Hoe kun je laagdrempelig starten met P2P in Exact Synergy?

Elke 20 seconden verspillen organisaties wereldwijd 1 miljoen euro door slecht uitgavenbeheer. Dit komt neer op 1.600 miljard euro per jaar. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor een geautomatiseerd inkoopproces. Maar welke mogelijkheden zijn er? En waar begin je? Robin en Hans geven een blauwdruk om het purchase-to-pay (P2P) proces te automatiseren. Ook vertellen ze welke mogelijkheden Exact Synergy biedt. Die blijken bijna eindeloos. “In Exact Synergy ligt een gestroomlijnd P2P proces binnen handbereik”, aldus Robin. En daar kun je relatief eenvoudig mee starten.

“Onvoldoende grip op de inkopen binnen organisaties begint bij gebrek aan inzicht in wát er gekocht wordt”, aldus Hans. “Inkopen worden vaak niet vastgelegd in het systeem en men heeft geen idee dat sommige artikelen vaker worden gekocht.” Minstens zo funest is het doen van losse aankopen bij een groot aantal leveranciers, zonder dat er wordt nagedacht over het budget. “Beter sluit je een – goed onderhandeld – inkoopcontract af met enkele vertrouwde leveranciers, bij voorkeur met staffelvoordelen”, verklaart Hans. “Daarnaast is het voor de afdeling finance enorm frustrerend en tijdrovend om steeds weer na te gaan wie een bestelling plaatste, voordat de betaling in gang kan worden gezet.” Hoe los je dit op?

Een P2P blauwdruk in Exact Synergy

Robin toont het antwoord in de vorm van een blauwdruk van een goed ingericht P2P proces (figuur 1.). Hierin gaat hij uit van Exact Synergy voor workflow en procesautomatisering, Exact Globe als financiële administratie en scan & herken software voor het inlezen van facturen, zoals Scan Sys ImageCapture.

Van bestelaanvraag tot goedkeuring

Alles begint bij een bestelaanvraag, die eerst moet worden goedgekeurd. Zo kan inkoop nagaan of de aanvraag conform voorwaarden is en kunnen budgethouders de bestelling vooraf goedkeuren – en niet pas nadat de verplichting is aangegaan. Extra handig: “Budgethouders kunnen vanuit het systeem een budgetoverzicht genereren, zodat ze direct zien of er nog budget is”, aldus Robin.

Van bestelling tot bestelbon

Na goedkeuring kan de bestelling worden geplaatst. “Hier wordt een bestel- of verplichtingsnummer gegenereerd, zodat de leverancier dit als referentie kan gebruiken bij facturatie.” Tegelijkertijd kan een  ontvangstverzoekregistratie worden gegenereerd – om aan te geven of de bestelling naar tevredenheid is geleverd – en de verplichting worden vastgelegd.

Van factuur tot betaling

Robin: “Zodra de factuur binnenkomt, matcht scan & herken software deze aan de hand van het bestelnummer met de bestelling. Na boeking wordt de factuur als ‘geblokkeerde boeking’ in Exact Globe vastgelegd.” Daarna wordt in Exact Synergy een verzoek gegenereerd voor vrijgave voor betaling. Doordat de factuur, ontvangst en bestelling hetzelfde referentienummer hebben, kun je ‘three-way matching’ toepassen. Robin: “Oftewel, voldoet de factuur aan de bestelling en is er geleverd volgens afspraak?”. Tot slot wordt de betaling gegenereerd.

Eindeloze mogelijkheden voor je P2P proces

“De mogelijkheden binnen Synergy zijn eindeloos, maar het is ook mogelijk om eenvoudig te starten”, vat Robin het verhaal samen. “Wanneer je de tweede P – ‘Pay’, dus goedkeuring van facturen – geautomatiseerd hebt, is het relatief eenvoudig het proces van de eerste P – ‘Purchase’ – toe te voegen.” En als je al met Synergy werkt en beschikt over de juiste Synergy-rollen, is een extra investering gering – zo voegt Hans toe. Hij besluit: “En aangezien Synergy al bekend is binnen je organisatie, zal de oplossing snel geadopteerd worden.”

Negen functionaliteiten in Synergy voor het stroomlijnen van je P2P proces

Wist je dat dit allemaal kan binnen Synergy?

• Autorisatiematrix: Hierin geef je aan wanneer welke persoon moet goedkeuren.
• Verplichtingenadministratie: Door bestellingen of verplichtingen vast te leggen, heb je inzicht in toekomstige uitgaven. Op basis hiervan kun je eventueel voorzieningen boeken.
• Budgetcontroles: Door budgetten te registreren heb je altijd inzicht in de status en uitputting van je budgetten én kun je bijvoorbeeld overschrijdingen tijdig signaleren.
• Automatiseren bestelbon: De bestelling kan geautomatiseerd en op basis van een vast template automatisch verstuurd worden naar de leverancier en vastgelegd worden in het systeem.
• Punch out koppelingen: Je kunt vanuit Synergy een ‘uitstapje maken’ naar webshops, zodat de bestelling direct daarin wordt geplaatst.
• Contractadministratie: Door contracten uit het P2P proces te registeren in Synergy, is van daaruit inzichtelijk welke contracten er zijn, welke waarde deze vertegenwoordigen en wat belangrijke data zijn.
• Goederen en diensten: Je kunt het P2P proces inrichten op zowel goederen als diensten.
• Signaleringen: Doordat alle data zijn vastgelegd in het systeem, kunnen signaleringen ingesteld worden m.b.t. onder meer doorlooptijden van bestelaanvragen, ontbreken van ontvangstbevestiging, levering van bestelling en betaaldata.
• No hands accounting: Je kunt middels zelf gedefinieerde business rules diverse processen automatiseren. Denk aan het automatisch genereren van inkoopboekingen op basis van een verplichting en de betaling automatisch accorderen m.b.v. ‘three way matching’. Handmatige acties worden hiermee tot een minimum beperkt.