Waardebepaling Module biedt Medisch Spectrum Twente waardevolle inzichten

Elk jaar maakt het Medisch Spectrum Twente (MST) afspraken met zorgverzekeraars over de hoeveelheid zorg die ingekocht gaat worden voor het aankomende jaar. Als het ziekenhuis meer zorg verleent aan klanten van een zorgverzekeraar dan afgesproken, worden die kosten niet altijd vergoed door die zorgverzekeraar. Dat is een van de redenen waarom MST graag tijdig inzicht wilde hebben in de ontwikkeling van de productie van het gehele ziekenhuis en zo vroeg mogelijk de productie wil vertalen in de verschillende afspraken met verzekeraars. Met de samen met Axians ontwikkelde Waardebepaling Module heeft MST dit inzicht. Zo zitten ze steeds dicht op de werkelijkheid en worden onaangename verrassingen voorkomen.

“Door de afspraken met zorgverzekeraars werd inzicht in de opbrengsten van het ziekenhuis steeds belangrijker. We wilden ook de omzet gedurende het jaar beter kunnen monitoren en af kunnen zetten tegen de gemaakte afspraken met zorgverzekeraars. Bij tijdige signalering van overschrijdingen van de productie kan nog worden overlegd met zorgverzekeraars” vertelt Louis Dickmann, die als Business Consultant werkzaam is op de afdeling F&I.

Waardevolle inzichten

“Daarnaast geeft de Waardebepaling Module ons meer inzicht in de relatie tussen opbrengsten en kosten. Zonder de Waardebepaling Module is die berekening zeer arbeidsintensief en daarom werd deze in het verleden minder frequent uitgevoerd” licht Louis toe. “We gebruiken de Waardebepaling Module sinds 2013 en het gebruik wordt steeds intensiever. We krijgen momenteel elke maand een goed inzicht in de omzet per zorgverzekeraar, per specialisme en andere invalshoeken. Zodat we aan het einde van het jaar niet tegen verrassingen aanlopen.”

“Dankzij de Waardebepaling Module hebben we maandelijks inzicht in de eigen maandelijkse financiële positie én de positie ten aanzien van afspraken met de zorgverzekeraar” vat Erik Bakker, hoofd Business Intelligence, samen. “Onze externe accountant heeft tijdens de meest recente jaarrekeningcontrole ook gebruik gemaakt van de Waardebepaling Module. Ook voor de accountant scheelt het tijd en geld omdat de informatie uit de bronsystemen halen erg arbeidsintensief is.”

Tijdig bijsturen

Robert Leusink, business analist Sales: “Ik gebruik de informatie uit de Waardebepaling Module in gesprekken die ik heb in onderhandelingen met de zorgverzekeraars. Onze begroting is onder andere gebaseerd op afspraken met verzekeraars, doorvertaald per specialisme. We kunnen nu zien wie voor- en achterlopen bij de prognoses. Vanuit hoog niveau kunnen we inzoomen tot op het laagste niveau. Met die informatie kunnen we tijdig bijsturen en soms extra inkopen bij een zorgverzekeraar. Inmiddels maken al veel mensen binnen MST gebruik van de informatie uit de Waardebepaling Module: bedrijfsmanagers en medisch managers van de Resultaat Verantwoordelijke Eenheden, het bedrijfsbureau en staffunctionarissen zoals F&I, Inkoop, Marketing en Sales.”

Voorspellende analyses

“We gebruiken informatie uit de Waardebepaling Module ook voor het doen van voorspellingen” vertelt Robert. “Daarbij peilen we de waarde op dat moment, contractafspraken uit de huidige data en historische productiegegevens. Op langere termijn zijn we bezig met strategische planning, daarbij kijken we naar veel meer aspecten die van invloed zijn, zoals demografische ontwikkelingen.” Hij zou graag vaker dan maandelijks de Waardebepaling Module willen laten bijwerken, om nog dichter te kunnen sturen op de werkelijkheid. “Nu doen we 4 weken na de maandafsluiting nog een 2^e bevriezing van hetzelfde peilmoment (de 1^e bevriezing is 5 werkdagen na afloop van de maand) om bijvoorbeeld het naregistratie-effect te kunnen bekijken”. Tijdige registratie van de productie is essentieel voor een goede waardering. Daarnaast willen we ook vaste tarieven kunnen koppelen aan de data om zo alleen het volume-effect (uitgedrukt in geld) te kunnen analyseren. De module is hier gelukkig al op voorbereid. De Waardebepaling Module wordt door Axians regelmatig uitgebreid met nieuwe wensen van de gebruikers.

Mensenwerk

De afhankelijkheid van een groot voortraject is volgens Louis een punt van aandacht. “Er kunnen verstoringen optreden, zoals problemen bij deelsystemen, tekstbestanden die niet volledig of niet correct zijn ingevuld of niet actueel zijn. Ook al is het proces geautomatiseerd, het blijft mensenwerk. Als er onjuiste of onvolledige gegevens worden ingevoerd komt er onjuiste of onvolledige informatie uit. De module zorgt er in het proces voor dat we nu veel meer tijd hebben voor het analyseren van de data in plaats van het voorbewerken van de data. Maandcijfers (inclusief opbrengsten) kunnen hierdoor twee weken na afloop van de maand worden gepresenteerd. Indirect levert het ons veel geld aan besparingen op en doordat we beter in control zijn heeft het ook bijgedragen aan een gezondere financiële positie.”

Omzet bepalen lastiger dan je denkt

Riemer Poelstra van Axians zegt: “Voorafgaand aan de bouw van deze module hebben we uitgebreid de gewenste informatiebehoefte met bijbehorende definities doorgenomen. Het is zaak om zo vroeg mogelijk een tarief te koppelen aan de productie. Daarvoor hebben we de productie ingedeeld in categorieën, afhankelijk van het stadium waarin de productie zich bevindt. Per categorie kun je bepalen welke waarde hieraan gekoppeld moet worden. We kijken onder andere naar de resultaten van de grouper (afkomstig uit het ZIS) voor zowel de onderhanden als de gefactureerde productie. Voor het onderhanden werk maken we nog onderscheid naar wat daadwerkelijk onderhanden is en wat nog gefactureerd moet worden. De gegevens worden op zeer gedetailleerd niveau op een door MST zelf aan te geven peilmoment (nu maandelijks) bevroren in het datawarehouse. Het bevriezen van de data is essentieel om zo maandelijks de mutatie van het onderhanden werk ten opzichte van de balansdatum te kunnen bepalen. Hierdoor kan MST eenvoudig de maandelijkse financiële positie bepalen zodat de maandafsluiting in het grootboek gedaan kan worden”.

Goede samenwerking met Axians

De samenwerking bevalt goed zegt Louis Dickmann. Er komen steeds nieuwe uitbreidingswensen vanuit het ziekenhuis om nog meer analyses op deze data te kunnen doen. In samenwerking met Axians worden hiervoor oplossingen gezocht, onlangs nog met uitbreidingen met betrekking tot adherentiegegevens. Axians heeft tevens veel kennis van de processen in de zorg en kan ons op veel onderdelen ook advies geven. Een voorbeeld is de foutgevoeligheid van onze processen in relatie tot waardebepaling tot een minimum beperken.