Rondom bedrijfsprocessen wordt er veel gecommuniceerd. Bijvoorbeeld wanneer extra informatie nodig is van een collega, klant of leverancier. Er wordt gebeld, gemaild en steeds vaker gechat. Deze wirwar aan informatie wordt niet of zelden opgeslagen en verbonden aan de actie van het moment, bijvoorbeeld aan de service opdracht waarvoor een monteur extra informatie nodig heeft. Vaak kun je dit soort communicatie niet kwijt in je ERP systeem. Als er ook nog eens gebruik wordt gemaakt van diverse systemen die niet met elkaar verbonden zijn, gaat er al snel veel informatie verloren binnen een bedrijf. Hoe zorg je ervoor dat de communicatie tussen afdelingen en systemen efficiënter verloopt?
Binnen jouw organisatie is veel kennis aanwezig over opdrachten, klanten en leveranciers. Toch weet niet iedereen de juiste informatie te vinden en wordt veel communicatie hierover niet geborgd. Hoe zorg je ervoor dat de communicatie binnen je organisatie efficiënter verloopt, zodat je de aanwezige informatie ten volle benut?
Communicatie gekoppeld aan projecten, orders, relaties en processen
Het antwoord is dat alle communicatie in je organisatie gekoppeld moet kunnen worden aan projecten, orders, relaties en processen. Wat je wil, is alle data uit verschillende systemen samenbrengen op één centraal platform en bovendien van daaruit acteren en informeren.
Opstarten vanuit de actie
Indien je de communicatie opstart vanuit de actie – bijvoorbeeld de genoemde service opdracht – wordt de business chat of mail direct aan de actie gekoppeld en blijft de uitgewisselde informatie zichtbaar. Informatie die belangrijk is voor andere collega’s of vervolgacties, zoals het opmaken van een rapportage of factuur. Dit verhoogt de volledigheid en kwaliteit van je bedrijfsdata en geeft jou en je medewerkers een 360˚ beeld van je eigen organisatie, maar ook van klanten en leveranciers.
Data uit verschillende bronnen en systemen beschikbaar
Dit alles is mogelijk met ActDigital; een no-code platform dat connecties tussen databronnen maakt, waarop mobiele business applicaties (apps) kunnen worden samengesteld. De oplossing maakt data uit verschillende bronnen en systemen in één oogopslag mobiel beschikbaar, door naadloze koppelingen te maken met én tussen elke databron die je nodig hebt. De oplossing vormt daarmee de ‘missing link’ tussen (sub)processen en zorgt ervoor dat jij altijd actuele (stuur) informatie voorhanden hebt. Het is bovendien mogelijk om via de app te communiceren vanuit projecten, orders en relaties. Dankzij de functionaliteiten die smartphones of tablets toevoegen aan jouw bedrijfssysteem, kan deze informatie ook nog eens worden verrijkt met beeldmateriaal en GPS-gegevens.
Voorbeeld uit de praktijk: Efficiënte informatie-uitwisseling tussen mensen in het veld en back-office zorgt voor snelheid en tijdwinst
Met ActDigital heeft E.C.O. Inspections via een eenvoudige app een oplossing gerealiseerd voor de inspecteurs in het veld, waarmee zij een overzicht hebben van de planningswerkzaamheden en waardevolle data en communicatie kunnen vastleggen. Pieter Tienstra, directeur E.C.O. Inspections: “Onze mensen op locatie weten zo precies wanneer de inspectie plaats vindt, maar vooral wat er moet gebeuren. Per activiteit kan men een registratie vastleggen, zoals meetwaardes en checks. Het mooie is dat al deze gegevens ter plaatse worden geregistreerd en direct – realtime – in ons centrale systeem beschikbaar zijn.” Het grote voordeel hiervan voor E.C.O. Inspections is dat het inspectierapport binnen enkele minuten beschikbaar is voor de back-office én de klant.
Ook déze blind spots in bedrijfsautomatiseringen zijn op te lossen
De niet-verbonden en daardoor inefficiënte communicatie tussen afdelingen en systemen vormt een van de vijf blind spots die we het vaakst zien in bedrijfsautomatiseringen. Blind spots die het bedrijfsleven elke dag weer tijd en geld kosten. Gelukkig zijn ze te verhelpen! Benieuwd naar deze blind spots én de oplossing ervan? Download ons e-book ‘Deze vijf blind spots in je bedrijfsautomatisering kosten je dagelijks tijd en geld.. en zó los je dat op!’ via onderstaande banner. Mis het niet, want de kans is groot dat jouw concurrent hier al mee bezig is!
