Er zijn veel standaard portals beschikbaar op de markt. Voor intranet is dat waarschijnlijk geen probleem, maar om het werkgeluk van jouw medewerkers daadwerkelijk te verhogen is het verstandiger om een portaal te bouwen dat is afgestemd op de wensen van de gebruikers. Hoe krijg je inzichtelijk wat een eindgebruiker écht wil, zodat je je niet laat leiden door ideeën en aannames? Het antwoord is eigenlijk heel simpel: door hen te betrekken bij het proces. Dat kan via een agile werkmethode, scrum om specifieker te zijn.
Je hebt ze vast wel eens voorbij zien komen: de borden vol met post-its, waar mensen dagelijks bijeen komen om de voortgang te bespreken. Dat is één van de onderdelen van scrum. Kort samengevat biedt scrum een framework om in teamverband een oplossing te ontwikkelen voor complexe problemen die echt waarde opleveren.
Binnen scrum werken de teamleden op een iteratieve manier en zijn de stakeholders actief betrokken tijdens het proces. De grootste voordelen van scrum zijn de snelheid, een beter resultaat en lagere kosten. Bovendien is het een transparant proces, zodat iedereen altijd op de hoogte is van de stand van zaken.
Scrum bestaat uit een aantal standaard processen, technieken en methoden. Eén van die onderdelen is een sprint. Sprints worden ook wel de hartslag van scrum genoemd. In deze fase, die een vaste lengte heeft van maximaal één maand, worden de ideeën omgezet in waarde. Voor een sprint start, worden zogeheten user stories (gebruikersverhalen) opgesteld. Deze verhalen geven een heldere en eenduidige beschrijving van de functionaliteit die eindgebruikers nodig hebben in een business proces. Alle user stories staan gebundeld op de product backlog, wat de basis vormt voor een sprint. Per sprint kiezen de developers een aantal stories om te ontwikkelen. Tijdens de daily scrum bespreken de developers de status hiervan.
Aan het einde van een sprint wordt, tijdens de zogeheten sprint review, minimaal één informatieproduct opgeleverd met een directe business case voor de eindgebruikers. Daarna vindt een retrospective plaats. Hierin bespreken de teamleden welke verbeterpunten er zijn om de kwaliteit en effectiviteit te verhogen. Zo weet je zeker dat de teamleden altijd streven naar verbetering en dat het proces in de toekomst steeds beter wordt.
Feedback
In welke fase je ook bent van de productontwikkeling, feedback is binnen het scrum-principe een onmisbaar element. Met name tijdens de sprint review kunnen en mogen de stakeholders niet ontbreken. De ontwikkelaars laten middels een demo zien wat zij in de afgelopen sprint hebben ontwikkeld. De gebruikers zijn nu aan zet en mogen feedback geven. Is alles naar wens? Mist er nog iets? Kan iets beter of anders?
Waarom is de feedback van eindgebruikers zo belangrijk? Zij voelen zich betrokken bij het ontwikkelproces en zien dat hun wensen worden omgezet naar concrete functionaliteiten. Zo weet je zeker dat het product voldoet aan hun wensen en het neemt de (potentiële) weerstand af wanneer het product daadwerkelijk in gebruik wordt genomen.
Wensen inventariseren
Het doel van scrum is om een product op te leveren dat waardevol is voor de eindgebruikers. Het is dus belangrijk om functionaliteiten te bouwen die waarde toevoegen. Maar hoe inventariseer je die wensen en hoe zet je dit om in een korte, eenvoudige beschrijvingen van een eigenschap (feature)?
Het is belangrijk natuurlijk om de wensen van de eindgebruikers te bespreken. Nog belangrijker is het om de achterliggende behoefte te achterhalen. Waarom is een bepaalde functionaliteit nodig? Wat is hier het doel van? Wat kan je daarmee bereiken? En nog belangrijker: wat levert het op voor de business? Door dit soort vragen te stellen, kom je tot de essentie van wat nodig is en niet wat je denkt of aanneemt.
Want in die aannames zit vaak de valkuil voor organisaties. We nemen aan dat alles duidelijk en helder is, maar in de praktijk is dat vaak niet zo. Maak alles daarom zo klein mogelijk. Daardoor kunnen er geen misverstanden ontstaan. De stakeholders weten wat zij kunnen verwachten en de ontwikkelaars bouwen waar behoefte aan is.
Design thinking is een goede methode om de wensen en behoeften van gebruikers (klant en/of medewerker) in kaart brengen. In de volgende blog behandelen hoe je deze behoeften transformeert tot een daadwerkelijk portaal waar gebruikers blij van worden.
