Veel sectoren zijn hard geraakt door de coronacrisis. De zorg- en welzijnssector laat echter als één van de weinige sectoren een groei in werkgelegenheid zien. Toch heerst er een personeelstekort want het is algemeen bekend dat zorgverleners onder druk staan. Niet per se omdat cliënten veel aandacht en zorg vragen, maar omdat de financiering van de zorg steeds meer verantwoording eist. De administratieve rompslomp is een bron van werkdruk en verhoogt stress bij zorgverleners. Wat nou als er een werkwijze is waarbij de administratie onderdeel wordt van het zorgproces? Een online werkplek waardoor je alles ter plekke bij de patiënt vastlegt. Margaux Smid legt uit hoe zo’n werkplek werkt en vooral: hoe het bijdraagt aan een efficiënte bedrijfsvoering.
Corona laat zien hoe flexibel de zorg is. Op dit moment is er een grote operatie gaande om corona te bedwingen en vaccinaties voor te bereiden en uit te voeren. Maar hoe werk je vanuit huis in de zorg? Kan dat? Margaux Smid legt uit: “Het gebruik van de werkplek is al veel veranderd en online communiceren is de norm geworden, ook naar de cliënt. Ons adaptieve vermogen blijkt dus heel groot te zijn. We zijn écht in staat om verandering te creëren en toe te passen.”
Het is dus een ideaal moment om de online werkplek te introduceren. “Als zorgverleners nu bij cliënten zijn, noteren ze zaken op een briefje. Bij de volgende cliënt gebeurt hetzelfde en aan het eind van de dag wordt alle info uitgevoerd. Dit is heel foutgevoelig”, vertelt Margaux. “Een online werkplek neemt deze foutgevoeligheid weg en maakt dat er veel efficiënter gewerkt kan worden. De informatie wordt ter plekke ingevoerd: geen dubbel werk en geen fouten.”
Voorwaarden voor implementatie
Voordat een online werkplek geschikt is om in de zorg te implementeren, moet het aan veel voorwaarden voldoen. Margaux legt uit: “De werkomgeving moet informatie kunnen verwerken en informatie geven. Bovendien moet alle informatie over de cliënt direct op te roepen zijn want historische informatie kan bepalend zijn voor het herkennen van patronen of een acuut probleem inzichtelijk maken. Ook moet de informatie die wordt ingevoerd gelijk worden verwerkt zodat ook de verantwoording naar verzekeringsmaatschappijen is gewaarborgd.”
Basisgereedschap
“De online werkplek wordt het basisgereedschap voor de zorgverlener”, verklaart Margaux. “Het moet passen bij de organisatie en de gebruiker. Iemand die veel onderweg is, werkt bijvoorbeeld vanaf een smartphone, iemand die zorg verleent op één locatie, werkt vanaf een tablet en iemand die veel achter een bureau zit, werkt vanaf een pc of laptop. Dit verhoogt de efficiëntie en het gebruiksgemak.”
Op het moment dat de zorgverleners de pc, tablet of smartphone opstarten, komen ze in de eigen werkomgeving terecht. Hier hebben ze toegang tot alle informatie die op dat moment voor hen van toepassing is. Margaux: “Als je in de auto zit, moet je dus geen grote verslagen willen invoeren. Dan is een werkomgeving met mail, roosterplanning en nieuwsberichten vanuit de organisatie vaak al voldoende. Afhankelijk van het beleid van de organisatie kan het zijn dat ze daarnaast nog meer informatie zien.”
Abonnement op innovatie
De online werkplek van Axians wordt al door verschillende zorginstellingen gebruikt. Deze gebruikers merken vooral een grote vooruitgang op het gebied van innovatie. “Als een klant met een traditionele werkomgeving innovatieplannen had, verliep de integratie met de werkplek moeizaam en bovendien was het erg kostbaar door het maatwerk. In de online werkplek van Axians zijn koppelingen eenvoudiger, waardoor het systeem sneller is en de prijs gunstiger. De applicatie monitort continu wat er speelt en waar behoefte aan is. Hierdoor wordt de vinger meteen op de zere plek gelegd en de workflow geoptimaliseerd. De online werkplek is een ongoing proces, een soort abonnement op innovatie”, aldus Margaux.
Toekomstproof
Medewerkers merken dat er dankzij de online werkplek veel meer ruimte vrijkomt om bezig te zijn met de zorg. Bovendien is het 24/7 beschikbaar waardoor er meer flexibiliteit ontstaat. Leidinggevenden hoeven zich geen zorgen te maken over de toekomst van de systemen. “Margaux vult aan: De werkplek heeft geen maximale houdbaarheid en is hierdoor dus erg duurzaam en toekomstproof. De hardware zoals een laptop of een smartphone is daarnaast zelfs beschikbaar als leaseconstructie. Bij een defect staat er binnen 4 uur een nieuwe op de stoep.”
“Ik ben ervan overtuigd dat een nieuwe online werkplek ervoor zorgt dat de zorg in waarde toeneemt. De online werkplek haalt veel belemmeringen weg waardoor zorgmedewerkers meer werkgeluk ervaren. Ze krijgen meer ruimte voor hun passie omdat de randvoorwaarden zijn ingevuld. Ze houden meer netto zorgtijd over. Dit resulteert in gelukkigere cliënten en patiënten omdat de zorgmedewerkers met de juiste middelen en emoties zorg verlenen”, besluit Margaux.
