Mensen hebben over het algemeen een hekel aan wachten. Vooral als je geen idee hebt hoelang het nog duurt. We vinden het daarom fijn een notificatie te ontvangen van de bezorger met daarin precieze informatie over de aankomsttijd van ’n pakketje. Of om een aftellende timer te zien bij een stoplicht.
In ons werkende leven, verlangen we net zo naar deze statusinformatie. Maar vaak zit deze statusinformatie nog in verschillende Excel lijsten of systemen. En is ook de inkoop, verkoop en productie niet altijd goed gelinkt aan elkaar waardoor het onduidelijk is wat een actuele status is. In dit blog laat ik je zien hoe je door middel van een goed ERP systeem, altijd op de hoogte kunt zijn van de status van je inkoop- en productieorders. Maar ook de statussen van facturen bijvoorbeeld. Zo kun je vroegtijdig eventuele vertragingen opsporen!
Statusinformatie inzichtelijk met stoplichten
Zowel inkoop, productie als verkooporders hebben verschillende statussen. In een goed systeem kan de status eenvoudig worden gevolgd. Zo zijn er software systemen waarin je de verkoopstatus kunt monitoren aan de hand van ‘stoplichten’. Deze stoplichten geven aan of een order al volledig of deels is verzonden en gefactureerd. Groen betekent dan dat alle regels zijn verzonden. Terwijl oranje aangeeft dat sommige regels al zijn verzonden en anderen nog niet, vanwege bijvoorbeeld een volle vrachtwagen. En rood duidt aan dat er nog helemaal niets is verzonden. Dit visuele inzicht is handig wanneer een klant belt om bij te bestellen en je snel wilt weten welke producten al zijn verzonden en welke nog niet. Zo kun je je klant de ultieme klantervaring bieden!
Leveringsinformatie sneller beschikbaar
Zowel bij inkoop als verkoop, maar ook bij productieorders zit er een verschil in de aantallen producten die je uiteindelijk boekt in het systeem. Bij inkoop worden de werkelijke aantallen geboekt bij ontvangst. Bedrijven die minder geautomatiseerd werken, maken hiervoor nog vaak gebruik van papieren bonnetjes waarmee ze bij aankomst producten afvinken. Dit proces is verre van ideaal. Want pas als de medewerker klaar is met de ontvangst loopt hij of zij met die papieren bonnetjes terug naar de backoffice. Pas dan wordt de leveringsinformatie verwerkt in het systeem.
Wanneer je dit proces digitaliseert kan kantoor direct zien welke producten er binnenkomen, maak je minder snel fouten en werk je sneller.
Zijn de afstanden tussen de loods en kantoor groot? Dan zal de medewerker wellicht ook nog eerst bonnen bufferen, om zo tijd en kilometers voor zichzelf te besparen. Daarbovenop kost het de backoffice ook tijd om de bonnen te verwerken. Alles bij elkaar opgeteld vertraagt dit proces het juiste inzicht en actuele statusinformatie in je bedrijf.
Wanneer je dit proces digitaliseert in een modern software systeem, kan kantoor direct zien welke producten er binnenkomen. Zo maak je minder snel fouten en werk je sneller. Dit is vooral belangrijk omdat de werkelijke aantallen bij ontvangst nodig zijn voor je vervolgprocessen. Bijvoorbeeld om te kunnen starten met de productie of de verdeling te doen naar de verkooporders. Indien je bijvoorbeeld een paprika-stoplicht gaat produceren en de groene en rode paprika’s al zijn binnen geboekt, kun je nog niet gaan produceren omdat de gele nog niet zijn ontvangen.
Een geautomatiseerde werkwijze die bij je past
Toch zijn er bedrijven die nog steeds de voorkeur geven aan het werken met bonnen. Vooral omdat de medewerkers op de werkvloer dit zo gewend zijn te doen. Een goede software leverancier luistert nauwgezet naar deze behoefte en probeert een digitale werkwijze te vinden die het beste bij het bedrijf past, in plaats van hen te dwingen op een bepaalde manier te werken.
Als bedrijven bijvoorbeeld met bonnen willen blijven werken, kan het helpen om printers te plaatsen op strategische locaties. In het geval dat een klant dan nog een bijbestelling plaatst voor dezelfde order, kun je een document uitprinten dat aangeeft dat het een bijbestelling is. Op dit document kun je aangeven wat er op de vorige bon stond en wat er is toegevoegd. En soms werkt een eenvoudig document waarop medewerkers alleen een vinkje hoeven te zetten of slechts een paar gegevens in hoeven te vullen praktischer dan een geautomatiseerde oplossing.
Beter goed dan half
Toch is het automatiseren van het proces uiteindelijk voordeliger. En een goed systeem is zodanig ingericht dat nieuwe medewerkers niet dagenlang opgeleid hoeven te worden. Maar dat ze in plaats daarvan intuïtief het systeem kunnen gebruiken en vrijwel direct aan de slag kunnen gaan. Met ons ERP systeem ‘I-Fresh’ is dit mogelijk!