Landschap Noord-Holland en Flevolandschap migreren volledige ICT-omgeving naar de Azure cloud

Ons landschap speelt een steeds belangrijker rol in de duurzaamheidsambities van ons land. Een grotere biodiversiteit en een hogere klimaatbestendigheid vragen nu eenmaal om expliciete keuzes hoe we ons landschap inrichten. Keuzes die worden gemaakt door 21 landschappen en landschapsbeheerstichtingen. De koepelorganisatie en twee landschapsstichtingen laten zien hoe een migratie naar de Azure cloud hen helpt in de realisatie van hun duurzame doelstellingen. 

 De twintig provinciale landschapsorganisaties en de koepelorganisatie LandschappenNL werken samen aan één missie: het leveren van een significante bijdrage aan de ontwikkeling, het beheer en het behoud van natuur, landschap en cultuurhistorisch erfgoed en de betrokkenheid van mensen daarbij. Om die missie zo goed mogelijk uit te voeren migreerden Landschap Noord-Holland, Flevolandschap en de koepelorganisatie LandschappenNL onlangs hun volledige ICT-omgeving van de Axians private cloud naar de Azure public cloud. Een opvallende keus voor drie organisaties waarvan je op het eerste oog niet verwacht dat ICT een speerpunt is. 

“Dat klopt”, lacht Marnix Zuidema – Hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering bij Landschap Noord-Holland. “De associatie die mensen met onze organisatie hebben, is toch vooral boswachters en ecologen. Maar onze organisatie doet veel meer dan toezicht houden in de natuur en onderzoek doen naar de flora en fauna. De missie van de Landschappen is om Nederland mooier en klimaatbestendiger te maken, op iedere denkbare manier. Landschap Noord-Holland heeft bijvoorbeeld een eigen projectbureau met projectleiders en adviseurs die gemeenten, waterschappen en andere organisaties helpen bij het maken van de juiste keuzes en realiseren van projecten, zoals bijvoorbeeld het aanleggen van nieuwe natuur. We hebben daarnaast mensen in dienst die vrijwilligers, Wajongers en stagiairs werven en aansturen. Er is een front office-organisatie die alle interne en externe contacten afhandelt. En een vrij grote club mensen op marketing & communicatie die zorgen voor fondsenwerving, stakeholdermanagement en public affairs. Daarnaast hebben we natuurlijk afdelingen die iedere organisatie heeft zoals financiën, personeelszaken en facility management.” 

Kruisbestuiving en samenwerking bevorderen

De doelstelling voor de komende jaren is om de kruisbestuiving tussen deze afdelingen te vergroten en de samenwerking te bevorderen. Zuidema: “Er zit in onze organisatie ontzettend veel kennis. De uitdaging is om die kennis te ontsluiten en mensen meer te laten samenwerken. Op die manier kunnen we niet alleen onze efficiency verhogen, maar zien we ook eerder nieuwe kansen en mogelijkheden.” 

Dat is makkelijk gezegd, maar best moeilijk gedaan in een organisatie die bestaat uit buitenmensen met een groen hart. “Dat betekent niet dat onze medewerkers digibeet zijn, maar wel dat ze van nature minder affiniteit hebben computers en digitalisering. Het is daarom extra belangrijk om digitaal werken leuk te maken. Daarom willen we medewerkers zoveel mogelijk vrijheid geven om hun eigen werkplek naar eigen keus in te richten; met de applicaties die zij graag gebruiken en een gepersonaliseerd achtergrondscherm”, zegt hij. 

Samen met Axians keek hij hoe deze doelstelling het best kon worden ingevuld. Hij vertelt: “Onze vorige omgeving zat in de Axians private cloud. Dat was al een behoorlijk moderne omgeving die thuiswerken goed ondersteunde. Toch zagen we dat we medewerkers nog meer vrijheid konden bieden met de Axians Managed Werkplek in de Azure cloud. Het configureren van je eigen werkplek is nu zo eenvoudig, dat medewerkers dat – eventueel met wat hulp van een key user – zelf kunnen. We hoeven daardoor minder te leunen op de expertise van Axians en zijn meer zelfvoorzienend.” 

Toekomstbestendige omgeving

Een toekomstbestendig natuurlandschap vraagt om ook een toekomstbestendig ICT-landschap. Daarom wilden de drie landschapsorganisaties graag gemakkelijk mee kunnen liften op innovaties. Zuidema: “De technologische ontwikkelingen gaan momenteel zo snel. De Axians private cloud ontwikkelt door, maar kan natuurlijk nooit het tempo bijhouden waarmee Azure zich ontwikkelt. Door onze hele omgeving over te hevelen naar de public cloud kunnen we veel sneller van die innovaties profiteren.” 

Spil in de nieuwe werkplek is Office 365. “Daarmee krijgen we nog meer samenwerkingstools tot onze beschikking. Zoals ik al zei, beschikten we voorheen ook al over een moderne omgeving die thuiswerken faciliteerde, maar nu wordt samenwerken op afstand nog makkelijker. Door te kiezen voor SaaS profiteren we niet alleen van innovaties in de infrastructuurlaag, maar ook van nieuwe functionaliteiten die continu aan de software worden toegevoegd. We vernieuwen zonder dat we een nieuwe implementatie hoeven te doen.” 

Interessante businesscase

Een laatste belangrijke afweging waren de kosten. De landschapsorganisaties vallen onder de NGO-regeling van Microsoft. “We krijgen als NGO een klein beetje korting op Azure, maar vooral de Office365 licenties zijn veel goedkoper”, zegt hij. “Daarnaast besparen we geld door onderdelen van de omgeving uit te zetten als we ze niet gebruiken. Een voorbeeld is de OTA-omgeving. We betalen alleen voor de capaciteit die we daadwerkelijk op een bepaald moment in gebruik hebben. Is iets naar productie gebracht, dan schalen we af. Dat scheelt aanzienlijk in de kosten.” 

De drie landschapsorganisaties hebben kritisch gekeken welke applicaties ze op Azure wilden laten landen en welke ze beter als SaaS kunnen afnemen. Zuidema: “Ons ERP-systeem is een on prem-versie. Het bleek kostentechnisch veel goedkoper om die op Azure te draaien, dan om dezelfde software als SaaS af te nemen. Het was technisch best een uitdaging om het voor elkaar te krijgen. ERP-leveranciers roepen wel makkelijk dat hun software geschikt is om te laten landen in de public cloud, maar de praktijk is best weerbarstig. Daar heeft Axians gelukkig uitstekend werk verricht.” 

Migratie tijdens thuiswerkperiode

De migratie van de private naar de public cloud vond in 2020 plaats, midden in de periode dat iedereen die dat kon verplicht moest thuiswerken. “Dat was best lastig”, zegt Zuidema. “Technisch niet, de samenwerking met Axians op afstand verliep uitstekend. Daar heb ik me helemaal geen zorgen over gemaakt. Wat vooral moeilijk was, was het creëren van betrokkenheid bij medewerkers die allemaal thuis zaten. We migreerden bijvoorbeeld van thin clients naar laptops. Normaal zou je zo’n laptop op kantoor overhandigen en maak je er een feestelijk moment van. Nu werden ze thuisgestuurd. Ook zouden we in een normale situaties floorwalkers hebben ingezet die de eerste dagen op de werkvloer rondlopen om mensen met problemen te ondersteunen. Nu hadden we die ook, maar digitaal. Dat betekent echter wel dat ze juist voor de mensen die moeite hebben met nieuwe digitale tools lastiger te bereiken waren.” 

Samen met Axians heeft Landschap Noord-Holland daarom veel energie gestoken in de adoptie. Daarbij is ook gebruikgemaakt van het vliegwieleffect dat het vele thuiswerken met zich meebracht. “Natuurlijk hadden we daar ook geluk mee. Al voordat wij migreerden was iedereen gewend aan videovergaderingen. De stap naar hoe je nog makkelijker online samenwerkt door gebruik van SharePoint en OneDrive is dan een minder grote”, zegt hij. “De fase waar we nu voor staan, is om samen met alle medewerkers goed na te denken over hoe we SharePoint en OneDrive inrichten. Welke werkprocessen spreken we af? Wat slaan we waar op? Die beleidsregels zijn door de enorme versnelling die corona bracht een beetje achtergebleven. Daar gaan we ons de komende tijd vol op richten.” 

Soepele overdracht naar productie door DevOps

De samenwerking met Axians is in alle fases goed verlopen: de projectvoorbereiding, de daadwerkelijke migratie en de in beheername. Daarbij valt Zuidema op dat Axians vandaag de dag anders werkt dan vijf jaar geleden. “Bij de migratie naar hun private cloud destijds was er een ontwikkelteam en een beheerteam. Tegenwoordig werkt Axians via de principes van DevOps. Het team dat de werkplek ontwikkelt, neemt deze ook in beheer. Daardoor is er een minder harde knip en is er een hele zachte landing. Het ontwikkelteam heeft er immers alle belang bij om dingen goed op te leveren.” 

Hij vindt het ook prettig dat Axians de klant-leverancierrelatie pragmatisch invult. “Kijk, soms is het nodig om zakelijk te schakelen, maar als beide partijen alleen maar op die manier in de relatie zitten, kom je nooit tot een samenwerkingsverband dat gaat vliegen. Wij zien Axians niet als leverancier, maar als partner. We hebben een gedeeld eigenaarschap. Ons gezamenlijke belang om de omgeving goed te laten functioneren, is veel groter dan het financiële belang. Door er allebei zo in te staan, boeken we niet alleen betere resultaten, maar wordt samenwerken ook gewoon leuk.” 

Adequaat richting geven

Op het moment van het interview is de omgeving nog niet zo lang live. Bovendien spreekt Zuidema nu geen medewerkers in de wandelgang. Daardoor is het nog lastig polsen wat medewerkers van de nieuwe werkplek vinden. “Maar als ik straks in de duinen wandel en een boswachter tegenkom, dan hoop ik dat hij (of zij) zegt dat die paar dingen die hij moet doen op een computer makkelijk gaan, waardoor dat deel van het werk niet ervaren wordt als administratieve rompslomp, maar als zinvolle ondersteuning van het werk. En als manier om makkelijker contact te hebben met collega’s zodat ze meer ideeën uitwisselen. Want uiteindelijk wordt ons mooie Noord-Holland daar nog mooier van en kunnen we adequater richting geven aan onze ambities.”