“We willen sneller en foutloos factureren”, zo hoor ik steeds meer relaties zeggen. Bedrijven die werken met tijdregistratie – bijvoorbeeld t.b.v. service en onderhoud op locatie – kennen deze uitdaging. Datzelfde geldt voor organisaties in de transport en logistiek, die zowel goederen leveren als retournemen. Waar wordt gewerkt met papieren formulieren voor het registeren van gemaakte uren, verbruikte materialen, geleverde producten of retourgenomen goederen, is een snelle en foutloze factuur namelijk niet zo simpel. Wat op locatie op papier wordt geregistreerd, moet namelijk periodiek op kantoor worden afgeleverd, waarna het op een stapel belandt om vervolgens over te worden genomen in een systeem. Daarna kan pas de factuur op worden gesteld. Een tijdrovend en foutgevoelig proces. Dat kan beter!
Jij wilt je administratie op orde hebben. Zo min mogelijk openstaande posten – wel zo fijn voor je liquiditeit! – en een duidelijk financieel totaalplaatje. Daar stuur je immers op. Met een langgerekt facturatieproces ben je dan ook niet geholpen. Je wilt sneller en foutloos factureren! Maar als gemaakte uren of geleverde producten op papier worden geregistreerd, kan het lang duren voordat je je opdrachtgever een factuur kan sturen. En aangezien data handmatig moeten worden overgenomen van papier naar systeem (en zelfs naar een volgend systeem?!), kan die factuur weleens een foutje bevatten. Dat wil je natuurlijk voorkomen!
Mobiel registreren, sneller factureren
De oplossing ligt zoals altijd in het elimineren van papieren formulieren. Je wil de gemaakte uren, verbruikte materialen & geleverde en retour genomen producten digitaal registeren via een mobiele app. Een app die bovendien geïntegreerd is met elk systeem dat je maar nodig hebt. Dit kan met ActDigital, een platform dat connecties tussen systemen maakt, waarop mobiele apps kunnen worden geïntegreerd.
Voorbeeld uit de praktijk: correcte urenregistratie en foutloos facturatieproces voor InstallatieWerk Nederland
InstallatieWerk Nederland leidt jong technisch talent op voor bedrijven in de elektro- en installatietechniek. “Ons belangrijkste secundaire proces is het factureren van de uren die onze leerlingen maken bij de leerbedrijven”, zo vertelt directeur InstallatieWerk Brabant Zeeland Ton Gerritsen. Om dit proces sneller, foutloos en papierloos te maken, leverde Axians een klantspecifieke app via het ActDigital platform, gekoppeld aan de software van Exact die al langer bij het opleidingsbedrijf in gebruik is.
Gestructureerde flow van uren naar factuur
De time-to-invoice is dankzij ActDigital aanzienlijk verkort. Ton: “Het proces verloopt in principe zo dat de leerlingen hun uren invoeren via de app op hun smartphone. De leerbedrijven geven hier vervolgens eveneens digitaal hun goedkeuring aan via de webportal. Direct daarna komen die data bij ons automatisch in ons financiële pakket Exact Globe terecht en wordt de factuur automatisch aangemaakt. Die gestructureerde flow gaat ons heel veel voordelen opleveren.” Een ander belangrijk voordeel: “Wij kunnen door het gebruik van deze app de tarieven richting onze leerbedrijven nog scherper maken”, aldus Ton.
Ook déze blind spots in bedrijfsautomatiseringen zijn op te lossen
Door je urenregistratie en facturatieproces te digitaliseren, kan ook jouw organisatie veel tijd besparen. Zo zijn er echter nog meer voorbeelden van niet-gedigitaliseerde subprocessen te noemen die handmatige acties vereisen. Blind spots in bedrijfsautomatiseringen, zo noemen wij ze. Benieuwd hoe wij je daarbij kunnen helpen? Download ons e-book ‘Deze vijf blind spots in je bedrijfsautomatisering kosten je dagelijks tijd en geld.. en zó los je dat op!’ via onderstaande banner. Mis het niet, want de kans is groot dat jouw concurrent hier al mee bezig is!
