Bedrijven beschikken over meerdere systemen en dus verschillende databronnen. In veel gevallen is de koppeling tussen de systemen minimaal. Medewerkers die data nodig hebben, zullen in bepaalde gevallen meerdere bronnen raadplegen of met collega’s overleggen om tot een – al dan niet betrouwbaar – totaalbeeld te komen. Bijvoorbeeld ten behoeve van facturatie, rapportages of het nemen van een belangrijk besluit. Dit kost tijd. En die is al zo kostbaar! Hoe kun je de benodigde data sneller verzamelen?
Funest voor succesvolle bedrijfsvoering
Ik hoor het regelmatig. Klanten willen hun data sneller verzamelen, maar werken met diverse systemen waardoor er gebrek aan overzicht ontstaat. De ‘big picture’ waarop jij wilt sturen, blijkt gefragmenteerd. Data worden op verschillende plekken binnen – en soms ook buiten – de organisatie geraadpleegd en gecreëerd, en in een afdeling-specifiek systeem of zelfs op papier verwerkt. Soms worden deze data door collega’s overgenomen naar een volgend systeem, waarbij er helaas weleens overnamefoutjes worden gemaakt. Ook zorgt dit voor vertraging in je bedrijfsprocessen. Het grootste gevaar hiervan is dat je stuurt op niet-actuele of incomplete informatie. Funest voor succesvolle bedrijfsvoering.
De mogelijkheden van koppelingen tussen systemen
Om integratie te bereiken tussen systemen kun je voor één of meerdere koppelingen kiezen. Sommige organisaties gebruiken MS Excel als koppeling, waarbij er alsnog veel handmatige bewerkingen nodig zijn. Verstandiger zijn echter directe koppelingen. Denk hierbij aan koppelingen tussen bijvoorbeeld Exact Synergy en Exact Globe met BPA Server voor urenregistratie en uiteindelijk verloning. Of tussen Exact Synergy en Business Intelligence (BI) toepassingen voor het opstellen van rapportages.
Wellicht heb je al eens gezocht naar de mogelijkheden en zag je door de bomen het bos niet meer. Een dergelijke zoektocht roept vaak namelijk veel vragen op. Hoe ver wil je die koppelingen bijvoorbeeld laten gaan? Wil je de data tussen systeem A en B één of twee kanten op laten gaan? En in hoeverre moet dit automatisch verlopen? Wil je handmatig bestanden importeren en exporteren of kies je voor nachtelijke ‘runs’ die zonder tussenkomst van een collega in gang worden gezet? En wat nu als er in de toekomst nóg een bron gekoppeld moet worden.. Is dat dan nog mogelijk? Allemaal zaken waar je over na moet denken voordat je een besluit kunt nemen.
Data samenbrengen op één centraal platform
In plaats van te werken met één of meer koppelingen voor specifieke systemen, kun je ook kiezen voor het gebruik van één centraal platform. Door data uit verschillende systemen samen te brengen op dat ene platform, verhoog je de volledigheid en kwaliteit van je data. En kun je je data sneller verzamelen. Het geeft je een 360˚ beeld van de organisatie en biedt medewerkers – intern én extern – beschikking over een complete dataset die zij kunnen raadplegen en verrijken met nieuwe informatie.
Actuele brondata dankzij ActDigital
Dit kan met ActDigital, een platform dat connecties tussen systemen maakt, waarop bovendien mobiele apps kunnen worden geconfigureerd. Denk hierbij aan een app voor urenregistratie, inspectie op locatie of aan digitale werkbonnen. Door de naadloze integratie van ActDigital met elk door jou gewenst systeem, is jouw brondata altijd actueel en kunnen collega’s zich focussen op hun werkzaamheden. Met zo min mogelijke administratieve last! En wil je later nóg een systeem aansluiten op het platform? Dat kan!
Data goed onderhouden
Een voorwaarde is uiteraard wel dat de databronnen waarmee connecties worden gelegd goed worden onderhouden. Garbage in, garbage out – zo luidt een veelgehoorde uitspraak in de wereld van data.
Ook déze blind spots in bedrijfsautomatiseringen zijn op te lossen
Data verspreid over verschillende systemen vormt een van de vijf blind spots die we het vaakst zien in bedrijfsautomatiseringen. Blind spots die het bedrijfsleven elke dag weer tijd en geld kosten. Gelukkig zijn ze te verhelpen! Benieuwd naar deze blind spots én de oplossing ervan? Download ons e-book ‘Deze vijf blind spots in je bedrijfsautomatisering kosten je dagelijks tijd en geld.. en zó los je dat op!’ via onderstaande banner. Mis het niet, want de kans is groot dat jouw concurrent hier al mee bezig is!
