Wat is het beste moment om je winkelvoorraad te tellen?

“Volgens het systeem horen er nog vier op voorraad te zijn”, hoor je jezelf zeggen terwijl je met de klant naar een overduidelijk leeg schap staart. Wat blijkt? Je hebt zojuist een verschil tussen je administratieve en werkelijke winkelvoorraad geconstateerd. Je klant heeft hier uiteraard niets aan, want die gaat met lege handen naar huis. Of erger nog; naar de concurrent op de hoek. En jij vraagt je af hoe dit verschil heeft kunnen ontstaan. Er worden immers met regelmaat telopdrachten uitgevoerd. Het ding met tellen is echter dat je dit op het juiste moment moet doen. Maar op welk moment kun je het beste je winkelvoorraad tellen? Ik vertel het je graag!

De oorzaak van voorraadverschillen

Hoewel je replenishment software voorraadwijzingen door verkoop bijhoudt, komt het helaas weleens voor dat je werkelijke voorraad uit de pas loopt met je administratieve voorraad. Dit kan verschillende oorzaken hebben

Grijze derving, verkeerde leveringen of foutief aanslaan

De meest voor de hand liggende oorzaak is ‘grijze derving’. In dit geval verdwijnen producten uit de winkel zonder dat je de oorzaak daarvan kent, bijvoorbeeld door diefstal. Het kan echter ook gebeuren dat je niet geleverd kreeg wat je besteld hebt. Of wellicht worden artikelen verkeerd aangeslagen bij de kassa.

Dáárom je voorraad tellen

Al met al blijft het een uitdaging om je voorraadstand op orde te houden. Want let wel; je replenishment tooling legt de voorraad enkel vast en biedt de mogelijkheid om te bestellen op basis van de vraag. Een correcte administratieve voorraad is daarmee een randvoorwaarde voor het goed functioneren van je replenishment tooling. Zonder goede voorraadstand geen betrouwbaar besteladvies. Je voorraad tellen blijft daarom belangrijk.

“Een correcte administratieve voorraad is een randvoorwaarde voor het goed functioneren van je replenishment tooling.”

Het gaat hier overigens ook om een boekhoudkundig verschil. Is jouw bedrijf controleplichtig? Dan wil je boekhouder dat je voorraadstanden juist zijn. In de waardebepaling van je zaak, is je voorraad en dus de voorraadwaarde immers van groot belang.

Balansen is niet de oplossing

We zeggen het vaker: één of tweemaal per jaar balansen is niet de oplossing. Dat is allereerst zo’n omvangrijke klus, dat fouten al snel gemaakt worden. Daarnaast kun je alleen succesvol balansen buiten openingstijden, omdat je voorraad dan niet in beweging is. Maar ja.. de meeste winkels zijn tegenwoordig zeven dagen per week geopend, vaak tot acht of tien uur in de avond.

Op het juiste moment je winkelvoorraad tellen

Wat is dan wel de manier? En het juiste moment? Dit is afhankelijk van de replenishment oplossing die je gebruikt en hoe die ‘kijkt’ naar je voorraad. Onze eigen replenishment oplossing repleniQ onderscheidt naast je winkelvoorraad ook je ontvangstvoorraad. Dit is de voorraad die al in je magazijn staat, maar nog niet is uitgepakt. Maak je gebruik van repleniQ of een andere oplossing die dat onderscheid maakt, dan raad ik aan je voorraad te tellen als er zo min mogelijk in het vak ligt. Dit is net na de levering, maar vlak voor het schapvulmoment per productgroep.

Maakt jouw replenishment oplossing dit onderscheid niet? Dan is het verstandig om vlak voor het levermoment te tellen. Dan is het levermoment immers ook het moment dat de nieuwe voorraad wordt opgenomen in je winkelvoorraad.

Per productgroep je winkelvoorraad tellen

Zag je dat ik het had over het ‘schapvulmoment per productgroep’? Dit geeft meteen weg wat volgens ons de beste manier van je voorraad tellen is. Bepaal per productgroep het gunstigste telmoment en je beperkt de foutkans tot een minimum. Hierbij ga je dus voor het moment dat er het minst in het schap ligt én vermijd daarbij de piekmomenten in je winkel, zoals de zaterdagochtend om 11 uur. Dan weet je namelijk zeker dat het niet klopt, omdat er vanalles in de karretjes en mandjes van het winkelpubliek ligt.

Je winkelvoorraad slim tellen

Richt je tot slot op ‘slim tellen’. Dit houdt in dat je bijvoorbeeld telt bij een negatieve voorraad. Dat is fysiek immers niet mogelijk, maar administratief wel. Het vertelt je echter wel dat er iets niet klopt. Wij noemen dit ook wel tellen op basis van triggers. repleniQ kent meerdere triggers die je helpen afwijkende situaties te signaleren, zodat je artikelen slim en gericht kunt tellen.

Vul je dit aan met periodieke telopdrachten – bijvoorbeeld elke twee maanden moeten alle artikelen in productgroep X een keer geteld zijn – dan heb je de verschillen tussen je administratieve en werkelijke voorraad snel in de gaten. Je kunt dan meestal tijdig actie ondernemen, zodat je geen ‘nee’ hoeft te verkopen en jouw replenishment oplossing de beste adviezen geeft. Daar pluk zowel jij als je klant de vruchten van. Succes!