In de ERP-transitie zijn de verwachtingen hooggespannen. Maar wat bedoeld is als informatiesysteem wordt vaak ervaren als registratiesyteem.

ERP: een lust of een last?

De Zorg ligt onder een maatschappelijk vergrootglas. Consumenten en belangenorganisaties delen hun ervaringen steeds vaker op portals en forums. De focus van ziekenhuizen en zorginstellingen richt zich op hun primaire taak: het verlenen van de best denkbare zorg. Vanzelfsprekend ligt de focus op implementatie van het ZIS, een EPD of ECD waarin alle data die aan de voorkant binnenkomen worden samengebracht. Door toenemende behoefte aan efficiëntie is in de laatste jaren ook de focus komen te liggen op de geïntegreerde automatisering van de ondersteunende (backoffice) processen van de zorg: van best-of breed tot ERP 2.0. Waar in 2014 nog 23% van de zorginstellingen gebruik maakte van een ERP afgestemd op de Zorg (ERP 2.0) ligt dat percentage heel wat jaren later al (of pas) op 59% (bron: M&I Partners: “ERP is de nieuwe standaard in het ziekenhuis”). Binnen de care liggen deze percentages in verhouding tot de cure nog wat lager.

De oplossing lijkt het implementeren van een ERP-systeem dat de backoffice integraal ondersteunt. Zo’n systeem geeft het management grip op de kosten, versnelt de zorgprocessen en verlaagt de IT-kosten. Mooie woorden, maar hoe pakt dit uit in de praktijk?

Uitgebreide ERP-oplossingen kunnen zeer gedetailleerde informatie opslaan en verwerken. Daarmee kan men gedetailleerde managementdashboards en rapportages creëren. Keerzijde is dat het ERP-systeem wel gevoed moet worden met deze gegevens die, gecombineerd met elkaar, leiden tot de gewenste managementinformatie. Vanuit het zo hoog aangeschreven principe van registratie aan de bron zou het toch zo moeten zijn dat er sprake is van eenmalige registratie? Helaas zien wij herhaaldelijk dat de praktijk een stuk weerbarstiger blijkt te zijn. Gebruikers van de eerste generaties van ERP-systemen ervaren deze systemen eerder als belastend en de gebruikersvriendelijkheid laat ook nog eens veel te wensen over. Waarom? Heel simpel, ERP-systemen worden vaak gevoeld als registratiesysteem en niet als informatiesysteem, juist dit levert een verminderde acceptatie op. Het gevolg? Een contraproductief werkende ERP-oplossing die daarmee zelfs leidt tot méér in plaats van mínder administratieve lasten.

ERP 3.0 zorgt voor meer tijd voor de patiënt en handen aan het bed

De huidige ontwikkelingen in de zorg dwingen tot een nog verdere optimalisatie van de processen. Dat vraagt meer dan enkel een geïntegreerde oplossing voor de ondersteunende processen op basis van een ouder best-of-breed of ERP concept. Dat vraagt om… ERP 3.0. De derde generatie ERP is ERP 2.0 verrijkt met al dat moois van technologische innovatie en productiviteitssoftware die het leven van gebruikers en zorgverleners makkelijker maakt. Al dat moois dat zorgt voor minder schermtijd en meer tijd voor de patiënt en handen aan het bed. Al dat moois dat de verschuiving van patiënt naar zorgconsument faciliteert en de zorgconsument de belangrijke rol in de (informatie)keten geeft. Al dat moois om zorginstellingen wendbaar te houden en om in te kunnen spelen op de veranderende zorgvraag en rapportageplicht. Sommige technologiebedrijven springen hierop in. Vanuit Axians wordt er bijvoorbeeld gebruik gemaakt van de expertise van Microsoft haar Industrie Cloud voor Zorg en van de ontwikkelingen van zogenaamde Digital Health Platformen (DHP).

ERP 3.0 werkt voor jou in plaats van jij voor het systeem

Evident is dat ERP 2.0 nu al diepgaande ondersteuning kan bieden aan onder meer aanvraagprocessen, voorraadbeheer, interne logistiek en track-and-trace. Daarnaast biedt het specialistische functionaliteit voor onder andere OK- en apotheeklogistiek, optimalisatie van debiteurenbeheer (van cure to cash) en stelt het, op basis van record to report, de werkvloer beter in verbinding met het management. Echter, ERP 3.0 gaat verder…

Door toepassen en toevoegen van innovaties aan ERP 2.0 gaat de derde generatie voor jou werken als informatiesysteem in plaats van jij voor het registratiesysteem. Door bijvoorbeeld voorspellend te zijn ten aanzien van voorraadstanden op basis van verbruikspatronen. Of bij het genereren van automatische bestelvoorstellen op basis van kunstmatige intelligentie. Maar het kan ook automatische factuuranalyses uitvoeren in combinatie met triage van facturen in een verzameling van geïmporteerde documenten.

Naast deze innovaties voorziet ERP 3.0 de gebruikers van een gebruikersinterface die volledig is ontwikkeld voor specifieke taken en waarbij je mag vertrouwen dat de gegevens op de juiste wijze in het vertrouwde ERP terecht komen. Denk daarbij aan het inzetten van Microsoft Teams om een geïntegreerde dialoog te voeren over een aanvraag tot bestelling of om autorisatiestappen in uit te voeren. Of ontsluiting en bewerking van data via een Power App. Maar denk daarbij ook aan de inzet van een virtuele agent (chatbot) om je aanvraag tot bestelling in te dienen, in plaats van invoer via een ERP-invoerscherm waarin je apart moet inloggen en drie menulagen diep moet gaan om de gewenste transactie uiteindelijk te kunnen verwerken. De techniek en de middelen zijn er – de mogelijkheden bijna eindeloos!

Innovaties zijn interessant maar moeten ook weer niet het doel op zich worden. Het onderscheidende vermogen wél. Wij zien het onderscheidende vermogen in het bieden van wendbaarheid met een volledige focus op vergaande data-beveiligingsgaranties en gecontroleerde toegang tot data en systemen op basis van de juiste gebruikersautorisatie. De zorg faciliteren vanuit een gedegen basis van NEN 7510 tot en met ISAE 3402 en van A tot Zorg. Daarnaast biedt Zorg ERP door de keuze voor een Microsoftplatform tevens toegang tot een van de meest geavanceerde Digital Health Platformen. Er is naast Axians geen enkele leverancier van ERP-toepassingen die deze mate en combinatie van innovatie, beveiliging en platformbrede autorisatie kan bieden.

Vanuit Axians Healthcare hebben wij de zorgmarkt altijd mogen voorzien van best-of-breed en ERP 2.0 oplossingen onder andere gebaseerd op het mondiaal bewezen Microsoft Dynamics 365 platform. Met alle opgebouwde expertise in combinatie met het innovatieve Azure intelligent cloud platform bieden wij nu de innovaties om onze klanten te ondersteunen in hun digitale transformatie en de evolutie naar ERP 3.0: Zorg ERP. Dat maakt Zorg ERP uniek: bewezen, betrouwbaar en voorzien van de innovaties van morgen, vandaag al beschikbaar! Onze missie is om gezamenlijk met onze klanten de volgende stappen te zetten. Niet vanuit revolutie maar juist vanuit evolutie: 3.0 daar waar het iets toevoegt, 2.x daar waar het de evolutie ten goede komt.

Wil jij meer weten over welke waarde Zorg ERP toe kan voegen aan jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op.