Innovam innoveert door slimme mobility toepassingen

Innovam is dé opleider voor de mobiliteitsbranche. Al sinds 2007 maakt het bedrijf intensief gebruik van mobiele oplossingen. Sinds 2015 wordt die omgeving beheerd en beveiligd met VMware AirWatch. In eerste instantie gebruikte Innovam alleen de basisfunctionaliteiten, maar stap voor stap haalt de opleider met hulp van Axians steeds meer uit deze software.

Twee omgevingen: voor medewerkers en cursisten

Het bijna 250 medewerkers tellende bedrijf heeft een relatief kleine ICT-afdeling. Het technische team bestaat uit vier medewerkers. Zij zijn verantwoordelijk voor systeembeheer en de service desk. Maarten van den Berg stuurt dit team aan. Hij vertelt: “Ons ICT-landschap valt min of meer uiteen in twee omgevingen: één voor onze medewerkers en één voor iedereen die bij ons een opleiding volgt. Dat zijn zowel ROC-leerlingen (BOL en BBL) als medewerkers van garagebedrijven, fabrikanten en importeurs. Wij bieden zowel klassikale als online trainingen, en ook bij de klassikale lessen maken we intensief gebruik van digitale leermiddelen.”

Het onderscheid tussen deze twee omgevingen bevindt zich vooral aan de applicatiekant. Deze applicaties maken gebruik van dezelfde infrastructuur.

Duidelijke businesscase

Innovam is een innovatief bedrijf. Het was een van de eerste MKB-organisaties die op grote schaal ging virtualiseren. Ook liep de organisatie voorop het in het gebruik van mobiele applicaties. Van den Berg blikt terug: “Wij hebben een grote buitendienst en zij stonden in het pré mobility tijdperk redelijk los van onze organisatie. In 2007 hebben we hen een smartphone gegeven met daarop e-mail en CRM. Omdat de tools voor mobiel beheer die onze leveranciers destijds met hun software meeleverden niet goed werkten, hebben we meteen ook geïnvesteerd in Mobile Device Management (MDM).” Budget regelen voor dergelijke innovatieve toepassingen is voor Van den Berg geen probleem: “De cultuur in onze organisatie is: als we ergens efficiencywinst of productiviteitsverbetering kunnen behalen, dan moeten we dat doen. Als ik een duidelijke businesscase kan overleggen, dan komt het innovatiebudget er wel. Dat dwingt ons ICT-ers om voortdurend oog te hebben voor onze primaire processen, om te weten wat er op de werkvloer speelt. Want alleen dan kunnen wij inschatten of een nieuwe technologie meerwaarde heeft voor onze collega’s of voor de cursisten.”

Beheer mobiele omgeving

Innovam is al jaren een trouwe gebruiker van VMware. Toen dit bedrijf AirWatch overnam, was dat voor Van den Berg reden om deze oplossing voor het beheer van de mobiele omgeving te onderzoeken. “Onze bestaande MDM-software liep tegen zijn grenzen aan. Bij VMware zijn wij een ‘academic’ klant. Zij hebben namelijk een kortingsprogramma voor educatieve instellingen, de leveranciers van de andere oplossingen die wij bekeken hadden dat niet. Bovendien hebben wij voorgesorteerd op het feit dat VMware van plan is om de mobility-oplossing meer te integreren in het virtualisatieplatform. We denken daar in de toekomst efficiencyvoordelen mee te behalen op het gebied van beheer.”

Het beleid van Innovam is dat zij alle oplossingen die ze zelf gaan beheren ook zelf implementeren, al dan niet met hulp van de desbetreffende leverancier of een implementatiepartner. Dat gold ook voor AirWatch. Van den Berg: “Dat liep prima, maar het is natuurlijk wel een tijdrovende klus. We hebben er daarom bewust voor gekozen om eerst alleen de standaardfunctionaliteit te implementeren. Dat was voor ons voldoende om de mobiele werkplekken en de mobiele les- en examendevices te provisionen, beheren en beveiligen.”

Examen op locatie op iPad

De oplossing is eerst uitgerold in de kantooromgeving. In 2016 volgde ook de les- en examenomgeving. Van den Berg verklaart: “We hebben dit momentum aangegrepen om wat te veranderen in de manier van examineren. Veel van onze examens bestaan uit een parcours met verschillende opstellingen waar deelnemers langs lopen. Over iedere opstelling krijgen ze een aantal vragen. We zijn ooit begonnen met een radiografische handset waarop drie knoppen zaten: ja/nee/help. Toen we in 2009 VDI introduceerden konden we het beheer een flink stuk efficiënter maken door gebruik te maken van thin clients. Deelnemers liepen van computer naar computer en vulden daarop de antwoorden in. In 2016 zijn we weer teruggegaan naar het concept waarbij we deelnemers een device meegeven, alleen is dat nu een iPad. Het grote voordeel daarvan is dat we deze hardware ook kunnen meenemen naar de klant als die wil dat wij de examens op zijn locatie afnemen, zonder dat dit afbreuk doet aan de beveiliging en zonder dat ons dat een extra beheerlast oplevert. Wij hebben als ICT-afdeling alleen wat extra werk aan het controleren of we gebruik kunnen maken van het netwerk van de klant of dat wij onze koffer met netwerkverbindingen moeten meenemen.”

Nieuwe functionaliteit uit bestaande oplossing

Toen het afnemen van examens op iPads naar behoren werkte, was het tijd voor de volgende stap: onderzoeken welke features zouden kunnen zorgen voor een volgende efficiencyverbetering of productiviteitsverhoging. Dat werk is uitbesteed aan een consultant van Axians. Eigenlijk bij toeval, vertelt Van den Berg. “Wij zijn al jaren klant bij Axians voor alles aangaande ons netwerk en de security. Door de relatie op het gebied van ontwerp, bouw en support van wired, wireless, en security netwerken was er ook het vertrouwen om de innovatieve AirWatch oplossing met Axians op te pakken. Een paar jaar geleden zijn zij sterk gegroeid en is het aantal specialismen uitgebreid. Toen wij tijdelijk capaciteitstekort hadden op de ICT-afdeling hebben we hen gebeld en gevraagd of zij ons een goede systeembeheerder konden uitlenen. Dat konden ze. Axians stuurde iemand met veel VMware ervaring en ik merkte al snel dat wij veel meer van zijn kennis gebruikten als we hem op projecten lieten werken dan wanneer we hem zouden inzetten voor het oplossen van incidenten. Ik gaf hem het AirWatch project en zei: kijk maar eens welke features voor ons interessant zijn. Hij ontdekte de functionaliteit App Tunnel, waarmee je afhankelijk van het type applicatie dat je opstart wel of geen VPN-tunnel opbouwt. Dat is handig voor onze buitendienst als zij CRM willen gebruiken. Voorheen moesten ze altijd eerst een VDI-sessie opstarten om een beveiligde verbinding te krijgen. Dat is voor hen extra rompslomp en bovendien vergt dat best veel bandbreedte van het netwerk. Nu kunnen zij gewoon via een smartphone, tablet of laptop direct de CRM-applicatie opstarten. AirWatch doet de authenticatie, waardoor je niet eerst een VDI-verbinding hoeft op te starten voordat je kunt inloggen. Voor een buitendienstmedewerker die vanuit de auto een telefoontje doet en daarna even iets wil bijwerken in CRM is dat razend handig. Vroeger werkte hij die kleine dingen ’s avonds thuis bij omdat het opstarten van de verbinding teveel tijd kostte. Nu is dit tussendoor zo gebeurd.”

Partnership stimuleert innovatie

Van den Berg is erg tevreden over de aanpak en het resultaat. “We maken nu optimaal gebruik van de kennis van de Axians consultant en hebben nieuwe functionaliteiten in AirWatch sneller beschikbaar dan wanneer we dat zelf hadden moeten uitzoeken.” Hij is ook blij met de flexibele opstelling van Axians. “We vroegen om een systeembeheerder en we laten hem uiteindelijk andere werkzaamheden doen. Voor beide partijen is dat een win-win, want Axians had deze functionaliteit ook nooit eerder geïmplementeerd. Zij doen nu dus zelf ook nieuwe kennis op.”

Deze manier van werken is tekenend voor het jarenlange partnership dat beide bedrijven hebben. Van den Berg: “Axians kent ons bedrijf en voelt aan waar onze behoeften liggen. Zij helpen ons innoveren. Het contract is niet leidend in de manier waarop we samenwerken. We kijken hoe we elkaar kunnen versterken zodat het partnership een win-win is. Dit project is daarvan een heel mooi voorbeeld.”