Het is misschien wel een van de grootste irritaties bij uitvoeringsorganisaties binnen de overheid: niet door kunnen, omdat je moet wachten op financiële input van een ander. Stel, aan het einde van de week moet de projectmanager eigenlijk alle uren van zijn projecten goedkeuren, maar hij heeft nog niet alles binnen. Alweer niet. Hierdoor kunnen nog niet alle rapportages worden opgeleverd. Met als gevolg: de urenstaten kunnen niet verwerkt worden en de facturen de deur niet uit. Wat nu?
Financiële verrassingen
Nog zo’n onhandige situatie; er komt een inkoopopdracht – van een aanzienlijk bedrag – te laat binnen. Die was per abuis blijven hangen in de mailbox van een collega. Het gevolg? De factuur kan niet in de juiste maand meer worden opgemaakt en verstuurd. Hier kun je nogal gefrustreerd van raken. Want hoe kun jij de maandafsluiting netjes afronden als je nog niet alle financiële informatie op een rijtje hebt kunnen krijgen? En wat nu als er nog meer van dit soort verrassingen volgen?
Decentraal inkoopproces
Uitvoeringsorganisaties hebben het inkoopproces vaak decentraal ingericht. Oftewel, collega’s van verschillende afdelingen kunnen zelfstandig producten en diensten aanschaffen bij verschillende leveranciers. Kleine bestellingen worden geplaatst via telefoon of email en deze bestellingen worden nergens goed geregistreerd. Was er nog wel budget voor deze bestelling? En weet men op de finance afdeling wel bij welke bestelling deze factuur hoort en of deze betaald kan worden?
Meer efficiency door één leidend systeem
Het moeten wachten op de financiële input van collega’s frustreert én vertraagt. Je kunt immers niet verder met je werk. Door met één leidend systeem te werken, waarin ook collega’s buiten de financiële afdeling uren en facturen kunnen indienen, kun je veel efficiency behalen.
“Het moeten wachten op de financiële input van collega’s frustreert én vertraagt.
Je kunt immers niet verder met je werk.”
Voorbeeld uit de praktijk: Grote verwerkingswinst voor Energie Beheer Nederland (EBN)
Dankzij één leidend systeem heeft Energie Beheer Nederland (EBN) forse tijdsbesparingen kunnen realiseren op de financiële afdeling. EBN koos in 2019 voor Axians als partner voor de verdere ontwikkeling van de financiële processen en de daaraan gekoppelde aanschaf, implementatie en het onderhoud van de financiële software van Exact. En met zeer positief resultaat:
“Wij winnen letterlijk dagen per proces. Kijk bijvoorbeeld naar het facturatieproces, dat is nu nagenoeg geautomatiseerd in Exact. Waar daar eerder twee mensen op zaten, is daar nu nog maar één persoon één dag in de week mee bezig. Je ziet echt dat we door meer efficiency grote verwerkingswinst hebben.”
Wil je een beter beeld van de financiële werkelijkheid?
Het moeten wachten op input van collega’s is een van de zes situaties die je vertellen dat ook collega’s buiten de finance afdeling – beperkte – toegang tot je systeem nodig hebben. Gelukkig kan dit op een veilige en efficiënte manier! Meer hierover weten? Download ons e-book ‘6 Situaties waarom collega’s buiten finance toegang tot je systeem nodig hebben’. Een co-creatie van Exact en Axians.
