Toe aan ERP of geen idee?  – Ontdek het met deze checklist

ERP systemen zijn onmisbaar voor moderne, gestroomlijnde bedrijven. Maar voordat je een ERP systeem kiest, gaat er heel wat aan vooraf. Het implementeren is namelijk een omvangrijk en impactvol project. Bereid je goed voor, want dit wil je in één keer goed doen. Erik de Meijer, presales consultant bij Axians stelt voor jou deze checklist op waardoor je te weten komt of jouw organisatie klaar is voor een ERP systeem en het optimaliseren van de bedrijfsprocessen.

Stel je voor: je startte als eenmanszaak maar inmiddels ben je toch écht te groot geworden om je boekhouding nog in Excel te doen. Of: jouw organisatie bestaat al langer, maar de markt waarin je je bevindt verandert. Deze verandering heeft grote gevolgen voor je werkprocessen en de manier van factureren. Als je je herkent in één van bovenstaande organisaties, dan is de kans groot dat onderstaande checklist je stuurt naar een ERP systeem die je helpt om grip en controle te houden zodat iedereen weet wat er speelt. Vul onderstaande checklist in en zie hoeveel vinkjes je kan aankruisen.

1. Er is gebrek aan overzicht en inzicht
Binnen jouw organisatie bevindt informatie zich vaak op verschillende locaties zoals mail, What’s App, Taken, Excel, etc. Hierdoor is er vaak geen overzicht. Een ERP-systeem biedt de mogelijkheid om alle informatie in één systeem te verzamelen zodat alle klantinformatie up-to-date is.

2. De systemen en documenten zijn onvoldoende beveiligd
De informatie die rondgaat in je organisatie kan beter worden beveiligd. Beveiliging is heel belangrijk en wordt vaak onderschat. Als niemand als verantwoordelijke wordt aangewezen, kan het een serieus issue worden. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die uit dienst gaat en documenten meeneemt of naar zichzelf mailt, medewerkers die de vrijheid hebben om zich te abonneren op een bedrijfsapplicatie of medewerkers die zelf software kunnen downloaden en hiermee werken in de cloud. Een ERP-systeem omvat alle systemen en alle informatie. Als je je ERP-systeem goed beveiligt, ben je safe.

3. Er is geen grip op cijfers
Als sales een deal sluit, wil je dat deze deal meteen in het systeem wordt verwerkt zodat het wordt meegenomen in de cijfers. Als hier meerdere systemen mee gemoeid zijn of er zit een persoon tussen die het moet accorderen, gaat er veel tijd overheen waardoor het even duurt voordat je real-time informatie hebt. Dan stuur je op cijfers van een week geleden terwijl je snel wil inspelen zodra de cijfers wijzigen.

4. Er heerst een hoge werkdruk binnen de organisatie
Als processen niet goed op elkaar zijn afgestemd, verhoogt dit de werkdruk binnen de organisatie. Vaak moeten collega’s wachten op een akkoord van een leidinggevende of moeten ze dubbel werk doen omdat de informatie uit het ene systeem niet te kopiëren is naar een ander systeem.

5. Er is sprake van hoge administratieve lasten door dubbel werk of handmatig invoeren
Als je in een organisatie werkt met verschillende systemen, zijn deze meestal niet aan elkaar gekoppeld. Je bent dan vaak veel tijd kwijt met overdracht of er worden veel foutjes gemaakt als gegevens handmatig worden ingevoerd.

6. Medewerkers zitten op hun eigen eiland en denken niet afdeling-overstijgend
Vaak zie je dat iedere afdeling zich focust op zichzelf. Als de afdeling dan ook nog de autonomie heeft om zelf dingen te regelen en/of systemen aan te kopen, dan is het overzicht kwijt. Als je afdeling-overstijgend kunt werken, merk je dat het veel meer nut heeft om elkaar te ondersteunen. Hierdoor versnellen processen en sta je als bedrijf sterker.

7. Er heerst behoefte om locatie-onafhankelijk te werken
Sinds de komst van het corona-virus is wel duidelijk geworden dat het heel fijn is om locatie-onafhankelijk te werken. Hoe handig is het dan dat je dit maar voor één systeem moet inregelen in plaats van 10 verschillende systemen die binnen de organisatie worden gebruikt?

8. Er is duidelijk ruimte voor verbetering en de wil om continu te verbeteren
Doordat meerdere systemen vaak niet met elkaar communiceren wordt er ook minder efficiënt gewerkt. Als je graag inzicht wil in werkprocessen en deze processen wil verbeteren, dan biedt een ERP-systeem uitkomst.

Tel je vinkjes!

De check is gedaan, tijd om de vinkjes te tellen! Hieronder vind je ons antwoord dat past bij jouw aantal vinkjes.

– 1 tot 3 vinkjes – Voor jouw organisatie is een ERP systeem nog niet noodzakelijk. Ga vooral door met waarmee je bezig bent, bewaar deze checklist en vul hem over 2 jaar nog eens in.

– 3 tot 5 vinkjes – Het aanschaffen van een ERP is nu nog geen noodzaak, maar het is zeker niet verkeerd om jezelf te verdiepen in het onderwerp ERP en wat het digitaliseren van bedrijfsprocessen voor je organisatie kan betekenen.

– 5 tot 8 vinkjes – een ERP kan jouw organisatie helpen te professionaliseren. Wij adviseren je om je te oriënteren én te laten informeren in de wondere wereld van ERP.