De vijf grootste problemen bij replenishment software

Onlangs ben ik bij welgeteld drie doe-het-zelf zaken op zoek geweest naar een deurdranger. Ik betrapte mezelf op de gedachte dit soort aankopen in het vervolg online te doen. Terwijl het ook in fysieke winkels beter kan. Ik vroeg me af; gebruiken deze winkels geen replenishment software? Of zijn de resultaten van hun replenishment software niet zoals beoogd? Dit kan een scala aan oorzaken hebben. Zo resulteerde mijn zoektocht naar een deurdranger zomaar in een aanleiding om replenishment software eens kritisch onder de loep te nemen. In dit blog vind je daarom een overzicht van de vijf grootste problemen waarmee je met replenishment software te maken kunt hebben. Én de oplossingen daarvan!

1. Je hebt geen goed beeld van je winkelvoorraad

Iedereen maakt het weleens mee: een winkelmedewerker die zonder blikken of blozen zegt dat het systeem aangeeft dat er ‘nog drie moeten zijn’. Terwijl het schap waar je voor staat toch echt leeg is.

Replenishment software zal nooit een succes worden als je je voorraad niet goed op orde hebt. Als je om te beginnen geen goed beeld van je voorraadstand hebt, voed je de replenishment software namelijk met incorrecte data. Hierdoor kan je replenishment oplossing geen goede aanvulling adviseren. ‘Garbage in, garbage out’, zoals we dat zeggen.

De oplossing schuilt in tellen. Slim tellen! Zo genereert onze eigen replenishment oplossing repleniQ naast de standaard telopdrachten op basis van data ‘dynamische telopdrachten’. Bijvoorbeeld als er sprake is van een negatieve geregistreerde voorraad. Liggen er volgens het systeem ‘min twee’ boormachines op voorraad? Reken maar dat repleniQ je een telopdracht voorschotelt. Ook als een product dat normaliter over de toonbank vlíegt ineens 30 minuten lang niet verkocht wordt, adviseert repleniQ een telopdracht. Gewapend met een handscanner wordt de winkelmedewerker op pad gestuurd om een bepaald artikel of artikelgroep te tellen. Daarbij is de interface van de handscanner zo ontworpen dat die lijkt op veel gebruikte apps. Zijn alle ‘bolletjes’ bij de diverse taken weg? Dan zit het werk erop! Dit zorgt ervoor dat ook nieuwe medewerkers zonder veel uitleg aan de slag kunnen.

“Liggen er volgens het systeem ‘min twee’ boormachines op voorraad?
Reken maar dat repleniQ je een telopdracht voorschotelt.”

2. Je replenishment software gebruikt voor elke situatie hetzelfde algoritme

‘One size fits all’ gaat zéker niet op in de datawereld. Als jouw replenishment software beschikt over slechts enkele of te simpele algoritmes voor het genereren van een forecast, komt je winkelvoorraad nooit overeen met de veranderlijke wensen van de consument. Verschillende situaties vragen namelijk om verschillende benaderingen.

Slimme replenishment software maakt gebruik van meerdere statistische formules om te kunnen anticiperen op afwijkend koopgedrag. Zo werkt het zelflerende algoritme van repleniQ met verschillende scenario’s op basis van 63 statistische formules. Het best passende scenario wordt gebruikt voor de voorspelling van het moment. De oplossing toetst dus voortdurend welk algoritme de werkelijkheid het beste benadert. En volgende week is dat – door allerlei interne en externe factoren – wellicht een andere dan deze week!

3. Te weinig historische data om je replenishment software mee te voeden

Op basis van de verkopen uit het verleden, creëert jouw replenishment software een forecast met bijbehorend besteladvies. Als er te weinig historische data is – bijvoorbeeld omdat je een nieuwe winkel opent of nieuw product gaat verkopen – daalt de betrouwbaarheid van die forecast. Hierdoor loop je het risico op derving of nee-verkoop.

Dit lost goede replenishment software op door te werken met een referentiefiliaal of referentieproduct. Een referentiefiliaal is een filiaal dat qua grootte, locatie, type winkelpubliek en concurrentie overeenkomt met je nieuwe winkel. De kans is namelijk groot dat de verkopen – en dus de benodigde voorraad – in dat geval overeen komen. Het is zélfs mogelijk om aan de hand van het referentiefiliaal te voorspellen welke openingsacties het goed zullen doen en welke niet. Een referentieartikel is een product dat lijkt op het nieuwe product dat je in je assortiment opneemt. Naarmate de tijd vordert, raakt je database op niveau en kun je steeds meer vertrouwen op de daadwerkelijke verkoophistorie. In het geval van repleniQ ben je na 10 weken op niveau. Tot die tijd is de menselijke maat erg belangrijk en moet je extra alert zijn op het winkelbeeld en de bestellingen die worden gedaan.

4. Je replenishment software heeft een lage uptime

Ligt jouw replenishment software er geregeld ‘uit’, waardoor er verkopen worden ‘gemist’ in het systeem? Ook dan zijn de besteladviezen niet betrouwbaar genoeg. Dit komt bijvoorbeeld voor bij retailers die werken met verouderde hard- en software, met allerlei kostbare verstoringen in je supply chain tot gevolg. Zeer belastend!

Bezig zijn met de klant op de winkelvloer, zonder je druk te maken over IT. Dát is wat je wil. Een cloudoplossing die grote volumes probleemloos verwerkt en een uptime van 99,9% heeft, biedt jou die ruimte. Kies voor een IT partner die je ontzorgt en zaken zoals dataverwerking, infrastructuur & security voor je regelt. De voordelen die een betrouwbare, solide infrastructuur met zich meebrengt, wegen ruimschoots op tegen de kosten ervan.

5. De logistieke randvoorwaarden zijn niet geborgd

Je kunt wel effectief willen replenishen, maar kan dat logistiek gezien ook? Als jouw replenishment software geen rekening houdt met logistieke randvoorwaarden zoals minimale besteleenheden, commercieel minimum, vaste leverdagen, het ‘afvullen’ van vrachtwagens en het bestel-leverschema, is het meest optimale besteladvies wellicht toch niet zo optimaal. Zo is een halflege vrachtwagen die ervoor zorgt dat je voldoende toiletpapier in de schappen hebt, allesbehalve kostenefficiënt.

Er kunnen redenen zijn om het optimale besteladvies niet te volgen vanwege randvoorwaarden uit het logistieke proces. Het helpt ontzettend als de software je hierin ondersteunt, door rekening te houden met de genoemde factoren. Slimme replenishment software geeft, bínnen de logistieke kaders waaraan je gebonden bent, het beste besteladvies.

“Slimme replenishment software geeft, bínnen de logistieke kaders waaraan je gebonden bent, het beste besteladvies.”

Conclusie: Er valt een wereld te winnen

Een onvoorradig product? Er kan zóveel achter zitten, maar een licht gefrustreerde consument heeft daar helaas geen boodschap aan. Hij verwacht die deurdranger, pot pastasaus of wattenstaafjes te vinden in het schap. Wanneer jouw replenishment software je ondersteunt in het effectief omgaan met de wensen en eisen van de markt, dan valt er een wereld te winnen!