Altijd en overal bij je Synergy data met apps en portalen

Met Exact Synergy heb je een gouden databron in handen waarmee je jouw bedrijfsprocessen optimaliseert. Maar soms loop je tegen beperkingen aan, doordat je bepaalde data niet kunt onderbrengen. En hoe zorg je dat je altijd bij je data kunt? Met de apps en portalen van Axians bereik én verrijk je jouw Synergy data, waar je ook bent. Robin en Jeroen vertellen over vier inspirerende cases die illustreren hoe andere organisaties apps en portalen inzetten om hun processen verder te digitaliseren. Het resultaat van elke case spreekt alvast voor zich: meer efficiëntie en minder fouten!

“De apps en portalen van Axians stellen organisaties in staat bedrijfsprocessen verder te digitaliseren, intelligenter & efficiënter te maken én aan elkaar te koppelen”, aldus Jeroen. Ontwikkeld met de standaard platforms Blazor en Any2Info, kenmerken de apps en portalen zich door een korte ontwikkeltijd en naadloze integratie met je Exact omgeving. Dat dit organisaties grote voordelen biedt, blijkt uit de volgende vier cases.

MEEVivenz: Ambulante medewerkers informeren en onderling verbonden houden

MEEVivenz levert dienstverlening op het vlak van maatschappelijke ondersteuning en welzijnswerk, en zet zich o.a. in op sociale thema’s zoals armoede, jongerenwerk en mantelzorgondersteuning. Jeroen over de uitdaging van MEEVivenz: “Ambulante medewerkers uren en declaraties laten boeken, ze betrokken én geïnformeerd houden”.

App lag voor de hand

Gezien de uitdagingen van MEEVivenz lag een app voor de hand. “In de ontwikkelde app zijn medewerkers met elkaar verbonden en kunnen ze de meest voorkomende administratieve handelingen uitvoeren”, aldus Jeroen. Zo kunnen ze snel en gemakkelijk uren, ritten en declaraties indienen. “En denk ook aan het delen van informatie via de nieuwspagina of zelfs push berichten. Dat laatste was tijdens de Corona-crisis – met de steeds wijzigende maatregelen – extra belangrijk.”

Extra tijd voor de klant en onderlinge binding

“Minder administratieve last, betekent extra tijd voor de patiënt”, vertelt Jeroen over het belangrijkste voordeel van de app. “Maar ook de verbondenheid tussen collega’s is een grote winst voor MEEVivenz.”

Joerns Healthcare: Klanten in staat stellen medische hulpmiddelen te beheren

Joerns Healthcare verkoopt en verhuurt medische hulpmiddelen aan de zakelijke en particuliere markt, zoals ziekenhuisbedden en matrassen. “Helaas raakten er geregeld hulpmiddelen zoek en was er veel verkeer door het leveren en ophalen van producten”, vertelt Jeroen over de uitdaging van Joerns Healthcare. Ook ontbrak het aan inzicht in de status en certificering van producten.

Klantenportaal en app

Axians optimaliseerde de processen van Joerns Healthcare met Exact Synergy, aangevuld met een app en klantenportaal voor de zorgorganisaties die Joerns Healthcare bedient. De portaal en app bieden grotendeels dezelfde functionaliteiten. “Zoals het inzien van productinformatie, de mogelijkheid producten aan- en af te melden, storingen te melden en bestellingen te doen via een catalogus”, aldus Jeroen. “In de app kan daarnaast door het scannen van een (op de hulpmiddelen aanwezige) QR-code informatie worden opgevraagd en acties worden gestart. In het portaal kunnen overzichten van de aanwezige hulpmiddelen worden opgevraagd, inclusief de daaraan verbonden historische acties, keuringsrapporten en werkbonnen.”

Verbeterde dienstverlening

“De klanten van Joerns Healthcare – die hebben meegedacht over de oplossing – ervaren dat de dienstverlening naar een hoger plan is getild”, vertelt Jeroen. De voordelen van de nieuwe werkwijze:

• Geen fouten meer in de identificatie van de hulpmiddelen
• Producten worden efficiënter ingezet door de klant
• Minder onnodige ritten van en naar de klant
• De klant kan zelf de benodigde informatie inzien en is daardoor minder afhankelijk van medewerkers van Joerns Healthcare

E.C.O. Inspections: Inspecteurs op locatie gegevens efficiënt laten vastleggen

E.C.O. Inspections inspecteert en certificeert tankinstallaties, grondwater, vloeistofdichte voorzieningen en dampretour fase II. De meeste projecten van E.C.O. Inspections bestaan uit milieucontroles op tankstations. “Daarvoor gebruikten de inspecteurs echter papieren formulieren”, vertelt Robin. “Dit kostte tijd en de formulieren werden niet altijd volledig en eenduidig ingevuld. Ook de handmatige overname van de informatie in een systeem was tijdrovend en foutgevoelig.” Nog een nadeel: “De inspecteurs ‘in het veld’ beschikten niet over up-to-date gegevens van hetgeen ze moesten keuren of inspecteren.”

App als databron voor Exact Synergy

Axians realiseerde een app die de inspecteurs toont welke inspecties gepland zijn en wat er precies moet gebeuren. “De app zorgt per activiteit voor de juiste vragenlijst, waarin de inspecteurs hun bevindingen kunnen registreren. De input wordt direct door de app gevalideerd, waardoor alleen correcte meetwaardes kunnen worden ingevoerd”, vertelt Robin. Ook is het mogelijk eerdere inspectierapporten in te zien en foto’s toe te voegen ter ondersteuning van de bevindingen. Nog een groot voordeel: “Zodra een vragenlijst wordt opgeslagen, zijn de data direct beschikbaar in Synergy – gekoppeld aan de juiste relaties en projecten. Er wordt bovendien een geautomatiseerd meetrapport gegenereerd, wat direct naar de klant kan worden doorgestuurd.”

Enorme tijdwinst en efficiencyslag

De app heeft verschillende voordelen voor E.C.O. Inspections. Robin: “De juiste inspecties worden uitgevoerd, de inspecteurs hebben digitaal inzicht in alle benodigde informatie en er is een tijdsbesparing van 75% bereikt op administratieve afhandeling”. Want wat blijkt: waar medewerkers voorheen vier dagen onderweg waren en één dag nodig hadden voor rapportage, is de verhouding nu 9,5 dag onderweg en een halve dag voor rapportage.

Karbouw: Minder administratieve last en sneller facturatieproces in in onderhoudswerkzaamheden

Karbouw onderhoudt de zakelijke en particuliere panden van vastgoedorganisatie Schipper Bosch. Tot voor kort
werkten de monteurs met papieren werkbonnen en formulieren. Omdat dit arbeidsintensief en foutgevoelig was, wilde Karbouw het proces vanaf het vastleggen van een verzoek voor onderhoud en service tot en met de planning, uitvoering en facturatie optimaliseren.

Digitale werkbonnen resulteren in facturatieverzoek in Exact Synergy

De oplossing werd een app van Axians, in combinatie met een verzoek in Exact Synergy. Een projectleider bij Karbouw legt uit: “Ik krijg van Schipper Bosch de opdrachten door via Synergy en plaats deze bij de juiste medewerker. Zij zien deze in de app op hun tablet. Zodra deze digitale werkbon is ingevuld met een handtekening van de opdrachtgever, wordt deze afgesloten en komt deze per mail bij mij binnen en kan ik in Synergy de factuur opmaken. Het is ook fijn om te merken dat onze monteurs hier enthousiast over zijn.”

Een papierloos proces en snellere, foutloze facturatie

Met deze oplossing worden alle uitgevoerde werkzaamheden – uren én verbruikte materialen – direct digitaal geregistreerd, waardoor overzicht ontstaat en het proces gecontroleerd verloopt. Schipper Bosch is blij: “We zien dat de oplossing ons bespaart en we hebben amper nog klachten over facturen. De snelle facturatie komt ook onze liquiditeit ten goede.”

Vijf redenen waarom apps & portalen uitkomst bieden

• Connectivity: Met elkaar en de interne organisatie verbonden zijn – ook op afstand.
• Informatie direct aangeboden: Data entry en retrieval vinden direct in je Exactomgeving plaats, waardoor je geen last hebt van vertraging.
• Optimale gebruikerservaring: Native apps zijn intuïtief en hebben nauwelijks instructie nodig. Gebruikers kunnen zonder veel moeite aan de slag!
• Altijd bij de hand: Iedereen heeft een mobiele telefoon en is gewend deze te gebruiken.
• Verlengstuk van je ERP: Administratieve processen worden op een eenvoudige manier verlengd richting medewerkers en klanten. Dit elimineert de noodzaak informatie opnieuw of op andere wijze over te nemen in je ERP systeem.