Practice what we preach – Hoe zetten wij Exact Synergy in voor projecten? (Deel 2)

Hoe zetten wij als Exact premium partner Exact Synergy in? In een drieluik lees je hoe wij gebruik maken van Exact Synergy voor sales, projecten en services. Het helpt ons om altijd inzicht en overzicht te hebben maar vooral om onze klanten optimaal kunnen bedienen. “Staat het niet in Synergy, dan bestaat het niet” is ons credo. Een typisch voorbeeld van ‘Practice what we preach’.

In dit tweede deel van deze drieluik focussen we ons op het inzetten van Exact Synergy voor onze projecten. Een project pak je met de gehele organisatie op. Bij Axians beheren we de IT-projecten voor klanten in Exact Synergy. Het start in de salesfase, en als het salestraject op 50-75% slagingspercentage staat in Synergy, wordt projectmanagement betrokken. De projectmanager wil dan meteen weten wat er is besproken en wat de verwachtingen zijn. Marco Middelkoop, senior projectmanager bij Axians vertelt hierover.

Een goede voorbereiding is het halve werk

“Vanaf het moment dat projectmanagement wordt betrokken, lees ik alle informatie over het project in Exact Synergy. De gespreksverslagen die sales daar heeft opgeslagen geven mij meteen inzicht in het probleem en de toekomstplannen die de klant heeft. Daarna bespreek ik alle projectdocumenten nog eens door met mijn sales collega en starten we een Business Requirement Scan (BRS) en een scope bij de klant op. Als we een voorstel mogen maken, denk ik mee aan de best mogelijke oplossing. Zo weet ik meteen of het project juist wordt aangeboden, welke impact het heeft en hoeveel tijd ik moet reserveren in de planning, nog voordat de klant akkoord gaat. Dit scheelt veel werk en vragen achteraf!”

Minder afhankelijk dankzij Exact Synergy

De basis voor overleggen met collega’s ligt altijd in Exact Synergy vertelt Marco. “We werken met Synergy zodat we integraal informatie met elkaar kunnen delen die maar één keer vastgelegd moet worden. Relaties, projecten, oplossingen, contracten; alles is voor iedereen inzichtelijk en terug te vinden. Dankzij Exact Synergy beschikt iedereen over dezelfde informatie en is er niemand die door een mailtje meer weet dan een ander. Mails worden namelijk met 1 druk op knop in Exact Synergy gezet. Zonder Synergy ben je afhankelijker; van anderen of van systemen. Je krijgt dan informatie binnen via verschillende kanalen of je moet jezelf een weg banen in een mappenstructuur. Dat kost heel veel tijd en er wordt veel dubbel werk verricht.”

Workflow van sales naar project

Zodra het voorstel van Marco en zijn salescollega een getekende opdracht wordt, slaat sales de opdracht op in Exact Synergy. Vervolgens wordt er een workflow aangemaakt en gaat de getekende opdracht in Synergy automatisch langs alle mensen die checks doen op de opdracht, zoals directie en finance. Daarna wordt de opdracht aan Marco toegekend.  “Projectoffice maakt dan een project aan en daar voeg ik een omschrijving aan toe”, vertelt Marco. “Ook koppel ik alle collega’s die aan dit project gaan werken en meld ik bijzonderheden. Daarna krijgt het project een projectnummer en kan ik aan de slag met het inrichten van uren, budget, scope, collega’s, work break down structure (wbs) en quote to cash.”

Duidelijke focus

Als het project eenmaal loopt, kan Marco dankzij zijn inrichting het verloop van het project monitoren. Hij vertelt: “Tijdens voortgangsgesprekken met de projectgroep wil ik weten: ‘Waar staan we?’, ‘Wat is al klaar?’, ‘Wat nog niet?’, ‘Hoe staat het budgettechnisch?’ Al deze antwoorden verwerk ik in Exact Synergy waardoor alle gekoppelde collega’s precies weten waar de focus naar uit moet gaan. Daarnaast zorgt deze update ervoor dat managers niet worden verrast in het MT en de directie met één druk op de knop ziet wat er speelt op alle lopende projecten.”

Evaluatie als learning document

Als het project is afgerond volgen er evaluaties met de klant en met alle betrokken collega’s. De verslagen hiervan worden opgeslagen in Exact Synergy. Als er in de toekomst een vergelijkbaar project plaatsvindt, wordt dit document met sleutelwoorden in Exact Synergy opgezocht en gebruikt als learning document.

Van project naar services

Zodra de klant met het systeem gaat werken, begint alles voor services. “Om die reden betrekken we services nog vóór de afronding van het project”, legt Marco uit. “We stellen een klantteam samen als vast aanspreekpunt voor de klant en hebben een overdrachtsmeeting waarbij collega’s van services in Exact Synergy precies zien welke contracten er zijn afgesloten, wat er is opgeleverd, hoe het project is verlopen, wie de key-users zijn en welk doel het systeem bij de klant dient. Ook weet services vanaf welk moment de eerste vragen binnen kunnen komen. Mijn laatste actie als projectmanager is om ervoor te zorgen dat er een goede VPN-verbinding kan worden opgezet zodat services op afstand kan assisteren.”

Overtreffen van verwachtingen

“Wat we vooral merken is dat klanten niet gewend zijn aan onze werkwijze. Ze moeten er enorm aan wennen dat iedere medewerker op de hoogte is”, vertelt Marco. “Klanten hebben soms hele lage verwachtingen wat dat betreft. Dat is voor ons een reality check dat Exact Synergy zo goed werkt. Bij services zit wat dat betreft de grootste winst. Daar ervaren klanten ons gebruik van Exact Synergy als een grote voorsprong.”

Benieuwd hoe services zich onderscheid met dank aan Exact Synergy? Lees het hier.

Tips

• Denk goed na over autorisatie en toegang. Er zijn bedrijven die strikte scheiding willen aanbrengen, maar daarmee verlies je het grote voordeel van werken met Exact Synergy en heeft niet iedereen meer toegang tot dezelfde informatie.
• Denk goed na over een passend beveiligingsniveau. Je kunt ervoor kiezen om informatie in Exact Synergy te delen met klanten, tot een gewenst niveau natuurlijk. Axians kan je hierin adviseren.
• Richt het project in met het eindresultaat voor ogen en houd rekening met alle stakeholders die informatie nodig (kunnen) hebben.