E.C.O. Inspections is een typisch MKB-bedrijf met een duidelijke visie op automatisering. In 2003 zijn ze begonnen als een volledig onafhankelijk inspectiebureau. Inmiddels zijn ze uitgegroeid tot een succesvol bedrijf wat jaarlijks 6 tot 7 duizend inspecties uitvoert in Nederland en sinds kort in Duitsland. E.C.O. Inspections heeft een duidelijk doel voor ogen: processen slimmer, sneller en daarmee goedkoper maken. Zo wordt in het veld gewerkt met de apps van ActDigital wat naadloos communiceert met de kern applicaties Exact Synergy en Exact Globe. “In een markt waar prijzen onder druk staan is automatiseren de sleutel tot succes,” aldus Pieter Tienstra, directeur E.C.O. Inspections.
Toen & nu
In 2003 wist Pieter dat de markt aan verandering onderhevig was. Daarom begon hij samen met twee anderen een geheel onafhankelijk inspectiebureau. E.C.O. Inspections B.V. is een, door de Raad van Accreditatie, geaccrediteerd bedrijf voor het inspecteren van tankinstallaties, grondwater, vloeistofdichte voorzieningen en dampretour fase II. Met als grootste opdrachtgevers oliemaatschappijen zoals BP en Total, bestaat zo’n 70 procent van de projecten uit milieucontroles op tankstations. Sinds 2021 is E.C.O. Inspections ook op de Duitse markt actief.
“Ons doel is om processen slimmer, sneller en dus goedkoper te maken.”
Behoefte aan slimme oplossing voor registraties ‘in het veld’
Voordat E.C.O. Inspections met ActDigital aan de slag ging werkten ze al met Exact Synergy en Exact Globe. “Zowel ons proces, van planning tot facturatie, als de documentenstroom worden volledig beheerst vanuit deze applicaties,” aldus Pieter. De registratie tijdens inspecties werd alleen nog ingevuld via papieren formulieren die vervolgens werden verwerkt tot inspectierapporten in Word. Dit moest slimmer kunnen. Bovendien wilde E.C.O. Inspections ook iets met de data kunnen doen. Omdat het gebruik van laptops op locatie niet hanteerbaar was, werd de oplossing gezocht in een app die volledig naar wens voor E.C.O. Inspections kon worden samengesteld.
“Per activiteit kan men een registratie vastleggen, zoals meetwaardes en checks. Het mooie is dat al deze gegevens live worden geregistreerd en direct – realtime – in Exact Synergy beschikbaar zijn.”
ActDigital app als databron voor Exact Synergy
Met ActDigital heeft E.C.O. Inspections nu – via een eenvoudige app – een mobiele digitaliseringsoplossing gerealiseerd voor de inspecteurs in het veld, waarmee zij een overzicht hebben van de planningswerkzaamheden. Pieter Tienstra, directeur E.C.O. Inspections: “Onze mensen op locatie weten zo precies wanneer de inspectie plaats vindt, maar vooral wat er moet gebeuren. Per activiteit kan men een registratie vastleggen, zoals meetwaardes en checks. Het mooie is dat al deze gegevens live worden geregistreerd en direct – realtime – in Exact Synergy beschikbaar zijn. Het grote voordeel hiervan is dat het rapport direct wordt aangemaakt, via een app door de medewerker ter plaatse.”
Enorme tijdwinst door mobiele digitalisering
Met ActDigital zijn papieren invulformulieren en het overtypen van data verleden tijd. Pieter: “We hebben hiermee een enorme efficiencyslag gemaakt. Zodra de meetwaardes binnen zijn, zit een minuut later het inspectierapport in de mailbox van de medewerker. Dit levert een enorme tijdbesparing op. Voorheen waren medewerkers vier dagen onderweg en hadden ze één dag nodig om te rapporteren. Nu zijn ze 9,5 dag onderweg en zijn ze nog maar een 0,5 dag aan het rapporteren.”
“Voorheen waren medewerkers vier dagen onderweg en hadden ze één dag nodig om te rapporteren. Nu zijn ze 9,5 dag onderweg en zijn ze nog maar een 0,5 dag aan het rapporteren.”
Steeds verder digitaliseren
Samen met Axians is E.C.O. Inspections bezig om hun Exact omgeving steeds verder te verbeteren, door het minimaliseren van handelingen en door steeds meer efficiëntie aan te brengen in het proces. Een blauwdruk van de totaaloplossing wordt nu ook geïmplementeerd voor de Duitse collega’s. Dankzij het no-code principe van ActDigital is E.C.O. Inspections in staat snel en eenvoudig nieuwe functionaliteiten en formulieren toe te voegen aan de bestaande app. Zonder hierbij afhankelijk te zijn van een developer. Flexibiliteit in de ICT oplossingen is belangrijk voor E.C.O. Inspections om snel te kunnen anticiperen op veranderingen.
ActDigital maakt je Exact omgeving innovatiever en betrouwbaarder!
De voordelen van ActDigital in combinatie met Exact software voor E.C.O. Inspections:
- Enorme tijdbesparing voor inspecteurs: 75% minder tijd kwijt aan administratie en rapportages
- Actueel inzicht door realtime beschikbaarheid van data zoals meetgegevens en inspectierapporten
- Snelheid en flexibiliteit dankzij no-code platform voor het toevoegen van nieuwe functionaliteiten en formulieren
