Microsoft maakt langzaam maar zeker de beweging om Teams neer te zetten als platform. Daarbij werk je niet langer primair vanuit je Outlook-omgeving en met SharePoint als centrale opslaglocatie van documenten, maar staat Teams centraal in alles wat je doet. Het grote voordeel van deze werkwijze is dat je alle tools op één plek hebt: (video)bellen, opslag van documenten, op afstand samenwerken aan één document.
Omdat Teams zo handig is als tool, zijn er veel afdelingen en projectgroepen die een Teams-site aanmaken. Zeker nu medewerkers door de coronamaatregelen gedwongen zijn zoveel mogelijk thuis te werken, is het handig om vanuit een omgeving te werken die is opgezet om samenwerken op afstand te stimuleren.
Noodzaak voor aparte SharePoint-omgeving verdwijnt
Zodra je een Teams-site opzet, wordt op de achtergrond ook een SharePoint-site aangemaakt. Ook is het mogelijk om een bestaande SharePoint-site aan Teams te koppelen. Op het moment dat je via Teams documenten deelt, dan sla je die automatisch ook op in SharePoint en andersom. Daarmee fungeert Teams dus ook als document management systeem (DMS) en verdwijnt van lieverlee de noodzaak om daar een aparte SharePoint-omgeving voor op te zetten.
Koppel je zaaksysteem of DMS aan Teams
Er zijn uiteraard ook bedrijven die naast SharePoint of in plaats van deze omgeving een specifiek DMS of zaaksysteem hebben, dat nog veel meer functionaliteit herbergt dan SharePoint of Teams biedt. Om ‘the best of both worlds’ te creëren stelt Microsoft applicatieleveranciers in staat om een Teams plug-in te maken, zodat het DMS rechtstreeks vanuit Teams te benaderen is.
Ratjetoe?
Werkt jouw bedrijf met SharePoint en Teams en zie je dat het een ratjetoe aan het worden is? Of wil je jouw DMS koppelen aan Teams maar weet je niet hoe dat werkt? Wij gaan graag met je in gesprek over hoe je de omgeving op een slimme manier inricht en hoe je medewerkers kunt trainen in het efficiënt gebruiken van de tools die hen ter beschikking staan. Neem gerust contact met me op.
