Leer in 10 minuten
- Wat de randvoorwaarden zijn voor data governance
- In welke stappen je een roadmap opstelt
- Hoe je die roadmap goed uitvoert
Datagedreven werken staat bij veel bedrijven hoog op de agenda. Iedere medewerker moet aan de slag kunnen met data om er waarde uit te halen voor het bedrijf. Maar dat vraagt wel wat. Zo moet je taken en verantwoordelijkheden over datagebruik beleggen in de organisatie en heb je beleid en spelregels nodig over hoe iedereen met data omgaat. Data governance dus. Het realiseren daarvan blijkt in de praktijk niet zo eenvoudig en vaak blijft het bij losse datamanagement initiatieven. Wat je nodig hebt, is een roadmap naar data governance. De 5 stappen in dit artikel helpen je tot zo’n roadmap te komen en die ook uit te voeren.
1. Zorg voor de juiste uitgangspositie
De weg naar een gestructureerd data governance programma begint met enkele randvoorwaarden. Zo moet je organisatie allereerst klaar zijn om te starten. Als er bijvoorbeeld een ingrijpende reorganisatie gaande is of er een ‘crisis’ dreigt, dan is het niet het moment om met data governance aan de slag te gaan. Want de veranderingen die gepaard gaan met data governance kunnen alleen succesvol zijn als er voldoende aandacht, prioriteit en tijd in de organisatie is. Wat dan? Dan werk je gewoon verder aan eventuele lopende initiatieven en wacht je tot het stof is neergedaald. Tenzij de problemen natuurlijk te maken hebben met een gebrek aan data governance, denk aan een datalek of compliance-issue. Dat is een reden om juist zo snel mogelijk te beginnen!
De tweede randvoorwaarde is dat je data governance multidisciplinair aanpakt. Dit betekent niet meteen dat alle afdelingen van je organisatie vanaf het begin betrokken hoeven te zijn. Het is vooral belangrijk dat het niet alleen een feestje is van IT, het management of je data privacy officer. Zorg dat de diverse stakeholders samenwerken aan data governance en dat het breed wordt gedragen in je organisatie.
Een derde randvoorwaarde is dat je sponsors hebt, liefst op directieniveau. Want de implementatie van data governance is een verandering voor zowel business als IT, je hebt sponsorship hoog in de organisatie nodig om besluiten over afdelingen heen te nemen. Bovendien moet je voldoende middelen en mensen vrij zien te krijgen.
2. Zet een goed fundament voor data governance neer
Als je gaat bouwen, heb je een goede basis nodig. Zo is het ook met data governance. Met een stevig fundament voorkom je dat je data governance initiatieven los zand zijn. Hoe je dat doet, staat uitgebreid beschreven in het e-book ‘Data Governance – Het fundament voor datagedreven werken’. Maar de essentie is dat je:
- een concept ‘handvest’ maakt dat beschrijft hoe je data governance in je organisatie gaat neerzetten
- een mandaat van een overkoepelende sponsor in je organisatie krijgt voor het starten van het data governance programma
- het handvest toetst bij de verschillende stakeholders in je organisatie om te zien of het aansluit bij de behoeften en verwachtingen en om eventuele conflicterende belangen in beeld te krijgen
- het goedgekeurde handvest vertaalt naar een werkplan
Overigens hoeft je handvest niet helemaal compleet te zijn. De grote lijnen en een aantal illustraties van oplossingsrichtingen zijn voldoende om je eerste doel te bereiken: dat je organisatie het eens is over het belang van data governance.
Denk trouwens in deze fase ook alvast na over hoe je je data governance plannen in de organisatie laat landen, zodat ze niet blijven ‘hangen’ in het programma. Zo heb je voor een aantal activiteiten in je data governance programma nieuwe rollen en processen in je organisatie nodig. Dat zal impact hebben op het werk van mensen. Eventuele belemmeringen daarbij wil je op tijd wegnemen en je wilt betrokken afdelingen op tijd informeren en meenemen. Houd je hier vooraf geen rekening mee, dan kom je tijdens het uitvoeren van je roadmap in de problemen.
In de volgende stap zet je alles wat er speelt op datagebied op een rij om tot een juiste prioritering van je data governance activiteiten te komen.
3. Inventariseer alle data-initiatieven
Vanuit je data governance programma ga je stappen zetten om data-initiatieven te ondersteunen of mogelijk te maken. Bij ieder initiatief kijk je steeds hoe je beleid, regels, tools en kennis die je implementeert uit kunt rollen naar de gehele organisatie. En wat daarvan de waarde is voor je bedrijf! Dit om te zorgen dat het draagvlak voor je programma snel toeneemt. Je hoeft niet alles meteen volledig uit te rollen, begin je data literacy programma bijvoorbeeld eerst op de marketingafdeling en breid dat pas later uit naar de rest van de organisatie. Zo doe je eerst ervaring op die je kunt gebruiken bij de verdere uitrol.
Maar welke data-initiatieven met een data governance aspect lopen er allemaal in je organisatie? Zo’n data-initiatief kan een specifieke business case zijn, maar bijvoorbeeld ook gaan over data-architectuur of compliance, zoals voldoen aan de AVG. Er zijn waarschijnlijk allerlei initiatieven die een relatie met je data governance programma hebben, binnen allerlei bedrijfsonderdelen. Het liefst werk je aan data-initiatieven waar data governance ook een positieve bijdrage levert aan het eindresultaat, wat het draagvlak voor je programma nog verder vergroot. Als je bijvoorbeeld een dashboard project ondersteunt om de datakwaliteit op orde te krijgen en definities van gegevens goed vast te leggen, zal dat het projectresultaat voor alle betrokkenen sterk verbeteren. Mogelijk zijn er ook data-initiatieven waar bepaalde data governance aspecten gewoon een randvoorwaarde zijn, of zelfs een verplichting.
Nog mooier is het als je organisatie al een datastrategie heeft, die is afgeleid van de bedrijfsstrategie. Vanuit die datastrategie kun je dan tot data governance initiatieven komen. Dat doe je door eerst te onderzoeken wat je belemmert om je datastrategie goed in te vullen. Daarbij kijk je op projectniveau naar laaghangend fruit, maar ook over projecten heen. Denk bijvoorbeeld aan problemen met datakwaliteit, het ontbreken van definities of datamodellen, het vastleggen van complexe businesslogica of onduidelijk eigenaarschap van data. Vervolgens ga je na hoe je je datastrategie nog ambitieuzer maakt met data governance. Ook kijk je hoe je kosten kan besparen voor je organisatie en waar je mogelijk risico’s loopt als het om data en compliance gaat.
Heb je alles goed in kaart? Dan maak je een overzicht van alle data governance initiatieven die op je roadmap moeten komen te staan. Je data governance organisatie zorgt voor een goede uitvoering van alle initiatieven en vertaalt ze naar de gehele organisatie. Niet alleen met tools, maar ook met beleid, regels en kennis.
Data governance initiatieven overstijgen bijna altijd projecten en de implementatie ervan is een doorlopend proces. Maar heb je een aspect in één project ondervangen, dan is dat overdraagbaar naar andere projecten of wellicht bedrijfsbreed toepasbaar. Daarom is sponsorship vanuit de top ook zo belangrijk, het stelt je in staat om van project- naar organisatieniveau te gaan. Een voorbeeld ter illustratie. Stel, er is ergens een project waarin over dataretentie wordt nagedacht. Dan kun je dit project vanuit je data governance programma helpen bij het ontwikkelen van beleid over hoelang data mag of moet worden bewaard. Dit beleid rol je vervolgens uit door de hele organisatie. Daarbij laat je meteen zien wat de toegevoegde waarde van dit data governance initiatief is voor je bedrijf: beter voldoen aan de AVG en kostenverlaging voor dataopslag. Het tonen van de meerwaarde van je initiatieven is belangrijk om het draagvlak voor data governance in je organisatie te vergroten. Maar natuurlijk is het ook mooi als je met data governance aantoonbaar bijdraagt aan het succes van een data-initiatief in een project. Bijvoorbeeld dat de datakwaliteit op orde is doordat definities goed zijn beschreven.
4. Stippel je data governance roadmap uit
Nu ga je je data governance roadmap uitwerken, een leuke puzzel! Je werkt toe naar de stip op de horizon uit het handvest. Wat moet er gebeuren om die te bereiken? Welke stappen zet je, in welke volgorde? Dit wordt bepaald door je data-initiatieven en de waarde die ze voor je organisatie creëren. En je denkt er misschien niet meteen aan, maar een aspect als compliance heeft ook waarde! Het liefst begin je met initiatieven die relatief eenvoudig zijn en veel waarde hebben. Hoe je die kiest? Door met je stakeholders alle initiatieven te plotten in een waarde/inspanning matrix. Op deze manier bepaal je wat prioriteit heeft en wat je op de korte termijn aanpakt en wat op de lange. Normaal gesproken begin je met de quick wins: weinig inspanning en veel waarde.
Een waardevolle oplossing die ingewikkeld is (strategisch), kun je wellicht in stukjes hakken. Ben je nog niet volledig zeker over wat gaat werken en wat niet? Voer dan een proof of concept uit in een deel van je organisatie. Ook zo’n PoC maakt onderdeel uit van je roadmap.
Let bij het opstellen van je roadmap wel op dat je niet probeert alle ‘spelregels’ in één keer te implementeren. De organisatie heeft tijd nodig om zich aan te passen aan de nieuwe regels, en als je te veel in één keer probeert te doen, haal je het momentum uit de data-initiatieven. Verspreid de uitrol van ‘spelregels’ daarom over de tijd en kijk wanneer je organisatie volwassen genoeg is voor nieuw beleid.
Per initiatief op de roadmap onderzoek je natuurlijk verschillende oplossingsrichtingen? Kijk ook of er al oplossingen en best practices in je organisatie zijn die je kunt (her)gebruiken. Is er al tooling aanwezig voor bijvoorbeeld datakwaliteit of data lineage? Zorg ervoor dat je voor iedere oplossing altijd vanuit vier aspecten redeneert: strategie & informatie, organisatie & proces, tools & architectuur en cultuur & gebruikers. Een succesvolle invoering van een oplossing vraagt bijna altijd aandacht voor aspecten in alle kwadranten (figuur 2). Uiteraard kan de nadruk verschillen per oplossing. Soms ligt de focus meer op processen, soms meer op cultuur en kennis. Soms ben je vooral bezig met het kiezen en het inrichten van tools, maar vergeet dan niet dat een organisatorische basis of training niet mogen ontbreken. Houd dus altijd alle vier de kwadranten in het oog!
Denk nu alvast na hoe je meetbaar gaat maken wat de stand van zaken is en hoe je het succes van je programma gaat communiceren.
5. Voer je roadmap uit
Het voorbereidende werk is gedaan en het moment is aangebroken dat je de roadmap stap voor stap gaat uitvoeren. Daarbij zijn er een paar belangrijke aandachtspunten. Zorg allereerst dat je het momentum behoudt. Dus niet ‘een project is klaar, dan nu even iets anders’. Data governance is een programma dat altijd doorloopt en waarbij je stappen telkens herhaalt! Daarnaast vragen je stakeholders de nodige zorg. Behalve dat je ze bij je plannen moet betrekken, is het belangrijk dat je data governance-initiatieven implementeert in de dagelijkse organisatie en niet vasthoudt aan programma- of projectrollen. Begeleid je stakeholders ook goed in het hele proces. Neem ze bij de hand, leg duidelijk uit wat er gebeurt en waarom, en blijf dat doen. En communiceer over je successen! Laat zien dat de volwassenheid van de organisatie op datagebied groeit en toon aan dat er nu zaken mogelijk zijn die eerder onmogelijk waren of dat problemen juist worden voorkomen.
Doe het agile
Wat je niet wilt bij het invoeren van data governance, is dat het je hele organisatie overhoop haalt. Pak het dus aan in kleine behapbare stappen, waarbij je continu leert en verbetert. Blijf in ieder geval leveren en gebruik oplossingen niet pas als ze helemaal tot in detail zijn uitgewerkt. De crux is dingen durven uitproberen. Werkt iets niet? Dan probeer je het op een andere manier. Op basis van je ‘lessons learned’ kun je oplossingen uitbreiden en optimaliseren. Let wel op dat je een oplossing aan alle bovengenoemde kwadranten toetst voordat je die implementeert, zoals al eerder benadrukt. Een technische tool is bijvoorbeeld pas klaar als gebruikers ermee kunnen werken en er processen zijn die beschrijven hoe ze dat doen. Pas dan kan je organisatie er de vruchten van plukken. Werkt een oplossing goed? Dan rol je deze uit naar andere delen van je organisatie. Door voortdurend te meten waar je staat, maak je daarbij je succes aantoonbaar. Schroom ook niet om je successen te delen en zo het draagvlak voor data governance te vergroten.
Tot slot is je roadmap niet in steen gebeiteld. Wees flexibel en herijk je roadmap om in te spelen op kansen en bedreigingen, want net als je organisatie zijn ook die aan verandering onderhevig. Daarbij wordt je data governance organisatie steeds volwassener. Je hoeft steeds minder te inventariseren welke data-initiatieven er lopen, omdat je er al ‘automatisch’ bij betrokken bent. Of je agendeert vanuit je data governance organisatie ook zelf nieuwe data-initiatieven, omdat je steeds meer de regie krijgt. Je zegt dan bijvoorbeeld ‘we willen volledig compliant zijn met de AVG, dus bij jouw data-initiatief moet er nu dit en dit gebeuren’. In het begin haak je in op lopende initiatieven om waarde aan te tonen, nu neem je de regie.
Hoe groot kan de toegevoegde waarde van data governance voor jouw organisatie zijn?