Hoe NEXUS Nederland het Order-to-Cash proces optimaliseert met oplossingen van Axians

NEXUS Nederland ontwikkelt, implementeert en onderhoudt Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) systemen en informatiesystemen voor ziekenhuizen en GGZ-instellingen. Met meer dan 1.300 medewerkers in dienst is NEXUS een van de grootste ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) en EPD-suite leveranciers in Europa en marktleider op het gebied van diagnostische software. In Nederland maken zo’n 40 zorginstellingen gebruik van de software van NEXUS. Toen financial controller Simone van den IJssel gevraagd werd de omzetgegevens per artikel in Excel te zetten, bleek die vraag moeilijk te beantwoorden. Een zoektocht naar een oplossing om dit in de toekomst met een druk op de knop aan te leveren bracht hen bij de Solution Builder Lines en de Contract module van Axians!

Omzetgegevens op artikelniveau aanleveren: een onmogelijke opgave

“Het zou natuurlijk niet zo moeilijk moeten zijn om van een bepaalde divisie de omzetgegevens per artikel in Excel te zetten. Toch bleek niets minder waar”, vertelt Simone. Dit kwam door de werkwijze die NEXUS enkele jaren geleden – vóór de samenwerking met Axians – hanteerde. “We werkten met drie bronsystemen: Synergy, Exact en Word/Excel”, vertelt ze over die tijd. “Deze verschillende bronnen toonden verschillende antwoorden, waardoor het lastig bleek om de vraag te beantwoorden.”

 “In de praktijk kwam het er soms op neer dat bij het aanmaken van de regels in Exact Synergy, het artikel administratief nog niet beschikbaar was. In zo’n geval werd er een tijdelijk artikel gekozen.  Totaal niet betrouwbaar dus en niet ideaal als je de definitieve omzetgegevens per artikel nodig hebt”, aldus Simone.

Tools om automatisering te verbeteren

“We hebben geen contractmanager in dienst; afdeling finance neemt facturatie voor zijn rekening. En met inmiddels 150 mensen in dienst was Nexus Nederland dringend toe aan een volgende stap op het gebied van automatisering. De handmatige oplossing kon niet meer”, vertelt Simone. “We vroegen Axians of er tools waren om de automatisering te verbeteren, zodat we onder andere het contractregister niet meer in Excel hoefden te maken. Axians liet ons kennis maken met ‘Solution Builder Lines’ en de ‘Contract Add-on’.” Axians heeft in samenwerking met Frans van Emmerik (applicatie manager) de procesverbetering vorm gegeven.

Kwaliteitsverbetering

De offertes en contracten van NEXUS bestaan uit één of meerdere regels. Om dit overzichtelijk te maken voor de eindgebruiker is Solution Builder Lines ontwikkeld. “We maken nu de offerteregels aan in Exact Synergy in plaats van in Word. Dit verhoogt niet alleen de kwaliteit van het proces; de gebruiker ziet ook direct welke regels er van toepassing zijn op het proces. Zo kunnen we nu een contract openen en zien we direct alle contractregels zonder dat er verdere kliks nodig zijn”, legt Frans uit. “Vanuit de offerteregels wordt nu meteen met een Word Merge een offerte aangemaakt en na opdracht wordt vervolgens via Synergy  automatisch het contractregister bijgewerkt . Hierdoor worden typfouten en onvolkomenheden tot een minimum beperkt.”

Eén centraal punt

“Voorheen zat de maandverdeling voor de omzet in Excel en werd deze handmatig per maand in Exact Globe geboekt.” Met de Contract module wordt de financiële afhandeling van contracten volledig vanuit Exact Synergy aangestuurd. Zo heb je één centraal punt dat inzicht geeft in de operationele en financiële afhandeling van contracten. Er zijn verschillende prolongatie- en facturatiefrequenties mogelijk zoals maandelijks, per kwartaal, per halfjaar en per jaar. “Dit was precies wat we nodig hadden”, vertelt Simone.

“Dankzij deze oplossing kunnen we de maand-, kwartaal- en jaarbedragen in een contract automatisch jaarlijks prolongeren én zijn we ook in staat om de inkoopprijzen van contracten vast te leggen zodat de marge direct zichtbaar wordt. Ook wordt de contractomzet automatisch verdeeld en geboekt over de financiële periodes, zodat de financiële verslaglegging van de contractomzet in Exact Globe in de juiste periode wordt gerealiseerd.” Optioneel kan je contracten voor elke prolongatie indexeren, zodat de contractprijzen conform de afgesproken prijsindex worden gefactureerd.

Het resultaat van de digitale transitie

Dankzij deze digitale transitie fungeert Exact Synergy als bron waar meerdere programma’s informatie uit halen. Naar volle tevredenheid van NEXUS. “Deze workflow zorgt ervoor dat offertes, contracten en facturen spik en span bij de klant terecht komen. En dat alles met één druk op de knop!”, besluit Simone. Door deze oplossing die samen met Axians is opgezet, besparen wij veel tijd die voor andere zaken ingezet kan worden.