Voorraadbeheer verbeteren? Stop met balansen!

Elk jaar weer sluiten veel bedrijven één dag de deuren. Alles ligt stil en een select gezelschap komt samen voor de eindejaarsbalans. Op 1 of 2 januari staat alles in het teken van het tellen en corrigeren van de winkelvoorraad. Altijd speciaal, om zo in een stille winkel of verder leeg bedrijfspand rond te lopen. Na het tellen worden alle lijsten verzameld en moet de voorraad ingevoerd worden. Dubbelchecken of er geen fouten zijn gemaakt en de tellijsten in een grote map met daarop ‘BALANS 20XX’. De voorraad is geteld en ingevoerd in het systeem. Daarna met z’n allen pizza en bier en morgen weer over tot de orde van de dag. Is dit efficiënt voorraadbeheer? Ik vind van niet. Mijn tip: maak gebruik van replenishment software en stel een aantal verstandige regels op om de voorraad zo slim mogelijk te tellen. En dit is waarom..

Waarom een eindejaarsbalans?

Waarom doen we dit eigenlijk? Omdat de accountant een betrouwbaar inzicht wil hebben in de voorraad op het moment dat de jaarrekening moet worden opgemaakt. Een terechte vraag van de accountant; de voorraadwaarde is een belangrijk onderdeel van de waarde die het bedrijf vertegenwoordigt. Maar is dit nou wel zo handig, zo’n eindejaarsbalans? Het doel van het balansen is het opleveren van een voorraadstand waarvan de accountant zegt: dit geeft een betrouwbaar beeld van de voorraadwaarde. Is balansen dan de beste manier om dat voor elkaar te krijgen? Vroeger kon men niet anders. Toen was dit dé manier voor voorraadbeheer. Op papier de voorraadstand continu bijhouden was namelijk ondoenlijk. Alleen door alles in één keer te tellen en vast te leggen was het mogelijk om de totale voorraadwaarde te berekenen.

Voorraadbeheer met replenishment software

Nu geldt dat eigenlijk niet meer. Nu zijn er computers en die vergeten niets. Vertel je replenishment software wat de voorraad is op een gegeven moment en het systeem onthoudt dat. Zorg dat alle transacties ook worden vastgelegd en de voorraad houdt zichzelf bij. Aan het einde van het jaar een uitdraai maken van de voorraadstand, vermenigvuldigen met de waarde per product en voilà; de voorraadwaarde kan worden toegevoegd aan de jaarrekening. Voorraadbeheer op zijn best!

Zo ver zijn we echter nog niet. Het vertrouwen van accountants in de onfeilbaarheid van de computersystemen en de mensen die ze bedienen is daarvoor ontoereikend. Er wordt vereist dat aangetoond kan worden dat voorraad gecontroleerd wordt. Er moet verslaglegging zijn die aantoont dat de voorraad die in de boeken staat ook daadwerkelijk aanwezig is. Dus dan toch maar weer balansen?

Nadelen balansen

Liever niet, eigenlijk. Er zitten namelijk nog al wat nadelen aan het balansen. Eén: balansen is foutgevoelig. Wanneer iemand heel veel artikelen moet tellen, is de kans dat daar een fout in wordt gemaakt groter dan wanneer iemand maar een beperkt aantal artikelen hoeft te tellen. Twee: balansen kost tijd. Tijd die ook aan iets anders besteed had kunnen worden. Drie: balansen kost geld. Denk onder meer aan de loonkosten van de medewerkers die balansen (los van de pizza en bier).

Alternatief voor balansen

Als balansen dan zo’n slecht idee is, is er dan een alternatief? Jazeker. Tegenwoordig zijn er heel veel softwarepakketten die mogelijkheden bieden om de vraag van de accountant op een andere manier te benaderen. Het overleggen van een betrouwbaar inzicht in de voorraad op 1 januari is mogelijk zonder te balansen. Alles tellen op een vaststaande datum is helemaal niet nodig. Alleen tellen wanneer het handig is en steeds een klein deel van de voorraad tellen levert het gewenste resultaat op.

Wanneer wel uw voorraad tellen?

In een aantal gevallen is het wel handig om uw voorraad te tellen. Dit gaat bijvoorbeeld om de volgende situaties:

• Als het duidelijk is dat de voorraad niet kan kloppen: administratieve voorraad minder dan 0 betekent tellen.
• Als er zo weinig mogelijk voorraad in huis is, vlak vóór het bijvullen is een goed moment om te tellen.

Een tip hierbij; stel een aantal verstandige regels op om de voorraad zo slim mogelijk te tellen. Vul dit aan met een periodiek systeem om de overige voorraad te tellen. Leg vast wanneer voor elk artikel de voorraad voor het laatst geteld is en hiermee kan op elk gewenst moment inzicht worden verkregen in de voorraadwaarde. Dát is efficiënt voorraadbeheer!

Het resultaat?

De accountant kan tevreden zijn, de controle op de voorraad is geborgd en de voorraadwaarde klopt. En als bonus helpt een betrouwbare voorraadstand om de aanvulling efficiënter te maken. Sterker nog: een betrouwbare voorraad is een absolute vereiste voor een effectief automatisch bestelsysteem. Maar dat is weer een ander verhaal.