Succesvolle livegang ERP

Een blog met 5 tips voor een succesvolle livegang van ERP business software bij maakbedrijven in de kortst mogelijke tijd!

Een succesvolle livegang met een nieuw ERP-systeem. Dat klinkt goed natuurlijk, maar wat is precies succesvol en hoe bereik je dat? Het lijkt heel veel op verhuizen. Heb je wel eens vrienden of familie meegeholpen met verhuizen? En stond toen alles al netjes ingepakt en gestickerd klaar en was het duidelijk welke doos naar welk vertrek in het nieuwe huis moest? En was het meubilair klaar om in de vrachtauto te zetten? Of moest dat eerst nog uit elkaar worden gehaald? Hetzelfde zie je met de livegang van een ERP-systeem. Goed voorbereid gaat dat ook snel en soepel. Maar niet zelden is de praktijk toch anders.

De voorbereiding

In het oude huis moet het nodige worden voorbereid. Welke meubels gaan mee? Wat blijft achter of kan weg? En wat er mee moet, kan dat zo worden ingeladen, of moet dat eerst gedemonteerd worden en gestickerd hoe het weer in elkaar moet worden gezet?

Daarnaast moet je ook goed weten of al het meubilair dat je mee wilt nemen, ook goed past in het nieuwe huis. Een grote hoekbank past misschien niet in een kleinere woonkamer. Ook dat zie je bij een ERP-systeem: je kunt niet al het oude maatwerk of de manier van gebruiken van het oude systeem zomaar meenemen naar het nieuwe systeem. Je moet eerst goed kijken hoe het nieuwe systeem werkt en in elkaar zit, en dan kijken hoe je dat gaat gebruiken. En soms betekent dat afscheid nemen van het oude meubilair, of oud maatwerk.

En die rommelzolder? Beter eerst goed opruimen en weggooien, zeker niet zomaar in verhuisdozen stoppen!

Het nieuwe huis

Verhuizen werkt het best als in het nieuwe huis alles in orde is. De vloeren netjes af, plafonds, muren en kozijnen geschilderd, badkamer helemaal af, om maar een paar voorbeelden te noemen. Op dezelfde manier moet je er voor zorgen dat het nieuwe ERP bedrijf ook netjes in orde is. Dus alle data zoals artikelen, klanten, leveranciers, stuklijsten en bewerkingsplannen helemaal in orde en compleet. En de instellingen goed gezet en ook in een kopie van dat bedrijf goed getest, zodat zeker is dat als je gaat verhuizen, alles ook werkt zoals het zou moeten. Iedereen weet dat het in een leeg huis immers een stuk makkelijker klussen is dan in een huis dat vol in gebruik is, met rondrennende en spelende kinderen die je voor de voeten lopen bijvoorbeeld en meubilair dat moet worden afgedekt tegen verfspetters. Dat levert ergernis op voor de bewoners, ofwel de gebruikers van het ERP-systeem, maar ook voor de mensen die nog aan het klussen zijn, ofwel de key-users, consultants en eventueel zelfs nog developers.

De verhuizing zelf

Bij een verhuizing moet er altijd veel gebeuren in een korte tijd. Vaak is er hulp van familie en vrienden, en heb je een flinke vrachtauto, lees conversie programmatuur of conversie tools, beschikbaar voor de verhuizing. Je moet dan wel precies weten wat waar moet komen. Als je dat op de dag zelf nog moet gaan bedenken, kan dat voor veel chaos zorgen. De dozen die op de zolder zijn neergezet moesten eigenlijk in de woonkamer en andersom. Ook bij de livegang met een ERP-systeem scheelt het veel tijd en dus geld als het draaiboek van deze verhuizing goed is doordacht en foutloos wordt uitgevoerd.

Het resultaat: een succesvolle livegang met een nieuw ERP-systeem

Als alles dan is verhuisd, is het wel zo handig als de bewoners ook de weg goed weten te vinden in het nieuwe huis. Ofwel, de gebruikers moeten goed zijn opgeleid. Dat gaat het makkelijkst als er orde is en alles op de juiste plek staat.

Nog even samengevat, vertaald in ERP implementatie termen, de adviezen voor een succesvolle livegang met een nieuw ERP-systeem:

• Neem niet zomaar de manier van werken van het oude systeem mee naar het nieuwe systeem. Hetzelfde geldt voor maatwerk. Bekijk eerst de mogelijkheden en standaard werkwijze in het nieuwe systeem en pas daar je inrichting op aan.
• Bedenk goed welke data je mee wilt nemen, en schoon dat alvast op. Stamdata gaan meestal wel mee. Maar historische details, is dat echt nodig?
• Zorg dat het ERP bedrijf waarin je live gaat goed is ingericht. Toets dat door een kopie te maken en de bedrijfsprocessen goed na te lopen. Zowel de inrichting en instellingen, als de data. Bedenk hiervoor in een vroeg stadium representatieve testcases, die ook al door de ERP implementatie partner worden gebruikt voor de voorbereiding!
• Zorg dat alles ook af is voordat je echt live gaat. Dat betekent dat ook eventuele software aanpassingen gereed zijn EN goed getest. En dat ook de document lay-outs helemaal af zijn en goed getest.
• Zorg voor een goed migratie draaiboek. Anders dan met echt verhuizen, kun je een migratie goed voorbereiden door deze simpelweg eens uit te voeren in een kopie bedrijf. Dan weet je precies waar je tegenaan loopt en weet je zeker dat je bij de daadwerkelijke livegang niet tegen onverwachte zaken aanloopt.

Ben je toevallig bezig met een ERP implementatie? Als Microsoft implementatie partner hebben wij hier veel ervaring mee. Neem gerust contact met ons op.