Practice what we preach – Hoe gebruiken wij Exact Synergy? (Deel 1)

Hoe zetten wij als Exact premium partner Exact Synergy in? Het helpt ons om altijd inzicht en overzicht te hebben maar vooral om onze klanten optimaal kunnen bedienen. “Staat het niet in Synergy, dan bestaat het niet” is ons credo. Een typisch voorbeeld van ‘Practice what we preach’.

In een drieluik lees je hoe wij gebruik maken van Exact Synergy voor sales, projecten en services. In dit eerste deel focussen we ons op de inzet van Synergy voor het salesproces. Marketing en sales werken intensief samen; Als potentiële lead bouw je virtueel marketingpunten op. Heb je een bepaald aantal punten bereikt? Dan word je overgedragen aan sales. Vanaf dit moment kom je terecht in het Exact Synergy systeem van Axians. Daar voel je niks van. Nou ja, bijna niets. Want misschien voel je je telefoon overgaan in je broekzak omdat pre-sales consultant Erik de Meijer en solution sales Ragnar Gerritsen aan de lijn hangen om kennis te maken.

Iedereen dezelfde informatiebron

“Dankzij de informatie die marketing registreert in Exact Synergy weet ik waarin de lead geinteresseerd is. Vervolgens verrijk ik het dossier met bedrijfsinformatie. Dit gaat met één druk op de knop. Op basis van de bedrijfsnaam haal ik namelijk automatisch de juiste informatie op vanuit de Kamer van Koophandel”, vertelt Ragnar. “Als het een interessante lead is, neem ik contact op en kom ik samen met Erik langs voor een kennismakingsgesprek. Vanuit de Exact Synergy-app plan ik de route naar de lead en kan ik bellen indien nodig. Daarnaast geeft de app ook inhoudelijke informatie die handig is voordat ik naar binnen stap. Tijdens het gesprek horen we welke behoefte er is en na afloop maakt Erik een gespreksverslag dat in Exact Synergy wordt gekoppeld aan de relatie. Zo kunnen niet alleen wij, maar iedereen die bevoegd is het gesprek teruglezen. De afdeling marketing ziet bijvoorbeeld of de kwaliteit van de lead goed was en de afdeling delivery ziet dat er mogelijk een nieuw project aan komt.

Bespaart veel tijd en ruis

“Tijdens een vervolgesprek gaan we dieper in op de materie”, vertelt Erik. “We geven een demonstratie die is aangepast op de behoeften van de organisatie en voeren op verzoek een zogenaamde Business Requirement Scan (BRS) uit in samenwerking met de delivery-afdeling van Axians. Zo’n scan geeft inzicht in de huidige werkwijze, processen, workflows en applicaties en waar de klant naartoe wil. Zo ontstaat er een duidelijke scope en zijn er geen verrassingen tijdens het project voor zowel klant als Axians.” De bepaalde scope wordt vervolgens vastgelegd in Exact Synergy. Op basis van de scope wordt er binnen Exact Synergy een gerichte offerte opgesteld en zo ontstaat het projectvoorstel. Ragnar vertelt: “Alle waardevolle informatie die is vrijgekomen tijdens de gesprekken, de BRS en de scope staat gecentreerd op één locatie: Exact Synergy. Alle collega’s binnen Axians die betrokken zijn met dit project beschikken dus over dezelfde informatie en dat scheelt enorm veel tijd en ruis.”

Afdelingoverstijgend werken dankzij Exact Synergy

“Deze manier van samenwerken tussen sales en delivery is best bijzonder te noemen”, vertelt Ragnar. “Afdelingen kunnen niet zonder elkaar, maar werken in de praktijk vaak op eilandjes. In veel organisaties verloopt de overdracht van gegevens tussen afdelingen moeilijk omdat ze met verschillende systemen werken. Exact Synergy neemt dat probleem weg. Alle data die sales opbouwt is ook voor de afdeling delivery inzichtelijk. Aan iedere fase van het traject zijn werkzaamheden gekoppeld, ook voor de delivery-afdeling. Delivery gaat al aan de slag met het berekenen van capaciteit en het maken van een planning na het afronden van de scope. Dit bespaart veel tijd bij het opstellen van een offerte. Bovendien heb ik alsnog goedkeuring nodig van delivery als de offerte is opgesteld en ook dit proces is in Exact Synergy opgenomen. Zo krijg ik achteraf nooit vragen over bijvoorbeeld prijs, capaciteit of planning.”

“Staat het niet in Synergy, dan bestaat het niet”

Afdelingoverstijgend werken wordt door Exact Synergy automatisch in gang gezet. Ragnar vertelt: “De extra stappen die ik zet om informatie goed te borgen, zorgen ervoor dat een collega in het vervolgproces minder moet doen. Bij Axians zit Exact Synergy in het DNA van alle medewerkers. De klant is bij ons het centrale punt waar al onze afdelingen omheen draaien. Het systeem speelt hierin zo’n cruciale rol dat we regelmatig roepen: “Staat het niet in Synergy, dan bestaat het niet.”

Tips & Tricks

1. Spreek af wie wat en waar opslaat. Door zaken slim te labelen kun je ze later makkelijker terugvinden.
2. Gebruik de Office-integratie. Iedereen werkt met Word en Outlook. Hoe makkelijk is het dan dat je met één muisklik een mail op de juiste plaats opslaat in Exact Synergy? Niet alleen voor jou, maar ook voor je collega’s. Zo hoef je nooit meer mails door te sturen.
3. Iedereen gebruikt apps, waarom dan niet voor je werk? Dankzij de Exact Synergy app kun je meteen de route naar je klant plannen en snel de laatste stand van zaken opzoeken als je aankomt.