Geschreven door Ronald Huisinga

Het proces van financiële consolidatie is voor veel organisaties een tijdrovende bezigheid die nogal wat druk legt op de financiële afdeling van een organisatie. In veel gevallen is het een zeer bewerkelijk handmatig proces ondersteund door bijvoorbeeld Excel. Maar hoe kun je dit proces op een eenvoudige wijze anders inrichten, zodat je met veel minder inspanning, de consolidatie en financiële rapportages sneller en betrouwbaarder afrond? In dit blog deel ik onder andere de ervaringen van een van onze klanten met je.

Complexiteit

Om tot een geconsolideerde rapportage te komen doorloopt iedere organisatie eigenlijk een vast aantal stappen. De belangrijkste stappen in dit proces zijn: 

  • Het verzamelen van de cijfers van de deelnemingen van de groepsmaatschappij  
  • Het vertalen van de rekeningschema’s naar het centrale rekeningschema
  • Het omrekenen van lokale valuta naar de wisselkoers van de groepsmaatschappij
  • Het afstemmen van de opgegeven intercompany verhoudingen 
  • Het maken van consolidatie journaalposten voor o.a. de eliminatie van intercompany verhoudingen en eliminatie van investments van moeder en equity van de dochter (s)
  • Het opstellen van geconsolideerde rapportages (Verlies & Winst, Balans, Cashflow)

Voor een middelgrote onderneming groeit het aantal deelnemingen al snel naar 15 tot 20 entiteiten. Het mag duidelijk zijn dat het een enorme administratieve last met zich meebrengt om dit proces handmatig uit te voeren.  Een ander nadeel is de foutgevoeligheid door de vele handmatige werkzaamheden. En dan heb ik het nog niet gehad over het gebrek aan auditability en traceability van de gerapporteerde cijfers.  

Consolidatiesoftware 

Al vele jaren is er consolidatiesoftware beschikbaar om consolidatie- en rapportage processen te stroomlijnen. Van oudsher was, door de aanzienlijke kosten, deze software echter voornamelijk voorbehouden aan multinationals. Bovendien was deze eerste generatie EPM software star en lastig te implementeren. We zien dan ook dat bij veel organisaties dit proces niet goed wordt ondersteund.  

Nieuwe generatie EPM software (zoals Jedox) heeft een veel lager instapniveau qua kosten. Het is bovendien flexibel en ook nog eens heel snel te implementeren. De aanwezigheid van standaardmodellen, die vaak al 80% van de klantvraag ondersteunen, zorgt ervoor dat in zeer korte tijd resultaten zichtbaar zijn en projecten op een hele agile manier kunnen worden uitgevoerd. De software beschikt bovendien over een zeer krachtige integratiemodule waarmee eenvoudig gegevens uit een  ERP, datawarehouse of andere systemen kunnen worden geïntegreerd.  

Integrale planning & rapportage 

Het platform ondersteunt  niet alleen op het gebied van consolidatie, maar ook zaken als management reporting, product costing, planning, budgettering en forecasting. Bovendien is het in te zetten als Business Intelligence (BI). Er zijn uitgebreide mogelijkheden voor rapportages en visualisaties in de vorm van dashboards en KPI’s. Deze ondersteunen ook IBCS, de internationale rapportage standaard. Volledige support dus voor jouw PDCA cyclus binnen een geïntegreerde omgeving. 

Veel sneller

“Wat we voorheen in 3 dagen deden is nu in 2 uur klaar”. Dit was de reactie van een controller na de eerste succesvolle maandafsluiting in Jedox. Het bedrijf, een groeiende middelgrote onderneming met 2 divisies en 10 deelnemingen, werkt sinds een half jaar met Jedox. In de eerste fase van het project is de basis consolidatie functionaliteit ingericht. Middels een koppeling met Exact kunnen de cijfers van een groot aantal administraties volledig automatisch worden ingelezen. 

De voorheen handmatige koersconversie werd ingericht zodat cijfers na inlezen van de maandkoersen in elke willekeurige valuta kon worden gerapporteerd. De standaard eliminatieposten voor balans en verlies & winst werden via business rules ingericht in het systeem. Bestaande rapportages werden overgezet naar Jedox zodat deze via een web browser voor iedereen eenvoudig op te vragen zijn. Rapportages en bestanden hoeven niet meer rondgestuurd te worden! 

Na deze succesvolle eerste fase wordt het systeem verder doorontwikkeld. Doordat er veel minder tijd gaat zitten in standaard werkzaamheden voor de maandafsluiting ligt de focus van de controllers nu veel meer op het beoordelen van cijfers en verdere procesoptimalisatie.  Zo heeft de klant zelf al stappen gezet om het budgetproces ook onder te brengen in Jedox en zal er komende tijd worden gewerkt aan onderwerpen als intercompany matching en cashflow calculaties. Super!

Meer weten?

Is er binnen jouw organisatie behoefte aan optimalisatie van financiële planning & rapportage processen? Ik  laat  je de mogelijkheden graag een keer zien. Mail mij via ronald.huisinga@axians.com en ik neem zo spoedig mogelijk contact met je op.