Coppens Diervoeding kiest voor mix Public en AxiansCloud

De veehouderij is sterk in beweging en daarmee ook de markt voor diervoeders. Terugdringen van antibioticagebruik, diervriendelijkheid en circulariteit zijn belangrijke thema’s. Coppens Diervoeding, producent van voeding voor pluimvee en varkens, staat bekend om zijn innovatie. Een stabiele ICT-omgeving is hierin een belangrijke randvoorwaarde. Die creëert Coppens door outsourcing naar de Public en AxiansCloud.

Jan Breukers is Financieel Directeur en heeft ICT in zijn portefeuille. Hij schetst: “In een fabriek heb je een goed werkend ERP-systeem nodig dat communiceert met onze fabriekssoftware. Daar lag tot voor kort onze IT-focus op. Onze rol in de keten verandert echter. Waar we vroeger enkel en alleen producent waren van diervoeders, denken we tegenwoordig mee met de boer. We denken na over vleesconcepten; we geven advies over hoe het voer de gezondheid van dieren kan bevorderen; we zijn sparring partner van de boer op gebied van diervriendelijkheid. We hebben hiervoor twee dochterbedrijven opgezet: Ponco dat zich richt op advies aan pluimveehouders en Swinco dat varkenshouders adviseert.”

Waar in de fabriek de ERP centraal staat, draait het bij de dochterbedrijven juist om de werkplek.  “De adviseurs zijn veel op pad. Ze bezoeken boeren, maar ze moeten ook in staat zijn om op afstand advies te geven. Het komt steeds vaker voor dat een boer een videootje maakt in de stal of via video belt vanuit de stal, zodat de Ponco- en Swinco-medewerkers niet persoonlijk langs hoeven te komen.”

Projectmatige aanpak van IT-vernieuwing

Coppens Diervoeding is vijf jaar geleden al begonnen met de vernieuwing van de IT-omgeving. “Dat hebben we heel stapsgewijs opgepakt”, vertelt Breukers. “De digitalisering van het facturatieproces was een project, net als de introductie van de MijnCoppens portal. We bakenden de projecten steeds goed af, zodat het behapbaar was”, vertelt Breukers.

Daarbij is oog geweest voor het meenemen van alle stakeholders en voor procesvernieuwing. “Veel van de projecten die we hebben gedaan raakten onze klanten. Die moet je daarin meenemen. Maar soms ging het ook om interne verbeteringen.” Dat die niet altijd in grote dingen hoeven te zitten, blijkt wel uit het voorbeeld dat hij geeft: “Als er vroeger een storing was op de productievloer, dan liepen de operators naar de technische dienst om dat te melden. Nu sturen ze een appje.”

Niet alleen in het IT-beleid draaide het om innovatie, ook bij het HR-beleid. Breukers: “Bij vacatures is de laatste jaren altijd oog geweest voor de digitale vaardigheden van de kandidaat. Het is helemaal een pré als medewerkers niet alleen digitaal vaardig zijn, maar als ze ook een voortrekkersrol willen vervullen in onze projecten.”

Hybride cloud komt tegemoet aan diversiteit van behoeften

Om klaar te zijn voor een nog digitalere toekomst, besloot Coppens eind 2017 om te migreren naar de cloud. Breukers vertelt: “We hadden tot die tijd nog een eigen serverpark hier op locatie. We hebben in korte tijd een aantal calamiteiten gehad die verstoringen van de productie tot gevolg hadden. We zagen toen wel in dat we kwetsbaar waren. Ons serverpark was daarnaast ook aan uitbreiding en deels aan vervanging toe. Daarnaast waren we ons aan het oriënteren op kantoorautomatisering uit de cloud. Dit kwam eind 2017 allemaal samen.”

In overleg met Axians besloot Coppens tot een hybride omgeving: de kantoorautomatisering werd afgenomen uit de public cloud in de vorm van Office 365. En de serveromgeving werd verhuisd naar de AxiansCloud. Breukers: “Technisch was het goed mogelijk om beide projecten tegelijkertijd aan te pakken. Dat hebben we ook gedaan, maar achteraf gezien hadden we ze beter los kunnen trekken. Want voor onze medewerkers was het allemaal erg veel. Op alle vlakken hebben we dingen veranderd. Natuurlijk hadden we wel een stappenplan gemaakt voor de uitrol. En op technisch gebied liep dat ook prima. Maar we hebben onvoldoende aandacht besteed aan de adoptie van Office 365.”

Verbetering van gebruik Office 365

Daarom staat 2019 voor een deel in het teken van het beter uitnutten van de vele functionaliteiten in Office 365. “We hebben eigenlijk nu alleen de mailomgeving vervangen en medewerkers een heleboel extra functionaliteiten cadeau gegeven, zonder onze processen daarop aan te passen. Natuurlijk hebben medewerkers een training gehad, maar daarmee gaan ze het nog niet meteen allemaal gebruiken.”

Daarom heeft hij samen met Axians een plan opgesteld hoe de adoptie moet worden verbeterd. “Hiervan maken workshops onderdeel uit, maar we willen ook dat gebruikers actiever van elkaar leren. Dat betekent dat we moeten gaan monitoren wie welke functionaliteit gebruikt, zodat we de heavy users een rol kunnen geven bij de kennisoverdracht. Daarnaast zullen we ook nieuwe interne processen moeten ontwikkelen, bijvoorbeeld werkafspraken hoe we documenten delen en samenwerken in teams.”

Want als Coppens Diervoeding één ding heeft geleerd, dan is het wel dat het beschikbaar stellen van functionaliteiten niet betekent dat medewerkers die vervolgens ook massaal gaan gebruiken. “Je kunt het niet over de schutting gooien. We hebben de migratie initieel iets teveel aangevlogen als een technisch project, terwijl het ook een organisatieveranderingsproject is. Op dat gebied gaan we daarom een inhaalslag maken.”

Samen een visie op de toekomst ontwikkelen

De migratie naar de AxiansCloud is daarentegen uitermate succesvol verlopen. Breukers: “Axians is op technisch vlak erg sterk: hoe zorg je ervoor dat alle koppelingen tussen applicaties goed werken als je ze vanuit de cloud benadert? Hoe ziet het uitwijkscenario eruit voor het geval er een calamiteit is in het primaire datacenter? Welke restore procedures volg je in geval van zo’n calamiteit. Wij hebben hier zelf onvoldoende verstand van. Het is absoluut noodzakelijk om hiervoor een specialist in te schakelen.”

Die specialistische blik is ook nodig als het gaat om de toekomst. Ieder jaar organiseert Axians daarom een brainstormsessie waarin een team bestaande uit verschillende technische disciplines aan tafel zit met het management van Coppens Diervoeding om de vervolgstappen in de digitale transformatie te bespreken. Breukers: “De wereld verandert zo ontzettend snel, dat kunnen we niet zelf allemaal bijhouden. Door regelmatig met Axians om tafel te gaan en te kijken naar mogelijkheden die voor ons bedrijf relevant zijn, blijven wij bij. Zo zijn we momenteel bezig met een onderzoek naar het plaatsen van sensors in de voersilo’s van onze klanten. Dan kunnen wij zelf zien wanneer het voer bijna op is en hoeven klanten geen bestelling te plaatsen. Ook kijken we naar de mogelijkheid om de enorme hoeveelheid data die onze machines in de fabriek genereren op andere manieren uit te nutten. Kunnen we voorspellende algoritmen ontwikkelen zodat we proactiever kunnen gaan sturen?”

Verschuif de focus van supply naar demand

Bedrijven die deze stappen willen gaan zetten, moeten ervoor zorgen dat de basis-IT op orde is, adviseert Breukers. “Het beheer van de IT-omgeving moet niet teveel tijd kosten, zodat je je energie kunt richten op de vraagzijde: wat hebben gebruikers nodig om hun werk sneller of beter te doen? Door onze samenwerking met Axians hebben wij onze aandacht kunnen verschuiven van supply naar demand. Axians heeft het beheer van onze omgeving uit handen genomen. Onze eigen ICT-afdeling kan zich focussen op gebruikersvragen en vernieuwing. We kunnen innovatie de aandacht geven die het verdient. Dat is zeker in deze tijd ontzettend belangrijk.”