Projectkaart in Exact Synergy is Heilige Graal voor Young Perfect

Dankzij geautomatiseerde planning binnen Synergy creëert Young Perfect merkbeleving van het hoogste niveau.

Young Perfect verzorgt brand en shopper journey, zowel offline als online activaties, van concept tot uitvoering. Het doel hiervan is het verhogen van de merk- en klanttevredenheid door het creëren van de perfecte ervaring voor de shopper. De creatieve specialisten van Young Perfect zorgen voor een complete merkbeleving met impact en resultaat in heldere data. Om dit te realiseren zocht Young Perfect naar een geïntegreerde oplossing waarin een project van A tot Z kan worden vastgelegd.

De wens van Young Perfect was duidelijk: een geïntegreerde oplossing waarin het volledige proces van een project – van offerte tot facturatie en nazorg – wordt vastgelegd. Aangevuld met een digitaal planbord voor het plannen van mensen, middelen en locaties. De twee systemen moeten dus ook met elkaar kunnen communiceren.

Eén kaart, één waarheid

Mieke van Berkel, Manager Finance & Control bij Young Perfect, legt uit dat de nood voor zo’n oplossing hoog was: “We werkten met drie pakketten die we aan elkaar koppelden, maar dat was niet optimaal. Bovendien groeien we erg hard, zowel in het aantal mensen als projecten, waardoor we de automatisering ontgroeiden. Meerdere partijen zijn langsgekomen, maar Axians stak er bovenuit. Zij lieten ons de projectkaart zien in Synergy. Het was één kaart met één waarheid. Zo lean & mean mogelijk.”

Zó verloopt de workflow

Mieke licht de workflow toe: “Zodra de offerte wordt bevestigd in Exact Synergy, moet er een projectkaart worden aangemaakt voor de projectmanager. De projectmanager vult deze verder aan: hoeveel mensen zijn waar nodig en met welke middelen. Daarna is planning aan de beurt. De planner bekijkt wat de vereisten zijn. Welke mensen de benodigde competenties hebben en dichtbij de locatie wonen, zodat de reistijd wordt beperkt.

Vervolgens laat de planningstool CCM zien hoeveel mensen op deze wensen aansluiten en beschikbaar zijn. De juiste mensen worden ingepland en krijgen de materialen zo nodig opgestuurd. Hierna kunnen deze medewerkers de uren en kosten registreren via de app. Welke een live verbinding heeft met CCM. Na fiattering van de uren en kosten worden de medewerkers uitbetaald”.

Projectkaart

“De projectkaart is de Heilige Graal in deze workflow”, vertelt Mieke. Via de projectkaart wordt de voortgang van het project bewaakt. Als een ingepland persoon zich ziekmeldt, zie je de kracht van het systeem. De persoon wordt van de planning afgehaald, er wordt een nieuwe medewerker ingepland. Hierna volgt er een melding naar logistiek dat er iemand anders wordt ingepland en of deze nog materialen dienen te ontvangen.

Dit bespaart ons extra kosten en verwarrende communicatie. Iedereen werkt op dezelfde manier in hetzelfde systeem met dezelfde waarheid. Dat is niet alleen kostenbesparend, maar ook minder foutgevoelig.”

Learnings

Alles bij elkaar heeft Young Perfect er zo’n anderhalf jaar over gedaan om te komen tot waar ze nu zijn. “We startten bij de projectgroepen en vroegen aan de mensen die openstaan voor verandering: ‘Waardoor zou jij je werk beter kunnen doen?’. Toen we de eerste versie presenteerden, begon iedereen te klagen. En dat is mooi, want dat betekent dat iedereen betrokken was en dat komt ten goede aan het eindresultaat.

Er is zoveel verbeterd op het originele plan! Natuurlijk heb je altijd te maken met mensen die moeite hebben met verandering, maar die worden uiteindelijk overtuigd door de initiatiefnemers.”

Gouden tips en briljante van Young Perfect

Mieke deelt graag haar gouden tips en briljante mislukkingen die tijdens het proces naar voren kwamen:

• Zorg dat je voldoende capaciteit in huis hebt om het project te begeleiden en neem hiervoor geen externe projectleider aan. Je bedrijf moet tijdens deze transitie blijven draaien en een externe kracht heeft geen gevoel bij wat er in je bedrijf gebeurt.
• Zorg voor de juiste match met consultants en projectmanagers.
• Blijf met elkaar communiceren: hoe eerder je uitdagingen traceert, hoe beter.
• Denk in mogelijkheden en niet in problemen.
• Blijft trouw aan de afgesproken scope. Tijdens het proces zie je wat er allemaal kan, maar blijf gefocust op je primaire proces. Dat heeft nú prioriteit.
• Geef het project een werknaam. “Want wees eerlijk, ‘Project Toverbal’ klinkt toch veel leuker dan ‘ERP’?”
• Blijf in gesprek met de consultants. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat je bedoelt.
• Werk met een goede logfile en laat mensen zelf eigenaar zijn van een probleem. Zo blijven ze betrokken.