Gartner heeft weer een nieuwe term bedacht: workspace aggregation. Dit betekent zoveel als: werk en privé komen samen en versmelten als het ware in de werkplek. Daarbij wordt de werkplek gedefinieerd als de interface tussen mensen enerzijds en data en applicaties anderzijds. De werkplek kan dus een smartphone, tablet, laptop of desktop zijn.

Werkplekmanagement moet rekening houden met privégebruik

De aanjager achter workspace aggregation is BYOD of CYOD: mensen gebruiken privé en op hun werk hetzelfde apparaat. Dat begon met de telefoon, die zowel zakelijk als privé wordt gebruikt. Maar in toenemende mate zien we ook laptops en tablets met zo’n dubbelfunctie. Overdag wordt die gebruikt om toegang te krijgen tot het ERP-systeem, ’s avonds spelen de kinderen er een spelletje op of kijken YouTube. De verwachting is dat dat ook in ons land steeds vaker zal voorkomen.

Dit betekent nogal wat voor het workspace- of werkplekmanagement. Zeker omdat een laptop een veel opener karakter heeft dan een smartphone. Daarom is het op een laptop lastiger om een goede scheiding aan te brengen tussen zakelijk en privé. Dit vereist een holistische kijk op de werkplek, waarbij aandacht moet zijn voor enerzijds het gebruiksgemak en anderzijds de security.

Security mag niet ten koste gaan van gebruiksgemak

In het verleden waren gebruiksgemak en security vaak twee kanten van dezelfde medaille. Alle maatregelen die je nam om de security te vergroten, hadden impact op het gebruiksgemak. Dat accepteren medewerkers vandaag de dag niet meer. Als consument is het zo eenvoudig geworden om allerlei online diensten te nemen, dat gemak willen ze op hun werk ook. Als een tablet of laptop thuis tv of als audio-installatie fungeert, dan willen ze op hun werk niet ineens beperkt worden in welk apparaat ze voor welke taak gebruiken. Bovendien kiezen ze zelf wel met welke applicaties ze willen werken, en dat zijn niet altijd de tools die de organisatie voorschrijft. Dat kun je schaduw-IT noemen en verbieden, je kunt ook onder ogen zien dat het gebeurt en een manier bedenken om er goed mee om te gaan.

Belang werkplek neemt toe

Bij dit alles komt nog eens dat de werkplek vandaag voor veel meer taken wordt gebruikt dan tien jaar geleden. Neem een operator in een fabriek. Die had destijds niet eens een werkplek, er was hooguit een gezamenlijk mailaccount voor alle productiemedewerkers. Vandaag de dag staat diezelfde operator niet langer naast de machine om knoppen te bedienen, maar zit in het naastgelegen kantoor en houdt de machine op afstand in de gaten. Die machine geeft zelf aan wanneer die onderhoud nodig heeft, want sensoren monitoren alles.

Meer weten?

In dit complexe speelveld de juiste keuzes maken voor wat betreft de werkplek, is geen sinecure. Benieuwd welke ontwikkelingen op jouw organisatie afkomen en wat de impact daarvan is op de werkplek?