Van maatwerk naar configuratie bij Yource

Yource werkt al sinds jaar en dag met Exact Synergy. De complexe processen bij Yource vergen een hoge mate van expertise en flexibiliteit, zowel in het systeem als de implementatiepartner. Deze expertise vonden zij in Axians, wie de originele implementatie van Synergy Classic in 2004 deed en ook de migratie naar het nieuwere Synergy Enterprise verzorgde. Over dit jarenlange partnership, de veranderingen gedurende de jaren en de benodigdheden van het systeem vertelt Sito Vissering – Applications & Dataprotection Manager bij Yource – in deze case.

De callcenterbranche staat bekend om hoog personeelsverloop. Dit is bij het landelijk opererende callcenter Yource niet anders. “Het leeuwendeel van de 3.000 werknemers bestaat uit studenten en uitzendkrachten. Hierdoor kennen we een continu verloop”, aldus Vissering. “Ons personeel bestaat uit een gevarieerde populatie urenschrijvers. Denk hierbij aan werknemers met vaste urencontracten, min-max overeenkomsten en uitzendkrachten. Dit brengt intern een enorme personeels- en salarisadministratie met zich mee. Om de urenregistratie en personeelsmutaties zo efficiënt mogelijk en foutloos te laten verlopen hebben we samen met Axians en de software van Exact het proces volledig geautomatiseerd.”

Van maatwerk naar configuratie

Om de wensen van Yource te realiseren, was een hoge mate van flexibiliteit nodig. Vissering: “Exact Synergy is een systeem met een open structuur. Het is zeer flexibel en biedt de mogelijkheid om de processen in te richten zoals de business gewend is, inclusief efficiencyslag. Vooral dit laatste is voor ons erg belangrijk, omdat wij met verschillende CAO’s werken. Ook moeten we rekening houden met regelgeving omtrent de Flexwet, waarvoor speciale applicaties nodig zijn.”

Bij de introductie van Synergy Classic in 2004 resulteerde deze unieke behoeften in veel maatwerk binnen het systeem. Met de migratie naar Synergy Enterprise in 2018 werd dit maatwerk grotendeels vervangen door standaard functionaliteiten, met als grote voordeel dat het onder de motorkap gestroomlijnder verloopt. “We gingen van 100% maatwerk terug naar 20%. Hierdoor hebben we veel minder problemen bij het updaten van het systeem. Dit leidt tot minder testuren en meer efficiency voor beheer.” Naast de urenverantwoording is ook de beoordelingsronde geautomatiseerd, waarmee flink tijd én dus geld wordt bespaard.

Voor de migratie naar Exact Synergy Enterprise was er een nauwe samenwerking tussen Yource en Axians. De kennisoverdracht van de oplossing aan Yource had een cruciale rol binnen het project, waardoor ze zelf in staat waren om bepaalde onderdelen uit te voeren. Zo hebben ze zelf bijgedragen aan de configuratie van de applicatie. Met resultaat! Het migratiemoment van oud naar nieuw is namelijk zeer goed verlopen, ondanks de complexiteit van de processen.

Een succesvol partnership van al ruim 15 jaar

Voor Yource is de keuze om met Exact te blijven werken vanzelfsprekend. “De combinatie Exact Synergy/Globe is voor Yource een bedrijf kritische applicatie. Uiteraard hebben we gedurende de jaren ook andere systemen bekeken, maar geen enkele partij kan de functionaliteiten bieden die Exact en de oplossingen van Axians ons bieden.” Ook over het partnership zijn ze zeer te spreken. “Bij Axians is veel kennis aanwezig en ze hebben van origine een vrije mentaliteit, wat de nodige snelheid oplevert. Door de grote mate van betrokkenheid kennen ze onze processen en weten ze de juiste oplossingen aan te bieden. De inzet is altijd hoog en dit zorgt voor een prettige samenwerking. De migratie naar Synergy Enterprise is ook zeer gestructureerd verlopen, wat in de softwarewereld niet altijd een gegeven is.”

Ingrediënten voor een succesvolle implementatie

Zowel de introductie van Exact Synergy Classic als de migratie naar Synergy Enterprise waren belangrijke, grote projecten. Met deze ervaringen heeft Sito Vissering dan ook een tip voor het aanvliegen van een softwareproject: “Samen met mensen van Axians hebben we een functie architectuurplaat opgesteld. Hierin wordt de scope van het project behandeld. Zo vergeten we niets en wordt de impact van het project ook visueel gemaakt voor alle betrokkenen. Deze architectuurplaat heeft op alle fronten z’n vruchten afgeworpen.”