Als de basis goed staat, maak je een enorme efficiëntieslag

De eerste containers met biologische Cape Sweet zoete aardappelen zijn recent binnengekomen vanuit Zuid-Afrika, vertelt Leo Stoker, commercieel directeur bij Q-Cape. In vergelijking met Europa heeft Zuid-Afrika een omgekeerd teeltseizoen. Het zonnige klimaat en de vruchtbare bodem zorgt voor een prachtig gebied om groente te telen.

“7 jaar geleden zijn we gestart met 2 containers biologische pompoenen uit Zuid-Afrika. Inmiddels is dat aantal flink gestegen en werken we samen met 12 telers. Sinds 2021 hebben we besloten om alleen te richten op producten uit Zuid-Afrika. Ons portfolio bestaat uit biologische pompoenen en zoete aardappelen, op termijn zijn we aan het kijken om het portfolio uit te breiden met nieuwe producten.”

Behoefte aan een nieuw ERP-systeem

Door de toenemende handel vanuit Zuid-Afrika ontstond bij Q-Cape de behoefte voor een nieuw ERP-systeem. Een aantal processen waren veranderd en pasten niet meer goed in het oude systeem. Daarnaast waren ze ook opzoek naar het optimaliseren van de werkprocessen en een totaaloplossing die past bij het bedrijf.

Sommige processen kosten veel tijd

“De toenemende handel heeft effect op verschillende processen. Het kost veel tijd als je stuk voor stuk alle containers handmatig in het inkoopsysteem moet zetten om het vervolgens weer in het verkoopsysteem in te voeren. In de nieuwe situatie met I-Fresh ERP-software maken we slechts één artikel aan in het inkoopsysteem en kiezen we het aantal containers. Het optimaliseren van verschillende processen was voor ons geweldig, alles ging namelijk een stuk efficiënter. We hebben al een hele slag gemaakt.”

Voorkom dubbel werk

“We hebben nu één systeem met de financiële administratie erbij. Voorheen hadden we 2 aparte systemen, een ERP-systeem en een financieel systeem. De data die daaruit kwam was altijd verschillend. In het ERP-systeem deden we de verkoop en de financiële data zat in het andere systeem, dus je zag niet makkelijk waar je mee bezig was en het was gewoon dubbel werk. Doordat we nu met één systeem werken kunnen we veel beter sturen op data en je ziet met één druk op de knop hoe je ervoor staat. ”

Een efficiëntieslag voor heel de AGF-branche

“Je hoeft niet zoveel werk meer te doen want het ERP-systeem boekt het allemaal zelf. Dankzij automatisering kan het personeel zich bezighouden met belangrijke zaken. Als de basis goed staat maak je een enorme efficiëntieslag, welke naar mijn idee in de gehele AGF-branche nog gemaakt kan worden. Automatisering is ontzettend belangrijk en goed AGF-personeel is lastig te vinden.”

“I-Fresh is een onderdeel van ons bedrijf geworden, we kunnen niet zonder. Het is de basis voor efficiëntie, automatisering en het verzamelen, opslaan en gebruiken van data om de belangrijke zaken inzichtelijk te krijgen.”

Microsoft als basis

“Met Microsoft als basis voor ons ERP-systeem heb je een hele solide basis waarbij je constant updates krijgt. Regelmatig zit er een update tussen die voor ons het werk makkelijker en interessanter maakt. Het werkt gewoon goed, er zijn veel functionaliteiten die je kunt gebruiken. In fase 2 van de ERP-implementatie is Microsoft Power BI toegevoegd. Hiermee hebben we een overzicht van onze in- en verkoop, partijregistratie, voorraden en meer. Je kunt ontzettend veel met Power BI inzien, het geeft je een overzicht van alle belangrijke stuurinformatie. Bovendien kun je gemakkelijk zelf een dashboard aanmaken zonder kennis van programmeren. Het is het fijn om ondersteuning te krijgen van Axians, zeker omdat ze kennis hebben van de branche waarin we werken.”

Het belang van IT in de AGF-branche

“Het belang van IT is voor Q-Cape heel groot. Je merkt dat in de AGF-branche IT onderschat wordt. Maar iedereen weet ook dat data steeds belangrijker wordt. We merken het ook voor de teelt in Zuid-Afrika, je wil gewoon data hebben zodat je daarop kan sturen en je op de hoogte bent van welke kant het teeltseizoen op gaat. In de toekomst gaan we nog veel meer automatiseren met behulp van data.”