneller en betrouwbaarder

“Ons probleem was alleen dat het opleveren van die informatie tijdrovend en foutgevoelig was”, vertelt Patrick Tuil, Directeur Financieel Economische Zaken. “Het verzamelen van de benodigde data en het maken van rapportages ging handmatig. De managementinformatie kwam één keer per maand, zonder mogelijkheden om door te klikken om oorzaken te analyseren. Bepaalde vragen konden we niet eens beantwoorden.” De Hanzehogeschool ging daarom met Axians in zee om een oplossing te realiseren om managementinformatie sneller en betrouwbaarder op te leveren en gebruikers meer mogelijkheden voor self service analyse te bieden.

Logisch data warehouse

“Voor ons is het heel belangrijk dat medewerkers zelfstandig, snel en met betrouwbare informatie op de actualiteit kunnen inspelen, zonder dat ze veel tijd kwijt zijn met het verzamelen van data”, licht Patrick toe. “We wilden af van het onnodig vaak dupliceren van data en zochten een manier om vanuit meerdere definities naar dezelfde data te kijken.” Daarom adviseerde Axians om een logisch data warehouse te implementeren waarbij er wel één uniforme gegevenslaag ontstaat, maar data niet fysiek gerepliceerd wordt. “Daarmee kunnen we nieuwe gegevens veel sneller beschikbaar maken voor analyse”, vertelt Jonathan Wisgerhof, lead consultant bij Axians. “Bovendien kunnen we dat eenvoudig implementeren met de Microsoft technologie die de Hanzehogeschool al in huis had.”

Self service

Het logisch data warehouse is de betrouwbare basis voor alle rapportages en analyses. Grofweg zijn er drie typen gebruikers van de informatie. Managers ontvangen vooral standaardrapportages met analyses en visualisaties van de belangrijkste cijfers. Voor een grote groep gebruikers zijn er interactie dashboards ontwikkeld waarmee ze zelfstandig de kwaliteit van het onderwijs kunnen analyseren. Patrick legt uit dat er nog een derde groep is: “voor de echte analisten hebben we een sandbox omgeving waarin ze met een analysetool naar oorzaken en verbanden kunnen zoeken.” Iedereen is blij met de actualiteit en volledigheid van de informatie. “Onze zeer kritische opleidingsmanagers zijn erg tevreden met de oplossing, dat zegt wel wat”, lacht Patrick.

Intensief betrokken

“We wilden de oplossing vooraf toetsen op gebruikersgemak en eenvoud van beheer, en de juiste keuze maken in architectuur. Daarom zijn we met een afgebakende pilot begonnen, gericht op analyse van studierendement.” vertelt Patrick. “Axians past scrum toe en dat werkt voor ons heel goed. We krijgen elke twee weken iets nieuws. Daardoor kunnen we tijdig bijsturen en kan ik de kosten goed onder controle houden.” Patrick merkt wel dat die werkwijze een zwaar beroep doet op de gebruikersorganisatie. “De deans en teamleiders zijn heel intensief betrokken. Daarmee sluiten de opgeleverde producten wel uitermate goed aan op hun belevingswereld.”

Definities

Tijdens de implementatie van het logisch data warehouse is er veel gediscussieerd over definities. Nu er zoveel informatie zo eenvoudig beschikbaar is, verschuift de scope snel van externe verantwoording naar interne analyse van de onderwijskwaliteit. Patrick zag al snel dat de interne en externe definities niet met elkaar matchten. “We rapporteren extern bijvoorbeeld ook over de jaren dat een student op een andere opleiding zat voordat hij daar faalde. Daar kunnen we intern niets mee. Daar kijken we juist wanneer iemand is ingestroomd en hoelang hij daarna over de opleiding heeft gedaan.” De flexibiliteit van het logisch data warehouse en de scrum aanpak maakten het mogelijk diverse definities uit te proberen en iteratief tot de juiste te komen.

Business control

De Hanzehogeschool is één van de koplopers in onderwijsland als het om informatievoorziening gaat. Het logisch data warehouse heeft daar een groot aandeel in. Iedereen in de organisatie heeft nu, tijd- en plaatsonafhankelijk, altijd de beschikking over actuele informatie.

“Voor mijn afdeling past dit in de ontwikkeling die we doormaken van financial control naar business control. Als collega’s de beschikking hebben over self service analysetools, kunnen wij onze tijd besteden aan diepgaande analyses waarmee we een adviseur worden voor de rest van de organisatie”, concludeert Patrick.