Ik houd van klussen. De garage is mijn werkplaats, mijn kluswalhalla. Daar bewaar ik allerlei soorten gereedschap, artikelen en onderdelen, of het nu voor de auto, het fietsenpark van mijn gezin of voor klusjes in huis is. Ik ben altijd ergens mee bezig, dus er heerst een prettige chaos. Mijn vrouw komt er niet, want ze kan er niets vinden, moppert ze. Vind ik niet erg, want ze heeft er niets te zoeken.
Totdat ze onlangs acuut een stuk gereedschap nodig had. Ik was er niet en de buurman ook niet. Daardoor liep de keuken onder. Beetje jammer, aangezien het gemakkelijk te voorkomen was geweest. Zo leerde ik mijn lesje, dat het belangrijk is dat anderen ook de weg kunnen vinden in mijn eigen, georganiseerde chaos.
De informatiehuishouding
Daar moest ik aan denken toen niet lang daarna een klant opmerkte dat een van onze projecten zo uitgelopen was. Op zich kon ik hem daarin geen ongelijk geven; het was mij ook niet meegevallen. Maar ik wist precies waardoor het kwam. De vertraging was veroorzaakt door de informatiehuishouding van de klant en de afwezigheid van een visie op data (data governance) en data management.
De informatiehuishouding regelt hoe je in de organisatie kunt beschikken over de informatie – de data – die erin omgaat. Als je een strakke huishouding hebt, is dat allemaal goed georganiseerd en is informatie gemakkelijk te vinden. (Net zoals in een goed georganiseerd huis. Als je iets zoekt, zoals een combinatietang, heb je die zo te pakken.) Maar in de praktijk van de meeste zorgorganisaties is die informatiehuishouding niet zo strak geregeld. Dat betekent dat de beantwoording van een informatievraag nogal wat voeten in de aarde kan hebben. De juiste, actuele data moeten eerst opgespoord worden; ze komen niet zo maar naar buiten rollen.
Toen onze mensen aan dit project begonnen, moesten ze eerst de informatiehuishouding van de klant op orde brengen voordat ze dat konden gaan doen waar ze voor gekomen waren. Dat betekende: informatiestromen en data inventariseren, analyseren, ordenen en in logische samenhang met elkaar brengen. Dat was een stevige klus. De bedrijfsprocessen werden tegen het licht gehouden, administraties en registraties kritisch onderzocht en zo nodig opgeschoond. Pas toen dat gebeurd was, konden onze mensen echt van start. Ze hadden orde geschapen in de informatiechaos.
Daarna ging het snel, dat was de klant met me eens. En hij was uiteindelijk ook zeer tevreden over het resultaat.
Flinke kostenbesparing
Wat ik maar wil zeggen: als een zorgorganisatie bewust omgaat met zijn informatiehuishouding, met data management en -governance dus, betekent dat een flinke kostenbesparing op de lange termijn. Als het moment is aangebroken om te moderniseren ter voorbereiding op een digitale toekomst, hoeft er niet eerst van alles opgeruimd te worden. Aangezien dit kabinet vaart wil maken met de digitalisering van de zorg, kun je daar als zorgorganisatie niet vroeg genoeg mee beginnen. Het is een complexe opgave, waar heel veel bij komt kijken en waar je een lange adem voor nodig hebt. Wij hebben alle expertise daarvoor in huis. Kom eens praten, wij helpen u graag op weg.
