Cyclomedia: minder druk en meer tijd dankzij geautomatiseerde contractadministratie

Bij CycloMedia zijn veel contracten in omloop. Hoe zorgen zij ervoor dat dit proces efficiënt en foutloos verloopt? We gingen in gesprek met Brenda Wolters-Berger over de contractinrichting bij CycloMedia.

CycloMedia is al ruim 30 jaar gespecialiseerd en toonaangevend in het systematisch en grootschalig in beeld brengen van de openbare ruimte. Dit wordt gedaan met hoogwaardige 360 graden straatfoto’s en luchtfoto’s. Jaarlijks worden er nieuwe foto’s genomen zodat de verschillen echt waargenomen kunnen worden. Dat kan alleen met pixelperfecte beelden, waar CycloMedia uitmuntend in is. Door middel van jaarabonnementen en klikabonnementen kan men toegang krijgen tot de beelden. De klant, bestaande uit onder meer gemeentes en landelijk opererende corporate bedrijven, kan zo efficiënter werken door beter inzicht in de situatie ter plekke. Maar hoe gaat het er achter de schermen aan toe? Lees snel de volledige referentiecase via onderstaande button!

Brenda, wie haar loopbaan startte in de reisbranche, begon door de jaren heen de administratieve kant van haar werk steeds leuker te vinden. Ze besloot een opleiding te volgen in de richting van boekhouden en na 6 jaar gewerkt te hebben in accountancy kwam ze terecht bij CycloMedia. Hier werkt ze inmiddels meer dan 11 jaar met veel plezier en is ze, samen met de collega’s op de financiële afdeling, verantwoordelijk voor kloppende  en volledige cijfers. Om het werk gemakkelijker te maken, was een goed systeem nodig. Dit vond het bedrijf in Exact Synergy, Exact Globe en ScanSys.

Flinke tijdswinst door geautomatiseerde processen

Wolters-Berger: “Vóór de implementatie van Synergy en ScanSys deden wij de meeste werkzaamheden met de hand. Alle facturen die we maakten en ontvingen, moesten wij handmatig inboeken in Exact en ook met de hand aanmaken in Word/Excel. Sinds de implementatie van het systeem hebben we veel tijd kunnen winnen en ligt er minder druk op de afdeling. Ook is het proces minder foutgevoelig, omdat het proces nu geautomatiseerd verloopt. De autorisatie verloopt nu digitaal, waardoor facturen niet meer fysiek de organisatie langs moeten en dus ook sneller worden verwerkt.”

Naast tijdswinst wordt er dankzij de implementatie van ScanSys ook flink op papier bespaard. ScanSys wordt bij CycloMedia ingezet voor digitalisering en de automatisering van de inkomende factuurstroom. “Voorheen hadden we enorme stapels met facturen, omdat we er zelf niet aan toe kwamen om ze in mappen te doen”, aldus Wolters-Berger. “In de zomermaanden schakelden we een vakantiekracht in om deze stapels weg te werken. Nu alles digitaal verwerkt wordt, werken wij grotendeels papierloos Dit scheelt in opruimwerkzaamheden maar ook in verspilling.”

Een prettige samenwerking met oog op de toekomst

Over het gebruik van de software zijn ze tevreden, maar ook de samenwerking met Axians wordt als prettig ervaren. “Ik ben erg tevreden met de samenwerking met Axians”, vertelt Brenda. “Ze denken met ons mee en proberen altijd een passende oplossing te vinden. Als we een incident hebben, wat bijna niet voorkomt, wordt dit goed opgelost. Met onze contactpersonen is het fijn werken en ze staan altijd voor ons klaar als dit nodig is.”

Ook aan de toekomst wordt gedacht, in samenwerking met Axians. Ze vervolgt: “Als gevolg van de internationale groei gaan wij overstappen naar een ander boekhoud- en rapportagestandaard. In dat kader gaan we de omzet-verdeling anders verantwoorden. Nu wordt de omzet bepaald bij levering, waardoor het een éénmalige omzet betreft. We gaan op korte termijn over naar een maandelijkse verdeling van de omzet. Dit neemt de enorme pieken op onze afdeling weg en zorgt voor een realistischer beeld in de realisatie en de prognoses.