In de complexe wereld van ziekenhuizen en zorginstellingen kun je je bij het beheer van aanvragen en orders geen fouten permitteren. Elk ziekenhuis of verzorgingstehuis kent meerdere goederenstromen die ieder om een andere behandeling vragen. Natuurlijk kun je alles op één hoop gooien met een standaard ERP-systeem en je daar zo goed en kwaad als het gaat mee zien te redden, maar het is de kunst om processen goed te analyseren en om voor elke variant specifieke regels vast te leggen. Zodat de goederenontvangst zo efficiënt mogelijk verloopt en orderkosten zo veel mogelijk worden voorkomen.
Een belangrijke maar nog onderbelichte functie van ERP-systemen is de aanvraag- en orderbundeling. In dit blog vertel ik je hoe je dit kan stroomlijnen in een goed ERP-systeem.

Wees voorbereid op elke situatie

Idealiter wil je voorbereid zijn op elke situatie. Een goed ERP-systeem is zo ingericht dat zowel de standaard aanvragen, evenals de uitzonderlijke situaties, eenvoudig te realiseren zijn zonder veel omslachtige handelingen of extra kliks. Complexe orders dienen zo gestructureerd en efficiënt mogelijk ingediend en goedgekeurd te worden. Zodat werknemers aanzienlijk minder tijd hoeven te besteden aan neventaken zoals administratie.
Eerst leg ik uit welke vormen van orderbundeling een goed ERP-systeem hoort te ondersteunen, daarna zal ik toelichten hoe een goede mix bijdraagt aan een efficiënt proces.

Hoe een goed ERP-systeem orderbundeling ondersteunt

Bij het indienen van aanvraagregels moet je direct al kunnen vastleggen dat bepaalde regels gebundeld moeten worden. Bijvoorbeeld bij de infuuspomp en de standaard. Dit is handig voor de beoordelaar en zo voorkom je dat er alleen de infuuspompstandaard wordt besteld. Daarnaast wil je dat alle overige regels gebundeld worden op basis van de vastgelegde bundelregels. Het liefst heb je daarbij ruime mogelijkheden.
We adviseren om standaard maximaal te bundelen en regels van alle afdelingen en magazijnen samen te voegen tot grote orders tenzij het gewenst is om een uitzondering te maken. Die uitzonderingen kunnen vastgelegd worden met extra bundelregels. Bijvoorbeeld door, voor specifieke leveranciers de aanvragen niet te bundelen, omdat je hebt afgesproken dat per afdeling wordt aangeleverd. Of door de bestelregels voor de keuken apart te houden voor een snelle inslag. Of een specifiek magazijn niet bundelen met de andere magazijnen vanwege lot- en serienummer registratie. Voor al dit soort voorbeelden kunnen in een toereikend ERP-systeem bundelregels vastgelegd worden met combinaties van magazijn, afdeling, leverancier en artikelassortiment.

Hoe kunnen care- en cure-instellingen orderkosten verlagen?

Een goede mix van orderbundeling maakt het proces efficiënter en dit kan leiden tot lagere orderkosten. Het verlagen van orderkosten kan namelijk op meerdere manieren:

  • Bundelen: Door kleine orders voor verschillende magazijnen en afdelingen te bundelen zullen er minder vaak orderkosten doorberekend worden;
  • Bufferen: Door niet elke aanvraag direct om te zetten tot een inkooporder maar door bijvoorbeeld alleen op maandag en donderdag te bestellen krijg je minder maar wel grotere inkooporders. Dit bufferen is in feite bundelen in de tijd;
  • Efficiency: Wanneer er flink gebundeld en gebufferd wordt, dan scheelt dat niet alleen in de orderkosten, maar ook in het aantal aflevermomenten en facturen. Dus minder vaak chauffeurs bij de goederenontvangst en minder facturen om te verwerken. Wanneer er minder vrachtwagens op de weg rijden, wordt er dus minder CO2 uitgestoten. Dit draagt bij aan een verbetering van het milieu. Zo nemen we onze Corporate Social Responsibility en handelen we op een maatschappelijk verantwoorde manier.

Sommige bestellingen hebben een hogere urgentie dan anderen. Bestellingen voor implantaten en speciale voeding hebben bijvoorbeeld over het algemeen meer haast. Aan de andere kant zijn bestellingen voor reguliere magazijnproducten en kantoorartikelen meestal minder dringend.
In een goed ERP-systeem zit een waarschuwingsmechanisme gebouwd dat aangeeft wanneer, ondanks de ingestelde orderbundeling, toch nog orderkosten van toepassing zijn. Soms kan een dergelijke inkooporder nog even wachten, of kan er dan van bepaalde magazijnartikelen wat meer besteld worden. Maar het kan ook reden zijn om dan regels voor bundelen en bufferen, die bij de betreffende leverancier zijn ingesteld, weer eens te herzien.

Aanvraag- en orderbundeling in ziekenhuizen

Er bestaat een aanzienlijk verschil tussen de werkwijzen in de cure en care sector, bijvoorbeeld wanneer het gaat om orderbundeling. Zo hebben ziekenhuizen doorgaans een centrale goederenontvangst en zijn er veel uitzonderingen op de regel. In zorginstellingen daarentegen is het meestal de verantwoordelijkheid van de afdeling die de bestelling plaatst om de goederen in ontvangst te nemen. Bij het inrichten van de orderbundeling is het daarom van belang om de juiste nadruk te leggen op de verschillende behoeften van deze twee sectoren. Hieronder wordt dit verder toegelicht.

Handmatig bundelen: Wanneer niet bundelen?
Ziekenhuizen streven er doorgaans naar om zoveel mogelijk bestellingen te bundelen om de kosten te beperken en de efficiëntie te verhogen. Echter, is het wel belangrijk om hier een goede balans in te presenteren:

  • We raden af om aanvragen met grote verschillen in doorlooptijd en prioriteit te combineren in één order. Bijvoorbeeld een meerjarige bouwopdracht en een klein schilderklusje. Dit bemoeilijkt het overzicht voor de budgethouder. Vooral bij investeringsorders is het beter om handmatig te bundelen, zodat er niet met andere regels gebundeld wordt. Investeringsorders hebben betrekking op aanzienlijke eenmalige uitgaven, zoals bijvoorbeeld verbouwingen of de aanschaf van kostbare apparatuur, in tegenstelling tot exploitatieorders. Door handmatige bundeling voorkom je dat er losse extra regels aan de investering toegevoegd worden.
  • We adviseren om regels niet te bundelen met regels die een ander ontvangstproces moeten doorlopen. Implantaten zullen in een geconditioneerde ruimte stuk voor stuk gescand worden met een barcodescanner. Zodat lot- of serienummer en verloopdatum geregistreerd worden en de barcode gecontroleerd is voordat het naar de OK gaat. Andere artikelen die niet gescand hoeven te worden, wil je liever niet in die geconditioneerde ruimte hebben. In dat geval is het dus handig om twee orders te ontvangen. Eén met de artikelen die gescand moeten worden en een order met de artikelen die in één keer kunnen worden ontvangen en opgeslagen zonder individuele scanning.

Bruikleenproces
Het bruikleenproces, waarbij een leverancier voor een specifieke ingreep van hetzelfde product meerdere maatvoeringen aanlevert en waarbij de niet gebruikte materialen weer retour gaan, is op zich al een heel complex proces. Omwille van de transparantie adviseren we daarom bruikleen alleen te bundelen met andere bruikleen.

Aanvraag- en orderbundeling in care-instellingen

In de care is er vaak geen centrale goederenontvangst. Aanvragen bufferen kan dan een oplossing zijn, maar bundelen over verschillende afdelingen heen is in dat geval ongewenst omdat afdeling A dan artikelen in ontvangst moet nemen voor afdeling B.
Een goed ERP-systeem biedt de mogelijkheid om per afdeling te bundelen en houdt bij de bundeling rekening met verschillende vooraf ingestelde regels. En biedt flexibiliteit in inkoopprocessen zodat zowel een centraal inkoop als een decentraal bestelproces ondersteund worden en combinaties van beide mogelijk zijn.
Dit stelt bijvoorbeeld teamleiders in een verzorgingstehuis in staat om binnen het budget zelf rechtstreeks bestellingen te doen voor slingers of een taart bij de plaatselijke bakker, om de verjaardag van een bewoner in het verzorgingstehuis te vieren. In de care gelden andere regels dan in ziekenhuizen en dat stelt uiteraard ook andere eisen aan het inkoopproces en aan de orderbundeling.

Zorg ERP levert een bijdrage aan de uitdagingen in de zorg

In conclusie, aanvraag- en orderbundeling is voor ziekenhuizen en zorginstellingen een cruciaal onderdeel van hun ERP-systeem. In ons eigen ERP-systeem Zorg ERP hebben we dan ook extra veel aandacht besteed aan de doorontwikkeling van deze functionaliteit. Door weloverwogen gebruik te maken van deze oplossing van Zorg ERP ben je niet alleen voorbereid op de dagelijkse routine, maar ook op de uitzonderingssituaties. En kunnen zorginstellingen de efficiëntie van het inkoopproces verbeteren, kosten besparen, hun voorraadniveaus optimaliseren en meer controle krijgen over het inkoopproces. Dit leidt tot logistieke efficiëntie en sneller handelen, wat vooral voordelen oplevert voor de ondersteunende diensten.
Als je werkt in de zorgsector en nog geen gebruik maakt van een ERP-systeem dat zo ver gevorderd is in het stuk aanvraag- en orderbundeling, dan is het de moeite waard om te onderzoeken welke voordelen Zorg ERP jouw organisatie kan bieden!