Een nieuwe werkwijze wordt door regelmatig uitvoeren snel een gewoonte. De in-efficiency van die werkwijze valt daarna niet meer op. Data handmatig overnemen van een systeem naar een papieren document is een goed voorbeeld. Vervolgens vult een collega of klant dit in en wordt dit doorgestuurd, daarna oppakken en handmatig invoeren in de computer. Dit komt vaak voor. Bijvoorbeeld voor het aanmaken van werkbonnen, als bron voor een offerte, inspectierapport of een factuur. Deze stappen zijn vaak tijdrovend en foutgevoelig. Documenten raken zoek, worden fout gelezen en invoerfouten bij het overnemen van data liggen op de loer. Hoe kun je deze handmatige handelingen in je bedrijfsprocessen elimineren?
Blind spots in bedrijfsautomatisering, zo noemen wij ze. Het zijn subprocessen die nog niet gedigitaliseerd zijn en daardoor extra handmatige acties vereisen. Dit kost jammer genoeg veel tijd en geld. En daar wil je terecht vanaf! Je medewerkers kunnen hun tijd immers veel beter besteden.
Data van bron naar doel met mobiele automatisering
Door databronnen naadloos met elkaar te verbinden en mobiel beschikbaar te stellen, kun je handmatige handelingen in je bedrijfsprocessen elimineren. Zo voorkom je de (handmatige) overdracht van data naar papier en vervolgens naar je computersystemen. Dit kan met ActDigital; een platform waarin jouw mobiele telefoon connecties kan leggen met diverse databronnen, zoals ERP systemen en PLC’s. Via de mobiele app kan informatie getoond én bewerkt worden. De gebruiker kan nieuwe data toevoegen, waarbij de functionaliteiten van de smartphone – zoals de camera en GPS functie – een extra verrijking vormen. Dit maakt bedrijfsdata toegankelijker, interactiever en ‘actionable’. Hoe werkt dit in de praktijk?
Van registratie naar vervolgactie
De digitaal geregistreerde informatie wordt verwerkt in elk gewenst systeem en kan automatisch vervolgacties triggeren. Heeft een medewerker op locatie een inspectie verricht? De rapportage wordt direct aangemaakt aan de hand van zijn bevindingen. Is er service verleend? De factuur wordt op basis van de urenregistratie automatisch opgemaakt en verstuurd. En is er een machine onderdeel versleten? Een nieuw exemplaar wordt direct en zonder tussenkomst van een backoffice collega besteld. Door simpele taken te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op andere werkzaamheden die waarde toevoegen!
Hogere datakwaliteit en snellere processen
Door data aan de bron te verzamelen en direct vast te leggen, creëer je snelheid en nauwkeurigheid. Doordat data niet handmatig worden vastgelegd en overgenomen – waarbij een foutje snel is gemaakt – worden data namelijk betrouwbaarder en verlopen je processen sneller en efficiënter.
Voorbeeld uit de praktijk: Karbouw en zijn mobiele app voor onderhoudswerkzaamheden
Karbouw maakt onderdeel uit van Schipper Bosch en heeft locaties in Amersfoort en Arnhem. Schipper Bosch realiseert en beheert vastgoed voor ondernemingen en particulieren. De uitvoering van onderhoud en service wordt gedaan door Karbouw. Tot voor kort werkten de monteurs van het bedrijf met papieren werkbonnen en formulieren. Omdat dit zowel arbeidsintensief als foutgevoelig was, wilde Karbouw het proces vanaf het vastleggen van een verzoek voor onderhoud en service tot en met de planning, uitvoering en facturatie optimaliseren. Karbouw wilde de genoemde handmatige handelingen in hun bedrijfsprocessen elimineren.
In samenwerking met Axians is een oplossing gerealiseerd met een app van ActDigital, in combinatie met een verzoek in Exact Synergy. Projectleider Maurits de Vries van Karbouw legt de oplossing uit: “Ik krijg van Schipper Bosch de opdrachten door via Synergy en plaats deze bij de juiste medewerker. Zij zien deze in de mobiele app van ActDigital op hun tablet. Zodra deze digitale werkbon is ingevuld met een handtekening van de opdrachtgever, wordt deze afgesloten en komt deze per mail bij mij binnen en kan ik in Synergy de factuur opmaken. Het is ook fijn om te merken dat onze monteurs hier enthousiast over zijn. Ze hebben een broertje dood aan handmatig administreren.”
Digitale registratie leidt tot snel en foutloos facturatieproces
Met de app van ActDigital worden alle uitgevoerde werkzaamheden – uren én verbruikte materialen – direct digitaal geregistreerd, waardoor overzicht ontstaat en het proces gecontroleerd verloopt. Ronald is blij met deze oplossing: “We zien dat de oplossing ons bespaart en we hebben amper nog klachten over facturen. De snelle facturatie komt ook onze liquiditeit ten goede.” Inmiddels heeft Schipper Bosch de volgende stappen gezet met ActDigital met het fiatteren van inkoopfacturen via een mobiele app. Daarna is het project gestart met uren schrijven voor alle medewerkers via een mobiele app van ActDigital.
Ook déze blind spots in bedrijfsautomatiseringen zijn op te lossen
De handmatige overname van data – wat vandaag de dag niet meer nodig zou moeten zijn – is een van de vijf blind spots die we het vaakst zien in bedrijfsautomatiseringen. Blind spots die het bedrijfsleven elke dag weer tijd en geld kosten. Gelukkig zijn ze te verhelpen! Benieuwd naar deze blind spots én de oplossing ervan? Download ons e-book ‘Deze vijf blind spots in je bedrijfsautomatisering kosten je dagelijks tijd en geld.. en zó los je dat op!’ via onderstaande banner. Mis het niet, want de kans is groot dat jouw concurrent hier al mee bezig is!
